Tanda tangan elektronik vs tanda tangan digital: apa bedanya?

Di kantor, istilah “tanda tangan digital” dipakai untuk apa saja: coretan jari di layar ponsel, gambar tanda tangan hasil scan, sampai tanda tangan bersertifikat dari penyedia resmi. Padahal isinya bisa sangat berbeda. Tanda tangan elektronik pada dasarnya menunjukkan bahwa Anda setuju. Tanda tangan digital adalah teknik kriptografi yang membuktikan siapa yang menandatangani dan apakah file-nya diubah sesudahnya. Kebanyakan dokumen cukup dengan yang pertama. Ada penerima yang mewajibkan yang kedua, dan lebih baik Anda tahu sejak awal sedang berurusan dengan yang mana.

Tanda tangan elektronik: tanda apa pun bahwa Anda setuju

Ini kategori yang luas. Mengetik nama di akhir email sudah termasuk. Mencentang kotak “Saya setuju”, menekan tombol Terima di sebuah aplikasi, atau menggambar tanda tangan dengan jari lalu menaruhnya di PDF juga termasuk. Yang menjadikannya tanda tangan adalah niatnya: Anda melakukan sesuatu untuk menyatakan menerima isi dokumen.

Kelemahannya, tanda itu sendiri hampir tidak membuktikan apa-apa. Gambar tanda tangan hanyalah gambar. Siapa pun yang memegang salinannya bisa menempelkannya ke halaman lain, dan file-nya tidak mencatat siapa yang memasangnya atau kapan. Dalam praktik, buktinya datang dari hal-hal di sekitarnya: utas email, riwayat chat, catatan login, atau kenyataan bahwa kedua pihak sudah menjalankan kesepakatannya.

Tanda tangan digital: sertifikat dan sidik jari file

Cara kerjanya lain sama sekali. Aplikasi penanda tangan menghitung semacam sidik jari dari file itu persis apa adanya, lalu mengenkripsinya dengan kunci privat Anda. Sertifikat Anda, yang biasanya diterbitkan lembaga yang sudah memeriksa identitas Anda, ikut tersimpan bersama tanda tangan itu. Siapa pun yang membuka file kemudian bisa memastikan dua hal:

• Tanda tangan dibuat dengan kunci yang terikat pada sertifikat tersebut.
• Dokumen belum diubah sejak ditandatangani. Satu karakter saja berubah, validasinya gagal.

Di Acrobat, hasilnya terlihat di panel Signatures, dengan keterangan apakah tanda tangannya valid atau dokumennya sudah dimodifikasi. Ada juga tanda tangan digital yang tidak tampak di halaman. Tidak ada coretan apa pun, hanya catatan kriptografisnya.

Posisinya menurut aturan di Indonesia

UU ITE (UU No. 11 Tahun 2008 beserta perubahannya) mengakui tanda tangan elektronik punya kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah, selama memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Aturan pelaksananya, PP No. 71 Tahun 2019, membaginya menjadi dua jenis:

• Tersertifikasi: dibuat memakai sertifikat elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia. Secara teknis, inilah yang tadi disebut tanda tangan digital.
• Tidak tersertifikasi: dibuat tanpa layanan PSrE, misalnya gambar tanda tangan yang ditempel ke PDF.

Keduanya diakui, tetapi yang tersertifikasi punya kekuatan pembuktian lebih kuat kalau sampai terjadi sengketa. Beberapa jenis dokumen, seperti akta notaris, tunduk pada aturan tersendiri.

Di luar negeri polanya mirip. Di Amerika Serikat, ESIGN Act dan UETA menyatakan tanda tangan tidak boleh ditolak keabsahannya hanya karena berbentuk elektronik, dengan pengecualian untuk jenis dokumen tertentu. Uni Eropa lewat regulasi eIDAS mengenal beberapa tingkat, dari tanda tangan elektronik dasar sampai qualified electronic signature yang memakai sertifikat khusus dan perangkat penanda tangan tersertifikasi, dan kedudukannya setara tanda tangan basah di semua negara anggota.

Jenis yang dibuat alat Tanda Tangani PDF

Alat kami membuat tanda tangan elektronik yang tidak tersertifikasi. Anda menggambar tanda tangan atau mengunggah gambarnya dalam PNG atau JPG, menyeretnya ke posisi yang pas di satu halaman, lalu kami menempelkan gambar itu ke PDF. Tidak ada sertifikat, tidak ada pemeriksaan identitas, tidak ada segel yang mendeteksi perubahan. Hasilnya terlihat sudah ditandatangani, dan untuk banyak urusan administrasi memang hanya itu yang diperlukan.

Kapan tanda tangan sederhana biasanya cukup

• Formulir internal seperti klaim reimbursement atau pengajuan cuti.
• Kesepakatan sehari-hari yang pihak lain cuma butuh salinan bertanda tangan, misalnya penawaran harga jasa freelance atau formulir pendaftaran komunitas.
• Tanda terima barang dan surat izin kegiatan dari sekolah.

Kapan Anda mungkin butuh yang tersertifikasi

Sebagian layanan pemerintah, urusan perpajakan, pengadaan barang dan jasa, serta sektor yang diatur ketat seperti perbankan dan kesehatan bisa meminta tanda tangan tersertifikasi, kadang dari penyedia tertentu. Biasanya hal itu disebutkan terang-terangan. Kalau tidak, tanyakan ke penerima jenis tanda tangan apa yang mereka terima. Untuk dokumen yang punya akibat hukum, cek juga aturan yang berlaku untuk Anda. Kami tidak bisa memastikan dokumen Anda butuh jenis yang mana.

Kalau perlu keduanya sekaligus

Urutannya penting. Kalau Anda ingin ada gambar tanda tangan yang terlihat dan masih perlu tanda tangan digital, tempel gambarnya lebih dulu. Alat kami menulis ulang PDF, jadi file yang sudah ditandatangani secara digital lalu diproses dengan Tanda Tangani PDF atau Lindungi PDF akan kehilangan validitas tanda tangan lamanya. Kata sandi juga urusan yang berbeda: ia mengatur siapa yang boleh membuka file, bukan siapa yang menandatanganinya.

Pertanyaan umum

Tanda tangan basah yang di-scan itu elektronik atau digital?

Elektronik. Begitu menjadi gambar di dalam PDF, statusnya sama dengan tanda tangan yang digambar atau diunggah. Fakta bahwa aslinya ditulis dengan tinta tidak menambah bukti kriptografis apa pun.

Bagaimana cara mendapatkan tanda tangan digital?

Anda perlu sertifikat elektronik dan aplikasi yang bisa memakainya, misalnya Acrobat atau layanan tanda tangan khusus. Untuk tanda tangan tersertifikasi di Indonesia, sertifikatnya diterbitkan PSrE, biasanya setelah identitas Anda diverifikasi. Sertifikat buatan sendiri (self-signed) secara teknis bisa dipakai, tetapi aplikasi penerima tidak akan menampilkannya sebagai tepercaya.