Cara mengonversi PDF ke PDF/A (dan apa yang dibuang di jalan)

Di suatu titik antara portal pendaftaran elektronik pengadilan, penyerahan skripsi, dan kebijakan retensi arsip, akan ada yang memberi tahu bahwa berkasnya harus PDF/A. Ini PDF yang dirancang untuk bertahan ketika dibuka tiga puluh tahun lagi oleh perangkat lunak yang belum ditulis siapa pun, artinya semua yang dibutuhkan halaman itu untuk tampil harus berada di dalam berkasnya. Konversinya cuma satu langkah. Apa yang dilakukannya pada dokumen Anda layak mendapat perhatian dua menit.

Apa yang sebenarnya diubah oleh konversi

Ada tiga hal yang berubah, dan semuanya mengejar tujuan yang sama: memutus ketergantungan berkas pada mesin yang membukanya.

• Semua fon disematkan. PDF biasa boleh sekadar menyebut Arial dan percaya komputer Anda menyediakannya. PDF/A tidak boleh, jadi bentuk setiap glif disalin ke dalam dokumen. Inilah alasan utama hasilnya lebih besar daripada berkas asal.
• Warna dipatok. Warna dikonversi ke ruang warna yang tidak bergantung perangkat, sehingga sebuah merah tertentu terdefinisi secara mutlak, bukan diserahkan pada tafsiran layar atau pencetak.
• Apa pun yang menjangkau ke luar berkas dihapus. JavaScript, audio dan video tersemat, tautan ke berkas lain di cakram, serta enkripsi semuanya dilarang oleh standar ini.

Keluarannya adalah PDF/A-2b. Angka 2 adalah revisi standar ISO-nya, dan b adalah tingkat kesesuaian: dasar, artinya berkas ini menjamin tampilannya akan tetap sama di kemudian hari. Ingat kata «tampilan» itu, ia muncul lagi di bawah.

Kesesuaian menang atas kesetiaan

Ketika pengonversi bertemu sesuatu yang tidak diizinkan PDF/A, ada dua pilihan: mempertahankan fiturnya dan menyerahkan berkas yang gagal validasi, atau membuangnya dan menyerahkan berkas yang lolos. Kami menyetelnya untuk membuang. Anda mendapat berkas yang lolos validasi, dan itulah seluruh alasan seseorang meminta PDF/A sejak awal.

Pada sebagian besar dokumen tidak ada yang hilang, karena sebagian besar dokumen memang teks dan gambar. Buka hasilnya dan periksa detailnya bila dokumen Anda memuat:

• Ruas formulir yang tersambung ke skrip, yang berhenti interaktif
• Media tersemat, yang dihapus alih-alih dikonversi
• Tautan ke berkas pendamping yang duduk di sebelah PDF, yang tidak selamat

PDF berkata sandi adalah kasus tersendiri. Standarnya melarang enkripsi tanpa kompromi, jadi berkasnya harus dibuka kuncinya sebelum bisa dikonversi sama sekali.

Kesesuaian dasar bukan berarti bisa dicari

Ini cukup sering disalahpahami sehingga layak dikatakan terus terang. PDF/A-2b menjamin halamannya akan tampil benar. Ia tidak berkata apa pun soal ada tidaknya teks sungguhan di baliknya.

Lewatkan dokumen hasil pindai dan Anda mendapat PDF arsip yang sah sepenuhnya, tetapi halamannya tetap foto kertas. Tidak ada yang bisa diseleksi, tidak ada yang bisa dicari, dan alat validasi meloloskannya dengan riang. Kalau yang sebenarnya dibutuhkan arsip Anda adalah teks yang bisa ditemukan, jalankan OCR pada hasil pindai lebih dulu lalu konversi, dengan urutan itu: konversi ke PDF/A tidak menambahkan lapisan teks, dan menjalankan OCR sesudahnya akan menulis ulang berkas yang baru saja Anda buat sesuai standar.

Pertanyaan umum

Kenapa berkas PDF/A saya lebih besar daripada aslinya?

Hampir selalu karena fon yang disematkan. Dokumen yang disusun dengan dua atau tiga keluarga huruf bisa bertambah beberapa ratus kilobita, dan yang memakai fon CJK bisa bertambah beberapa megabita, karena seluruh himpunan karakternya ikut serta. Bobot itu adalah arsip yang sedang bekerja. Memampatkannya setelahnya memang bisa, tetapi mematahkan tujuannya sendiri: itu menulis ulang berkasnya dan Anda harus memvalidasi lagi. Kalau perlu, mampatkan dulu baru konversi.

Apakah tetap PDF/A setelah saya sunting?

Anggap saja tidak. Menambahkan tanda tangan, mengisi formulir, atau menyimpan ulang di penyunting yang tidak mengenal PDF/A bisa diam-diam memasukkan kembali sesuatu yang dilarang standar, dan berkasnya tetap menyandang label PDF/A meski tidak lagi sesuai. Perlakukan konversi sebagai langkah terakhir sebelum menyerahkan atau mengarsipkan, bukan sebagai tahap di tengah jalan.