Come convertire un PDF in Excel senza rovinare le tabelle

Il PDF è un buon modo per condividere una tabella, ma pessimo per lavorarci. Se devi sommare una colonna, filtrare le righe o semplicemente evitare di ribattere cinquanta righe di numeri, quella tabella la vuoi di nuovo in un foglio di calcolo, non bloccata dentro una pagina appiattita.

Cosa si converte bene

L'estrazione delle tabelle legge la struttura, non i pixel, quindi il risultato dipende da come è stata costruita la tabella all'origine:

• I PDF esportati da Excel, Google Sheets o software di contabilità mantengono righe e colonne pulite: questi si convertono quasi alla perfezione.
• Le tabelle con linee della griglia visibili e spaziatura regolare sono facili da individuare, anche su più pagine.
• Le tabelle scansionate (una foto o una stampa) non hanno alcuna struttura sottostante da leggere: passa prima quelle nell'OCR, poi converti.

Convertire il file

1. Apri lo strumento PDF in Excel e carica il tuo PDF.
2. Ogni tabella individuata viene ricostruita in righe e colonne su un foglio a sé.
3. Scarica la cartella di lavoro .xlsx e aprila in Excel, Numbers o Google Sheets.

Nella direzione opposta

Parti da un foglio di calcolo e ti serve un PDF che non sposti le colonne sullo schermo di qualcun altro? È la stessa conversione al contrario.

Ottenere un risultato pulito

• Una tabella spezzata da un'interruzione di pagina può uscire come due fogli separati: vale un controllo veloce dopo la conversione.
• Celle unite e intestazioni su più righe sono la cosa più comune da ricontrollare a posteriori, dato che i fogli di calcolo non hanno un equivalente diretto.
• Se una tabella si estrae solo in parte, l'origine probabilmente mescola testo vero e un'immagine, ad esempio uno screenshot incollato in un report: fai prima l'OCR del file.

Domande frequenti

Come vengono disposte le tabelle nella cartella di lavoro?

Ogni tabella individuata finisce su un foglio a sé, denominato in base alla pagina da cui proviene, così un documento con più tabelle non si accavalla tutto su un unico foglio.

Funziona con i PDF scansionati?

Non da solo: una scansione non ha dati di tabella veri da leggere, solo pixel. Passala prima nell'OCR per aggiungere un livello di testo, poi converti in Excel.