Firma electrónica o firma digital: en qué se diferencian

Te piden que devuelvas un contrato «firmado electrónicamente» y dudas: ¿basta con dibujar la firma sobre el PDF o hace falta algo más? La confusión es normal, porque firma electrónica y firma digital se usan como si fueran sinónimos, incluso en la publicidad de muchas aplicaciones. No lo son. La primera demuestra que aceptaste un documento. La segunda es un mecanismo criptográfico que acredita quién firmó y que el archivo no se tocó después. Casi todo el papeleo diario se resuelve con la primera, pero hay trámites que exigen la segunda.

Firma electrónica: cualquier forma de decir «acepto»

Es la categoría amplia. Escribir tu nombre al final de un correo ya es una firma electrónica. También lo es marcar la casilla «He leído y acepto las condiciones», pulsar «Aceptar» en la plataforma de la inmobiliaria o dibujar tu firma con el dedo y colocarla en un PDF. Lo que la convierte en firma es la intención de aceptar el documento.

El punto débil es que la marca por sí sola prueba muy poco. Una imagen de firma es solo eso, una imagen: cualquiera con una copia podría pegarla en otra página, y el archivo no guarda quién la puso ni cuándo. En la práctica, la prueba está en lo que rodea a la firma: el hilo de correos, el registro de acceso a una plataforma o el simple hecho de que las dos partes actuaron conforme a lo acordado.

Firma digital: un certificado y una huella del archivo

Aquí el funcionamiento es otro. El programa de firma calcula una huella del archivo exacto y la cifra con tu clave privada. Tu certificado, normalmente emitido por una autoridad de certificación que ha comprobado tu identidad, viaja junto con la firma. Así, cualquiera que abra el documento puede verificar dos cosas:

• que la firma se hizo con la clave asociada a ese certificado;
• que el documento no ha cambiado desde entonces. Basta con modificar un solo carácter para que la validación falle.

En Acrobat lo ves en el panel de firmas, con un aviso que indica si las firmas son válidas o si el documento se modificó después de firmarse. Hay firmas digitales que ni siquiera se ven en la página: no hay rúbrica, solo el registro criptográfico.

Qué tipo de firma pone nuestra herramienta

Firmar PDF crea una firma electrónica. Dibujas tu firma o subes una imagen PNG o JPG de ella, la arrastras al sitio correcto de una página y estampamos esa imagen en el PDF. No hay certificado, ni verificación de identidad, ni sello contra modificaciones. El documento queda con aspecto de firmado, y para buena parte del papeleo eso es justo lo que se necesita.

Cuándo suele bastar con una firma sencilla

• Formularios internos, como una nota de gastos o una solicitud de vacaciones.
• Acuerdos cotidianos en los que la otra parte solo quiere una copia firmada, por ejemplo un presupuesto de un trabajo freelance o la inscripción en un club o gimnasio.
• Confirmaciones de entrega y autorizaciones para excursiones escolares.

Muchos ordenamientos jurídicos reconocen la firma electrónica en términos generales. En España se aplica el reglamento europeo eIDAS, que distingue tres niveles: firma electrónica simple, avanzada y cualificada. La cualificada se apoya en un certificado cualificado y en un dispositivo seguro de creación de firma, y tiene el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita en toda la Unión Europea. Para obtener un certificado, lo más habitual en España es usar el DNI electrónico o pedir un certificado de la FNMT.

En Latinoamérica cada país tiene su propia normativa. En México, por ejemplo, la e.firma del SAT es una firma electrónica avanzada que mucha gente ya usa para sus trámites fiscales. Y en Estados Unidos, la ley federal ESIGN y la ley uniforme UETA, adoptada por los estados, establecen que no se puede negar validez a una firma solo por ser electrónica, aunque ambas excluyen ciertos tipos de documentos.

Cuándo puede hacer falta una firma con certificado

Algunas sedes electrónicas de la administración, las declaraciones de impuestos y los trámites aduaneros, las licitaciones y los sectores regulados, como la sanidad o la banca, piden una firma digital, a veces de un proveedor concreto o de nivel cualificado. Normalmente lo dicen de forma explícita. Si no, pregunta a quien recibe el documento qué acepta y, cuando haya consecuencias legales, comprueba lo que exige la normativa de tu país. Nosotros no podemos decirte qué tipo de firma necesita tu documento.

Si necesitas las dos

El orden importa. Si quieres una firma visible y además una firma digital, estampa primero la imagen. Nuestras herramientas reescriben el PDF, así que pasar un archivo ya firmado digitalmente por Firmar PDF o Proteger PDF invalidará la firma existente. Proteger con contraseña es, de todos modos, otra cosa: controla quién puede abrir el archivo, no quién lo firmó.

Dudas habituales

Si escaneo una firma hecha a mano, ¿es electrónica o digital?

Electrónica. En cuanto es una imagen dentro de un PDF, vale lo mismo que una firma dibujada o subida. Que la tinta fuera real no añade ninguna prueba criptográfica.

¿Cómo consigo una firma digital?

Necesitas un certificado de firma y un programa capaz de aplicarlo, como Acrobat o un servicio de firma especializado. En varios países el propio documento de identidad electrónico incluye uno, como el DNIe en España. Un certificado autofirmado funciona técnicamente, pero el programa de quien lo reciba no lo mostrará como de confianza.