PDF を Excel に変換すると表がずれる・崩れる原因
FreePDFチーム ·
PDF の表を Excel に変換したら、列が一つずつずれている、一行が二行に割れている、金額が隣のセルに入っている。こうなるのは、元の PDF が表のように見えているだけのことが多いからです。PDF が記録しているのは文字がページのどこにあるかで、Excel が必要とする行と列の関係まで持っているとは限りません。
変換ツールが推測しているもの
当サイトの PDF Excel 変換は、罫線と文字の並びから列の境目を探し、見つけた表を 1 つずつ別のシートに書き出します。シート名は Page1、Page1-2 のようにページ番号から付きます。Excel や会計ソフトから出力した PDF は文字の位置がそろっていて罫線もあるので、組み直しやすい部類です。スキャンやスクリーンショット、見出しを結合した帳票は、画素や不ぞろいな間隔から構造を読み取るしかありません。
- うまくいきやすい：Excel や会計ソフト、基幹システムから書き出した、列が規則正しくそろった電子 PDF。
- 念入りに確認：セル内の改行、結合された見出し、ページをまたぐ表、枠の外に置かれた合計。
- 先に OCR が必要：写真やスキャン。選択できる文字がそもそもありません。
日本の帳票で起きやすいこと
取り出した値は、すべて文字列としてセルに入ります。「1,234」も「¥12,000」も数値ではないので、SUM が 0 になったり、セルの左上に緑の三角が出たりします。範囲を選んで警告アイコンから「数値に変換する」を選ぶか、置換で「¥」と「,」を消してください。
決算書や試算表でマイナスを「△」や「▲」で書いている場合、そのままでは負の数になりません。置換で「-」に直す前に、どの列に使われているかを原本で確かめましょう。「令和6年4月1日」のような和暦の日付も文字列のままです。
一つずつ直すより、ずれの原因を直す
元の PDF を Excel の横に開いてください。列がまるごと一つずれているなら、その範囲を直し、次のページにも同じずれがないか見ます。元の表に列の区切りがはっきりせず文字がくっついてしまう場合は、何度も変換し直すより、その表だけ手で作り直すほうが確実です。
スキャンの表は、PDF OCR にかけてから変換します。PDF Excel 変換は OCR の文字の層を読めますが、隣り合うセルが一つにまとまることがあるので、列は必ず確認してください。また当サイトの OCR は英語専用で、日本語の文字は認識されません。日本語のスキャンは、自分のパソコンで ocrmypdf を -l jpn（英語が混ざるなら -l jpn+eng）付きで実行してから変換してください。
変換先を用途で選ぶ
計算、フィルター、行の再利用が目的なら Excel です。表のまわりの報告書を直したいだけで、表は読めれば十分なら Word のほうが向いています。数行を引用するだけなら、確認済みの範囲をコピーするほうがブック全体を作り直すより早いこともあります。
数字を信用する前の確認手順
- 行数と列見出しを原本と比べる。
- 各ページの最初、真ん中、最後の行を抜き取りで確認する。
- 合計は別に計算し直す。見た目の正しい列でも、小数点の位置や △ が一つだけずれていることがあります。
- 表示形式を整えるのは、値が正しいと確かめてから。
よくある質問
一つの表がいくつものシートに分かれてしまうのはなぜですか？
ページごとに表を見つけてシートに書き出すので、ページをまたぐ表や見出しが繰り返される表は、別々の表として扱われます。ページの切れ目を原本で確かめてから、一つにまとめてください。
スキャンした表を完全に再現できますか？
確認なしでは無理です。OCR で文字や数字は読み取れても、画像には本物のセルがありません。出てきた結果はたたき台と考え、判断や計算に使う値はすべて原本と突き合わせてください。