Elektronische of digitale handtekening: wat is het verschil?

Elektronische handtekening en digitale handtekening worden door elkaar gebruikt, ook door softwarebedrijven die beter zouden moeten weten. Toch is het niet hetzelfde. Met een elektronische handtekening laat je zien dat je akkoord gaat. Een digitale handtekening is een stukje cryptografie dat aantoont wie er tekende en of het bestand daarna nog is veranderd. Voor de meeste papieren is het eerste genoeg, maar sommige ontvangers eisen het tweede. Weet dus wat er van je gevraagd wordt voordat je iets terugstuurt.

Elektronisch: alles waarmee je instemming laat blijken

Dit is de brede categorie. Je naam onder een e-mail typen valt eronder, net als een vinkje bij „Ik ga akkoord”, op Accepteren klikken in het portaal van je verhuurder, of met je vinger een krabbel tekenen en die op een PDF zetten. Wat er een handtekening van maakt, is de bedoeling: je doet iets om te laten zien dat je het document aanvaardt.

Het zwakke punt is dat de krabbel zelf weinig bewijst. Een handtekeningafbeelding is gewoon een plaatje. Wie een kopie heeft, kan het op een andere pagina plakken, en nergens in het bestand staat wie het plaatste of wanneer. Het bewijs zit in de praktijk rondom de handtekening: de mailwisseling, een inlogregistratie, het feit dat beide partijen naar de afspraak hebben gehandeld.

Digitaal: een certificaat en een controlesom

Een digitale handtekening werkt anders. De ondertekensoftware maakt een vingerafdruk van precies dit bestand en versleutelt die met jouw privésleutel. Je certificaat, meestal uitgegeven door een partij die je identiteit heeft gecontroleerd, reist met de handtekening mee. Wie het bestand opent, kan daarmee twee dingen nagaan:

• dat de handtekening is gezet met de sleutel die bij dat certificaat hoort;
• dat het document sindsdien niet is gewijzigd. Pas één teken aan en de validatie mislukt.

In Acrobat zie je dat in het deelvenster met handtekeningen, met een balk bovenaan die meldt of alle handtekeningen geldig zijn of dat het document is gewijzigd. Een digitale handtekening kan ook onzichtbaar zijn: geen krabbel op de pagina, alleen het cryptografische bewijs in het bestand.

Wat onze tool PDF ondertekenen maakt

Een elektronische handtekening. Je tekent je handtekening of uploadt er een als PNG of JPG, sleept die naar de juiste plek op één pagina, en wij stempelen die afbeelding op de PDF. Er komt geen certificaat aan te pas, geen identiteitscontrole en geen verzegeling tegen wijzigingen. Het resultaat ziet er ondertekend uit, en voor heel wat papierwerk is dat precies wat er nodig is.

Waar de eenvoudige variant meestal volstaat

• Interne formulieren, zoals een declaratie of een verlofaanvraag.
• Alledaagse afspraken waarbij de ander alleen een getekend exemplaar terug wil: een offerte als zzp'er, het inschrijfformulier van de sportclub.
• Een afleverbevestiging of een toestemmingsbriefje voor school.

In Nederland en België geldt de Europese eIDAS-verordening. Die kent drie niveaus: de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening. Alleen de gekwalificeerde, gezet met een gekwalificeerd certificaat en een gecertificeerd middel om mee te ondertekenen, heeft in alle lidstaten hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening. Een handtekening op een lager niveau mag in een procedure niet als bewijs worden geweigerd alleen omdat ze elektronisch is. Het Nederlandse Burgerlijk Wetboek sluit daarop aan in artikel 3:15a: een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening als de gebruikte methode voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel en de omstandigheden. Ook elders bestaan zulke regels; in de Verenigde Staten zeggen de federale ESIGN Act en de UETA van de staten dat een handtekening niet ongeldig is alleen omdat ze elektronisch is, met uitzonderingen voor bepaalde soorten documenten.

Wanneer je een handtekening met certificaat nodig kunt hebben

Sommige overheidsportalen, aangiften bij belasting of douane, aanbestedingen en gereguleerde sectoren zoals de zorg of de financiële wereld vragen om een digitale handtekening, soms van een bepaalde aanbieder of uitdrukkelijk op gekwalificeerd niveau. Dat staat dan meestal gewoon in de instructies. Staat het er niet, vraag de ontvanger wat die accepteert, en ga bij alles met juridisch gewicht na wat er in jouw situatie en land geldt. Welke soort jouw document nodig heeft, kunnen wij je niet vertellen.

Allebei nodig? Let op de volgorde

Wil je een zichtbare handtekeningafbeelding én een digitale handtekening, zet dan eerst de afbeelding. Onze tools schrijven de PDF opnieuw weg, dus een digitaal ondertekend bestand dat je daarna nog door PDF ondertekenen of PDF beveiligen haalt, verliest zijn geldige handtekening. Een wachtwoord is trouwens een andere klus: het bepaalt wie het bestand kan openen, niet wie het heeft ondertekend.

Vragen die vaak terugkomen

Is een ingescande handtekening met pen elektronisch of digitaal?

Elektronisch. Zodra het een afbeelding in een PDF is, is het hetzelfde als een getekende of geüploade handtekening. Dat de inkt ooit echt was, voegt geen cryptografisch bewijs toe.

Hoe kom ik aan een digitale handtekening?

Je hebt een ondertekeningscertificaat nodig en software die het kan toepassen, zoals Acrobat of een gespecialiseerde ondertekendienst. Certificaten koop je bij een vertrouwensdienstverlener. In België kan het ook met je elektronische identiteitskaart en een kaartlezer. Een certificaat dat je zelf aanmaakt werkt technisch wel, maar de software van de ontvanger toont het niet als vertrouwd.