PDF in PDF/A umwandeln – und was dabei wegfällt

Irgendwo zwischen einem elektronischen Gerichtspostfach, der Abgabe einer Abschlussarbeit und einer Aufbewahrungsrichtlinie sagt Ihnen jemand, die Datei müsse PDF/A sein. Das ist ein PDF, das überstehen soll, in dreißig Jahren von einer Software geöffnet zu werden, die noch niemand geschrieben hat. Also muss alles, was die Seite zur Darstellung braucht, in der Datei selbst stecken. Die Umwandlung ist ein einziger Schritt. Was sie mit Ihrem Dokument macht, ist zwei Minuten Aufmerksamkeit wert.

Was die Umwandlung tatsächlich verändert

Drei Dinge ändern sich, und alle drei verfolgen dasselbe Ziel: die Abhängigkeit der Datei von dem Rechner zu kappen, der sie öffnet.

• Alle Schriften werden eingebettet. Ein gewöhnliches PDF darf einfach Arial nennen und darauf vertrauen, dass Ihr Rechner sie liefert. PDF/A darf das nicht, also werden die Umrisse jedes Zeichens in das Dokument kopiert. Das ist der Hauptgrund, warum das Ergebnis größer ausfällt als die Vorlage.
• Farbe wird festgenagelt. Farben werden in einen geräteunabhängigen Farbraum umgerechnet. Ein bestimmtes Rot ist damit absolut definiert, statt es dem Bildschirm oder Drucker zu überlassen, was er darunter versteht.
• Alles, was nach außen greift, fliegt raus. JavaScript, eingebettetes Audio und Video, Verweise auf andere Dateien auf der Festplatte und Verschlüsselung sind vom Standard verboten.

Heraus kommt PDF/A-2b. Die 2 ist die Fassung der ISO-Norm, das b die Konformitätsstufe: Basic. Die Datei garantiert also, dass sie künftig genauso aussehen wird. Merken Sie sich das Wort «aussehen», es kommt weiter unten noch einmal vor.

Konformität schlägt Originaltreue

Trifft der Konverter auf etwas, das PDF/A nicht erlaubt, hat er zwei Möglichkeiten: die Funktion behalten und Ihnen eine Datei geben, die durch die Prüfung fällt, oder sie verwerfen und Ihnen eine geben, die besteht. Er ist aufs Verwerfen eingestellt. Sie bekommen eine Datei, die validiert – und genau darum hat jemand überhaupt PDF/A verlangt.

Bei den meisten Dokumenten geht dabei nichts verloren, weil die meisten Dokumente aus Text und Bildern bestehen. Sehen Sie sich das Ergebnis genauer an, wenn Ihres Folgendes enthält:

• Formularfelder mit Skripten, die ihre Interaktivität verlieren
• Eingebettete Medien, die entfernt und nicht etwa umgewandelt werden
• Verweise auf Begleitdateien neben dem PDF, die den Weg nicht überstehen

Passwortgeschützte PDFs sind ein eigener Fall. Der Standard verbietet Verschlüsselung rundheraus, die Datei muss also entsperrt werden, bevor sie überhaupt umgewandelt werden kann.

Basiskonformität heißt nicht durchsuchbar

Das wird oft genug missverstanden, um es klar auszusprechen: PDF/A-2b garantiert, dass die Seite richtig aussieht. Über echten Text hinter der Seite sagt es nichts.

Schicken Sie ein Scan-Dokument hindurch, erhalten Sie ein gültiges Archiv-PDF, dessen Seiten weiterhin Fotos von Papier sind. Nichts lässt sich markieren, nichts finden, und ein Prüfprogramm winkt es fröhlich durch. Wenn Ihr Archiv auffindbaren Text braucht, lassen Sie erst OCR über den Scan laufen und wandeln dann um, in dieser Reihenfolge: Die Umwandlung nach PDF/A erzeugt keine Textebene, und OCR im Anschluss würde die gerade konform gemachte Datei wieder neu schreiben.

Häufige Fragen

Warum ist meine PDF/A-Datei größer als das Original?

Fast immer wegen der eingebetteten Schriften. Ein Dokument mit zwei oder drei Schriftfamilien legt schnell ein paar hundert Kilobyte zu, eines mit einer CJK-Schrift auch mehrere Megabyte, weil der komplette Zeichensatz mitreist. Dieses Gewicht ist das Archiv bei der Arbeit. Hinterher zu komprimieren geht zwar, führt sich aber selbst ad absurdum: Es schreibt die Datei neu, und Sie müssten erneut validieren. Wenn es sein muss, also erst komprimieren, dann umwandeln.

Bleibt die Datei nach dem Bearbeiten PDF/A?

Gehen Sie davon aus, dass nicht. Eine Signatur hinzufügen, ein Formular ausfüllen oder in einem Editor ohne PDF/A-Kenntnis neu speichern kann stillschweigend etwas wieder hereinholen, das der Standard verbietet – und die Datei trägt weiter das Etikett PDF/A, ohne noch konform zu sein. Behandeln Sie die Umwandlung als letzten Schritt vor Einreichung oder Archivierung, nicht als Zwischenstation.