PDF naar Excel omzetten zonder de tabellen te breken

Een tabel delen als PDF gaat prima, maar er daarna mee werken is een drama. Wil je een kolom optellen, rijen filteren of gewoon niet vijftig rijen getallen overtypen, dan wil je die tabel terug in een spreadsheet — niet vastgeklonken in een platgeslagen pagina.

Wat goed converteert

Bij het uitlezen van tabellen kijken we naar de structuur, niet naar de pixels. Het resultaat hangt dus af van hoe de tabel oorspronkelijk is gemaakt:

• PDF's die uit Excel, Google Sheets of boekhoudsoftware zijn geëxporteerd, hebben nette rijen en kolommen — die komen er bijna perfect uit.
• Tabellen met zichtbare rasterlijnen en gelijkmatige witruimte zijn makkelijk te herkennen, ook als ze over meerdere pagina's lopen.
• Gescande tabellen (een foto of een afdruk) hebben geen onderliggende structuur om uit te lezen — haal die eerst door OCR en converteer daarna.

Het bestand converteren

1. Open de tool PDF naar Excel en upload je PDF.
2. Elke tabel die we herkennen, wordt opnieuw opgebouwd als rijen en kolommen op een eigen werkblad.
3. Download het .xlsx-bestand en open het in Excel, Numbers of Google Sheets.

De andere kant op

Begin je juist bij een spreadsheet en wil je er een PDF van die op andermans scherm niet met de kolommen gaat schuiven? Dan doe je precies dezelfde conversie, maar dan omgekeerd.

Een net resultaat krijgen

• Loopt een tabel over een pagina-einde heen, dan kan hij als twee losse werkbladen uitkomen — even checken na de conversie is dus geen overbodige luxe.
• Samengevoegde cellen en koppen die over meerdere rijen lopen, zijn het vaakst iets om achteraf te controleren, want spreadsheets kennen daar geen directe tegenhanger voor.
• Komt een tabel er maar half uit, dan mengt de bron waarschijnlijk echte tekst met een afbeelding — denk aan een screenshot dat in een rapport is geplakt. Haal het bestand dan eerst door OCR.

Veelgestelde vragen

Hoe worden de tabellen in het werkboek gezet?

Elke tabel die we herkennen, komt op een eigen werkblad te staan, vernoemd naar de pagina waar hij vandaan komt. Zo loopt een document met meerdere tabellen niet allemaal door elkaar op één werkblad.

Werkt het op gescande PDF's?

Niet zomaar — een scan bevat geen echte tabelgegevens, alleen pixels. Haal het bestand eerst door OCR om er een tekstlaag aan toe te voegen, en converteer het daarna naar Excel.