Chuyển PDF sang Excel mà không làm hỏng bảng

PDF là cách hay để chia sẻ một cái bảng, nhưng lại cực kỳ khó chịu khi phải làm việc với nó. Muốn cộng một cột, lọc vài hàng, hay đơn giản là khỏi phải gõ lại năm mươi hàng số, bạn cần cái bảng đó trở về trong một bảng tính, chứ không bị khóa cứng trong một trang đã làm phẳng.

Cái gì chuyển đổi tốt

Việc trích xuất bảng đọc theo cấu trúc chứ không theo điểm ảnh, nên kết quả tùy vào cách cái bảng được dựng ngay từ đầu:

• PDF xuất từ Excel, Google Sheets hay phần mềm kế toán giữ hàng cột gọn gàng — những tệp này chuyển gần như hoàn hảo.
• Bảng có đường lưới rõ và khoảng cách đều thì dễ nhận diện, kể cả khi trải qua nhiều trang.
• Bảng quét (một tấm ảnh hay bản in) không có cấu trúc bên dưới để đọc — hãy chạy chúng qua OCR trước rồi mới chuyển.

Chuyển đổi tệp

1. Mở công cụ PDF sang Excel và tải PDF của bạn lên.
2. Mỗi bảng nhận diện được sẽ được dựng lại thành hàng và cột trên một trang tính riêng.
3. Tải sổ tính .xlsx về và mở bằng Excel, Numbers hoặc Google Sheets.

Đi theo chiều ngược lại

Bắt đầu từ một bảng tính và cần một PDF không bị xô cột trên màn hình người khác? Đó chính là phép chuyển đổi này theo chiều ngược.

Để có kết quả gọn gàng

• Một cái bảng bị cắt ngang chỗ ngắt trang có thể ra thành hai trang tính riêng — nên kiểm tra nhanh sau khi chuyển.
• Ô gộp và tiêu đề nhiều hàng là thứ hay phải soi lại nhất sau đó, vì bảng tính không có kiểu tương đương trực tiếp.
• Nếu một cái bảng chỉ trích ra được một phần, nhiều khả năng tệp gốc trộn chữ thật với một tấm ảnh, kiểu ảnh chụp màn hình dán vào báo cáo — hãy OCR tệp trước.

Câu hỏi thường gặp

Các bảng được đặt trong sổ tính như thế nào?

Mỗi bảng nhận diện được nằm trên một trang tính riêng, đặt tên theo trang mà nó xuất phát, nên tài liệu nhiều bảng không bị dồn lộn xộn vào cùng một trang tính.

Nó xử lý được PDF quét không?

Không tự nó làm được — bản quét không có dữ liệu bảng thật để đọc, chỉ có điểm ảnh. Hãy chạy nó qua OCR trước để thêm một lớp chữ, rồi mới chuyển sang Excel.