Elektronische oder digitale Signatur: Wo liegt der Unterschied?

Die beiden Begriffe werden ständig verwechselt, auch von Softwareanbietern, und sie bedeuten nicht dasselbe. Eine elektronische Signatur zeigt, dass Sie zugestimmt haben. Eine digitale Signatur ist ein bestimmtes kryptografisches Verfahren, das belegt, wer unterschrieben hat und ob die Datei danach verändert wurde. Die meisten Dokumente brauchen nur das Erste. Manche Empfänger bestehen auf dem Zweiten, und es hilft, das vor dem Absenden zu wissen.

Elektronische Signatur: jedes Zeichen der Zustimmung

Das ist die weite Kategorie. Ihr Name unter einer E-Mail gehört dazu. Ebenso ein Häkchen bei „Ich stimme zu“, ein Klick auf „Akzeptieren“ im Portal der Hausverwaltung oder eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift, die Sie auf ein PDF setzen. Zur Unterschrift wird es durch den Willen: Sie tun etwas, um zu zeigen, dass Sie das Dokument annehmen.

Die Schwäche: Das Zeichen selbst beweist sehr wenig. Ein Unterschriftsbild ist nur ein Bild. Wer eine Kopie hat, kann es auf eine andere Seite kleben, und nichts in der Datei hält fest, wer es wann gesetzt hat. In der Praxis kommt der Nachweis aus dem Umfeld: der E-Mail-Verlauf, ein Anmeldeprotokoll, die Tatsache, dass beide Seiten sich an die Vereinbarung gehalten haben.

Digitale Signatur: Zertifikat und Prüfsumme

Eine digitale Signatur funktioniert anders. Die Signatursoftware bildet einen Fingerabdruck (Hashwert) genau dieser Datei und verschlüsselt ihn mit Ihrem privaten Schlüssel. Ihr Zertifikat, meist von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt, die Ihre Identität geprüft hat, reist mit der Signatur. Wer die Datei öffnet, kann dann zwei Dinge prüfen.

• Die Signatur wurde mit dem Schlüssel erstellt, der zu diesem Zertifikat gehört.
• Das Dokument wurde seitdem nicht verändert. Ändert jemand ein einziges Zeichen, schlägt die Prüfung fehl.

In Acrobat sehen Sie das im Unterschriftenbereich, mit einem Hinweisbalken, ob die Signaturen gültig sind oder das Dokument verändert wurde. Manche digitalen Signaturen sind auch unsichtbar: kein Schriftzug auf der Seite, nur der kryptografische Nachweis.

Welche Art unser Werkzeug „PDF unterschreiben“ erzeugt

Unser Werkzeug erzeugt eine elektronische Signatur. Sie zeichnen Ihre Unterschrift oder laden ein PNG oder JPG davon hoch, ziehen sie auf einer Seite an die richtige Stelle, und wir stempeln dieses Bild ins PDF. Es gibt kein Zertifikat, keine Identitätsprüfung und kein Manipulationssiegel. Das Ergebnis sieht unterschrieben aus, und für viel Papierkram ist das genau das, was gebraucht wird.

Wann die einfache Variante meist genügt

• Interne Formulare wie Reisekostenabrechnungen und Urlaubsanträge.
• Alltägliche Vereinbarungen, bei denen die Gegenseite nur ein unterschriebenes Exemplar zurück will, etwa ein Angebot für einen freien Auftrag oder ein Aufnahmeantrag im Sportverein.
• Empfangsbestätigungen und Einverständniserklärungen für die Schule.

Was eIDAS unterscheidet

In der EU, also auch in Deutschland und Österreich, regelt die eIDAS-Verordnung elektronische Signaturen und kennt drei Stufen. Die einfache elektronische Signatur umfasst alles aus dem Abschnitt oben, auch ein eingefügtes Unterschriftsbild. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und macht spätere Änderungen erkennbar. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) beruht zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat und einer zertifizierten Signaturerstellungseinheit und hat in allen Mitgliedstaaten dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Wertlos ist die einfache Stufe trotzdem nicht: Einer Signatur darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Als Beweis wiegt sie nur weniger.

In Deutschland kommt die gesetzliche Schriftform dazu. Schreibt ein Gesetz für eine Erklärung die Schriftform vor, kann die eigenhändige Unterschrift nach § 126a BGB nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden, und für einige Erklärungen ist die elektronische Form ganz ausgeschlossen. Ein eingefügtes Unterschriftsbild reicht in diesen Fällen nicht. Die Schweiz gehört nicht zur EU und regelt das in einem eigenen Gesetz (ZertES), auch dort ist die qualifizierte elektronische Signatur der handschriftlichen gleichgestellt. In den USA sagen der ESIGN Act auf Bundesebene und der UETA in den Bundesstaaten, dass einer Unterschrift die Rechtswirkung nicht allein wegen ihrer elektronischen Form versagt werden darf, mit Ausnahmen für bestimmte Dokumentarten.

Wann Sie eine zertifikatsbasierte Signatur brauchen könnten

Manche Behördenportale, Steuer- und Zollverfahren, Ausschreibungen und regulierte Branchen wie Gesundheitswesen oder Finanzen verlangen eine digitale Signatur, teils von einem bestimmten Anbieter oder auf qualifizierter Stufe. Das steht dann in der Regel ausdrücklich in der Anforderung. Steht es nicht da, fragen Sie den Empfänger, was er akzeptiert, und klären Sie bei allem mit rechtlichem Gewicht, was in Ihrem Land für Ihr Dokument gilt. Welche Art Ihr Dokument braucht, können wir Ihnen nicht sagen, und dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Beides kombinieren

Die Reihenfolge zählt. Wollen Sie ein sichtbares Unterschriftsbild einfügen und brauchen zusätzlich eine digitale Signatur, setzen Sie das Bild zuerst. Unsere Werkzeuge schreiben das PDF neu. Wer eine digital signierte Datei danach durch „PDF unterschreiben“ oder „PDF mit Passwort schützen“ schickt, macht die vorhandene Signatur ungültig. Der Passwortschutz ist ohnehin eine andere Aufgabe: Er regelt, wer die Datei öffnen kann, nicht, wer sie unterschrieben hat.

Häufige Fragen

Ist eine eingescannte Unterschrift mit Tinte elektronisch oder digital?

Elektronisch. Sobald sie ein Bild im PDF ist, ist sie dasselbe wie eine gezeichnete oder hochgeladene Unterschrift. Dass sie mit echter Tinte entstanden ist, fügt keinen kryptografischen Nachweis hinzu. Wo die gesetzliche Schriftform gilt, ersetzt der Scan deshalb nicht das unterschriebene Papier.

Wie komme ich zu einer digitalen Signatur?

Sie brauchen ein Signaturzertifikat und Software, die es anwenden kann, etwa Acrobat oder einen spezialisierten Signaturdienst. Qualifizierte Zertifikate stellen Vertrauensdiensteanbieter aus, manche Länder bieten sie auch über staatliche ID-Lösungen an, in Österreich etwa über die ID Austria. Ein selbst signiertes Zertifikat funktioniert technisch, die Software der Empfänger zeigt es aber nicht als vertrauenswürdig an.