Cách chuyển PDF sang PDF/A (và những gì bị bỏ lại dọc đường)
Bởi đội ngũ FreePDF ·
Ở đâu đó giữa cổng nộp hồ sơ điện tử của toà án, việc nộp luận văn và một quy định lưu trữ tài liệu, sẽ có người bảo bạn rằng tệp phải ở định dạng PDF/A. Đó là một PDF được dựng ra để sống sót khi bị mở ba mươi năm sau bởi phần mềm chưa ai viết, nghĩa là mọi thứ trang giấy cần để hiển thị đều phải nằm bên trong tệp. Việc chuyển đổi chỉ mất một bước. Còn nó làm gì với tài liệu của bạn thì đáng để dành hai phút.
Chuyển đổi thực sự thay đổi những gì
Có ba thứ thay đổi, và cả ba đều hướng tới cùng một mục tiêu: cắt đứt sự phụ thuộc của tệp vào cái máy mở nó.
- Mọi phông chữ đều được nhúng vào. Một PDF thông thường có thể chỉ cần gọi tên Arial rồi tin rằng máy tính của bạn có sẵn. PDF/A thì không được phép, nên đường nét của từng con chữ được chép hẳn vào tài liệu. Đây là lý do chính khiến tệp kết quả nặng hơn tệp gốc.
- Màu sắc bị đóng đinh. Màu được chuyển sang một không gian màu độc lập với thiết bị, nhờ vậy một sắc đỏ cụ thể được định nghĩa tuyệt đối thay vì phó mặc cho màn hình hay máy in muốn hiểu thế nào thì hiểu.
- Mọi thứ với tay ra ngoài tệp đều bị gỡ bỏ. JavaScript, âm thanh và video nhúng, liên kết trỏ tới các tệp khác trên ổ đĩa, cùng với mã hoá, đều bị chuẩn này cấm.
Đầu ra là PDF/A-2b. Số 2 là bản sửa đổi của chuẩn ISO, còn chữ b là mức tuân thủ: cơ bản, tức là tệp bảo đảm về sau vẫn trông y như thế. Hãy nhớ chữ «trông», nó sẽ quay lại ở phần dưới.
Tuân thủ thắng trung thực
Khi bộ chuyển đổi gặp thứ mà PDF/A không cho phép, nó có hai đường: giữ tính năng đó lại và trả cho bạn một tệp trượt khâu kiểm định, hoặc bỏ đi và trả cho bạn một tệp đạt. Nó được đặt ở chế độ bỏ. Bạn nhận một tệp vượt qua kiểm định, mà đó chính là toàn bộ lý do ai đó yêu cầu PDF/A ngay từ đầu.
Với phần lớn tài liệu thì chẳng mất gì, vì phần lớn tài liệu chỉ gồm chữ và hình. Hãy mở kết quả ra xem kỹ nếu tài liệu của bạn có:
- Trường biểu mẫu gắn với kịch bản, chúng sẽ hết tương tác được
- Đa phương tiện nhúng, bị gỡ bỏ chứ không phải được chuyển đổi
- Liên kết tới các tệp đi kèm nằm cạnh PDF, những thứ này không sống sót
PDF đặt mật khẩu là một chuyện khác. Chuẩn này cấm mã hoá dứt khoát, nên tệp phải được mở khoá trước thì mới có thể chuyển đổi.
Tuân thủ mức cơ bản không có nghĩa là tìm kiếm được
Điều này bị hiểu nhầm đủ thường xuyên để đáng nói thẳng. PDF/A-2b bảo đảm trang giấy sẽ hiển thị đúng. Nó không nói gì về việc phía sau trang ấy có chữ thật hay không.
Đưa một tài liệu quét vào và bạn sẽ nhận được một PDF lưu trữ hoàn toàn hợp lệ, nhưng các trang của nó vẫn là ảnh chụp giấy. Không chọn được chữ nào, không tìm được chữ nào, mà công cụ kiểm định vẫn vui vẻ cho qua. Nếu thứ kho lưu trữ của bạn thực sự cần là chữ tìm được, hãy chạy OCR cho bản quét trước rồi mới chuyển đổi, đúng thứ tự đó: chuyển sang PDF/A không tạo ra lớp văn bản, còn chạy OCR sau đó sẽ viết đè lên chính tệp bạn vừa làm cho hợp chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao tệp PDF/A của tôi nặng hơn bản gốc?
Gần như luôn là do phông chữ được nhúng. Một tài liệu dàn bằng hai ba họ chữ có thể tăng vài trăm kilôbyte, còn tài liệu dùng phông CJK có thể tăng vài mêgabyte, vì trọn bộ ký tự đi cùng tệp. Sức nặng ấy chính là việc lưu trữ đang làm đúng phận sự. Nén lại sau đó thì được, nhưng tự phá mục đích của mình: nó viết lại tệp và bạn sẽ phải kiểm định lần nữa. Nếu cần, hãy nén trước rồi chuyển đổi sau.
Sau khi tôi chỉnh sửa thì nó còn là PDF/A không?
Cứ coi như là không. Thêm chữ ký, điền biểu mẫu, hay lưu lại bằng một trình biên tập không biết đến PDF/A đều có thể lặng lẽ mang trở lại thứ mà chuẩn cấm, trong khi tệp vẫn đeo nhãn PDF/A dù đã hết hợp chuẩn. Hãy xem việc chuyển đổi là bước cuối cùng trước khi nộp hoặc lưu trữ, không phải một chặng ở giữa.