Come convertire un PDF in PDF/A (e cosa si perde per strada)

Fra il portale di deposito telematico di un tribunale, la consegna di una tesi e una policy di conservazione documentale, prima o poi qualcuno ti dirà che il file deve essere PDF/A. È un PDF pensato per sopravvivere all'apertura fra trent'anni da parte di un software che nessuno ha ancora scritto, il che significa che tutto ciò che serve alla pagina per mostrarsi deve stare dentro il file. La conversione è un passaggio solo. Quello che fa al tuo documento merita due minuti di attenzione.

Cosa cambia davvero la conversione

Cambiano tre cose, e tutte puntano allo stesso obiettivo: recidere la dipendenza del file dalla macchina che lo apre.

• Tutti i caratteri vengono incorporati. Un PDF normale può limitarsi a nominare Arial e confidare che il tuo computer ce l'abbia. Il PDF/A non può, quindi i contorni di ogni glifo vengono copiati dentro il documento. È il motivo principale per cui il risultato pesa più dell'originale.
• Il colore viene fissato. I colori passano in uno spazio indipendente dal dispositivo, così un certo rosso è definito in termini assoluti invece di essere lasciato all'interpretazione dello schermo o della stampante.
• Tutto ciò che guarda fuori dal file viene rimosso. JavaScript, audio e video incorporati, collegamenti ad altri file sul disco e cifratura sono vietati dallo standard.

L'output è PDF/A-2b. Il 2 è la revisione della norma ISO e la b è il livello di conformità: base, cioè il file garantisce che continuerà ad avere lo stesso aspetto in futuro. Tieni a mente quella parola, «aspetto»: torna più sotto.

La conformità batte la fedeltà

Quando il convertitore incontra qualcosa che il PDF/A non ammette, ha due strade: tenere la funzione e restituirti un file che non passa la validazione, oppure scartarla e restituirtene uno che la passa. È impostato per scartare. Ottieni un file che valida, che è esattamente il motivo per cui qualcuno ti ha chiesto un PDF/A.

Nella maggior parte dei documenti non si perde nulla, perché la maggior parte è testo e immagini. Apri il risultato e controlla i dettagli se il tuo contiene:

• Campi modulo collegati a script, che smettono di essere interattivi
• Contenuti multimediali incorporati, rimossi anziché convertiti
• Collegamenti a file di corredo che stanno accanto al PDF, che non sopravvivono

I PDF protetti da password sono un caso a parte. Lo standard vieta la cifratura senza sfumature, quindi il file va sbloccato prima ancora di poter essere convertito.

Conformità base non vuol dire ricercabile

L'equivoco è abbastanza frequente da meritare una frase netta. Il PDF/A-2b garantisce che la pagina avrà l'aspetto giusto. Non dice nulla sul fatto che dietro ci sia testo vero.

Passa di qui un documento scansionato e otterrai un PDF di conservazione perfettamente valido le cui pagine restano fotografie di carta. Non si seleziona niente, non si cerca niente, e un validatore lo approva senza battere ciglio. Se quello che serve davvero al tuo archivio è testo rintracciabile, passa prima l'OCR sulla scansione e converti dopo, in quest'ordine: convertire in PDF/A non aggiunge un livello di testo, e applicare l'OCR dopo riscriverebbe il file che hai appena reso conforme.

Domande frequenti

Perché il mio PDF/A pesa più dell'originale?

Caratteri incorporati, quasi sempre. Un documento composto con due o tre famiglie può guadagnare qualche centinaio di kilobyte, e uno che usa un carattere CJK vari megabyte, perché l'intero set di caratteri viaggia con il file. Quel peso è la conservazione che fa il suo mestiere. Comprimerlo dopo si può, ma è controproducente: riscrive il file e dovresti rivalidarlo. Se serve, comprimi prima e converti poi.

Resterà PDF/A dopo che l'ho modificato?

Dai per scontato di no. Aggiungere una firma, compilare un modulo o risalvare in un editor che non conosce il PDF/A può reintrodurre in silenzio qualcosa che lo standard vieta, e il file conserva l'etichetta PDF/A pur non essendo più conforme. Tratta la conversione come l'ultimo passaggio prima del deposito o dell'archiviazione, non come una tappa intermedia.