Signature électronique ou numérique : quelle différence pour un PDF ?

On vous demande de « signer électroniquement » un document, puis un autre interlocuteur réclame une « signature numérique », et les éditeurs de logiciels emploient les deux expressions comme si elles étaient interchangeables. Elles ne le sont pas. La signature électronique désigne tout moyen de montrer que vous avez donné votre accord. La signature numérique est un mécanisme cryptographique précis qui prouve qui a signé et si le fichier a été modifié depuis. La plupart des documents se contentent de la première. Certains destinataires exigent la seconde, et mieux vaut savoir laquelle on vous demande avant d'envoyer quoi que ce soit.

La signature électronique : une marque d'accord, rien de plus

C'est la catégorie la plus large. Votre nom tapé en bas d'un e-mail en fait partie, tout comme la case « J'accepte » cochée sur un site, le bouton Valider d'un espace locataire ou la signature tracée au doigt puis posée sur un PDF. Ce qui en fait une signature, c'est l'intention : vous avez fait un geste pour montrer que vous acceptez le document.

Sa faiblesse tient à ce que la marque elle-même ne prouve pas grand-chose. Une image de signature reste une image. N'importe qui en possédant une copie peut la coller sur une autre page, et rien dans le fichier n'indique qui l'a placée ni à quel moment. En pratique, les preuves se trouvent autour : l'échange d'e-mails, un historique de connexion, le fait que les deux parties ont exécuté l'accord.

La signature numérique : un certificat et une empreinte

Le fonctionnement est tout autre. Le logiciel de signature calcule une empreinte du fichier exact et la chiffre avec votre clé privée. Votre certificat, généralement délivré par une autorité de certification qui a vérifié votre identité, accompagne la signature. Toute personne qui ouvre le fichier peut alors vérifier deux choses.

• La signature a bien été produite avec la clé liée à ce certificat.
• Le document n'a pas bougé depuis. Modifiez un seul caractère et la validation échoue.

Dans Acrobat, cela apparaît dans le panneau des signatures, avec un bandeau qui indique si elles sont valides ou si le document a été modifié. Une signature numérique peut d'ailleurs être invisible : aucun paraphe sur la page, uniquement l'enregistrement cryptographique.

Ce que produit notre outil Signer PDF

Une signature électronique. Vous dessinez votre signature ou importez une image PNG ou JPG, vous la faites glisser à sa place sur une page, et nous apposons cette image sur le PDF. Pas de certificat, pas de vérification d'identité, pas de scellement contre les modifications. Le document a l'air signé, et pour une bonne partie de la paperasse, c'est exactement ce qu'on attend de vous.

Quand la signature simple suffit en général

• Les formulaires internes : notes de frais, demandes de congés.
• Les accords du quotidien où l'autre partie veut simplement récupérer un exemplaire signé, comme un devis de freelance ou une adhésion à une association.
• Les bons de livraison et les autorisations de sortie scolaire.

Ce que prévoit le droit, dans les grandes lignes

Dans l'Union européenne, le règlement eIDAS distingue trois niveaux : la signature électronique simple, la signature avancée, liée au signataire de manière univoque et capable de révéler toute modification ultérieure, et la signature qualifiée, qui repose sur un certificat qualifié et un dispositif de création certifié. Seule cette dernière a automatiquement la même valeur qu'une signature manuscrite dans tous les États membres. Une signature simple n'est pas privée d'effet pour autant, mais en cas de litige il faudra en démontrer la fiabilité.

En France, l'article 1367 du Code civil reconnaît la signature électronique, à condition qu'elle repose sur un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte. Aux États-Unis, l'ESIGN Act et l'UETA posent un principe voisin, avec des exceptions pour certains types de documents. En Suisse, au Québec ou en Afrique francophone, les règles sont propres à chaque pays : renseignez-vous localement.

Quand un certificat peut être exigé

Certaines plateformes administratives, les déclarations fiscales ou douanières, les réponses aux marchés publics et les secteurs réglementés comme la santé ou la finance demandent une signature numérique, parfois d'un prestataire précis ou au niveau qualifié. La demande le précise en principe noir sur blanc. Si ce n'est pas le cas, demandez au destinataire ce qu'il accepte, et pour tout document qui engage juridiquement, vérifiez ce qu'impose votre pays. Nous ne pouvons pas vous dire de quel type de signature votre document a besoin.

Combiner les deux sans tout casser

L'ordre compte. Si vous voulez une image de signature visible et une signature numérique, apposez l'image d'abord. Nos outils réécrivent le PDF : faire passer un fichier signé numériquement par Signer PDF ou Protéger PDF après coup invalide la signature existante. Quant au mot de passe, il répond à une autre question. Il contrôle qui peut ouvrir le fichier, pas qui l'a signé.

Questions fréquentes

Une signature manuscrite scannée, c'est électronique ou numérique ?

Électronique. Une fois devenue une image dans un PDF, elle ne diffère en rien d'une signature dessinée ou importée. Le fait qu'elle ait été tracée à l'encre n'apporte aucune preuve cryptographique.

Comment obtenir une signature numérique ?

Il faut un certificat de signature et un logiciel capable de l'appliquer, comme Acrobat ou un service de signature spécialisé. Certains pays en intègrent un à la carte d'identité, c'est le cas de la carte eID belge. Un certificat auto-signé fonctionne techniquement, mais le logiciel du destinataire ne le présentera pas comme fiable.