Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau thế nào?
Bởi đội ngũ FreePDF ·
Nhiều người gọi mọi kiểu ký trên máy tính là “ký số”, trong khi không ít phần mềm lại gộp tất cả vào chữ “chữ ký điện tử”. Hai khái niệm này không trùng nhau. Chữ ký điện tử là bất cứ dấu hiệu nào cho thấy bạn đồng ý với tài liệu. Chữ ký số là một kỹ thuật mật mã cụ thể, chứng minh được ai đã ký và tệp có bị sửa sau khi ký hay không. Phần lớn giấy tờ chỉ cần loại thứ nhất, nhưng có những nơi nhận bắt buộc loại thứ hai. Biết mình đang ở trường hợp nào trước khi gửi sẽ đỡ phải làm lại.
Chữ ký điện tử: mọi cách nói “tôi đồng ý”
Đây là nhóm rộng nhất. Gõ họ tên ở cuối email là một dạng. Tích vào ô “Tôi đồng ý”, bấm Chấp nhận trên một cổng đăng ký, hay lấy ngón tay vẽ chữ ký rồi đặt lên PDF cũng vậy. Thứ biến những thao tác đó thành chữ ký là ý chí của bạn: bạn làm một việc để thể hiện rằng mình chấp nhận nội dung.
Điểm yếu nằm ở chỗ bản thân dấu ký chứng minh được rất ít. Ảnh chữ ký chỉ là một tấm ảnh. Ai có bản sao cũng có thể dán nó sang trang khác, và trong tệp không có gì ghi lại người đặt nó là ai, đặt lúc nào. Khi có tranh chấp, bằng chứng thường đến từ những thứ xung quanh: chuỗi email trao đổi, lịch sử đăng nhập, hay việc hai bên đã thực hiện theo thỏa thuận.
Chữ ký số: chứng thư cộng với dấu vân tay của tệp
Chữ ký số vận hành theo cách khác hẳn. Phần mềm ký tính ra một “dấu vân tay” (giá trị băm) của đúng tệp đó, rồi mã hóa nó bằng khóa bí mật của bạn. Chứng thư số, thường do một tổ chức chứng thực cấp sau khi đã kiểm tra danh tính của bạn, được gắn kèm chữ ký. Nhờ vậy, người mở tệp kiểm tra được hai điều:
- Chữ ký được tạo bằng khóa gắn với chứng thư đó.
- Tài liệu chưa bị thay đổi kể từ lúc ký. Chỉ cần sửa một ký tự, việc xác thực sẽ báo lỗi.
Trong Acrobat, bạn thấy thông tin này ở bảng Signatures, kèm một dải thông báo cho biết chữ ký còn hợp lệ hay tài liệu đã bị chỉnh sửa. Có những chữ ký số hoàn toàn vô hình: trên trang không có nét ký nào, chỉ có dữ liệu mật mã nằm trong tệp.
Pháp luật Việt Nam nhìn nhận thế nào
Luật Giao dịch điện tử 2023, có hiệu lực từ ngày 1/7/2024, công nhận chữ ký điện tử và phân nó thành nhiều loại. Chữ ký số là loại dựa trên chứng thư, và dạng phổ biến nhất là chữ ký số dùng chứng thư do một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được cấp phép phát hành. Kế toán doanh nghiệp dùng nó gần như hằng ngày để khai thuế điện tử, nhiều nơi vẫn qua một chiếc USB token cắm vào máy. Một tấm ảnh chữ ký đặt lên PDF thì thuộc nhóm chữ ký điện tử ở dạng đơn giản nhất.
Nếu bạn làm việc với đối tác nước ngoài: ở Mỹ, đạo luật liên bang ESIGN và luật UETA ở cấp bang quy định một chữ ký không thể bị phủ nhận hiệu lực pháp lý chỉ vì nó ở dạng điện tử, dù cả hai đều loại trừ một số loại giấy tờ. Ở EU, quy định eIDAS chia chữ ký điện tử thành nhiều cấp. Cấp cao nhất là chữ ký điện tử đủ điều kiện (qualified), dựa trên chứng thư đủ điều kiện và thiết bị ký được chứng nhận, có hiệu lực tương đương chữ ký tay ở mọi nước thành viên.
Công cụ Ký PDF của chúng tôi tạo ra loại nào
Công cụ của chúng tôi tạo chữ ký điện tử. Bạn vẽ chữ ký hoặc tải lên ảnh PNG hay JPG của nó, kéo vào đúng chỗ trên một trang, và chúng tôi đóng ảnh đó lên PDF. Không có chứng thư, không xác minh danh tính, không có niêm phong chống sửa đổi. Tệp nhận về trông như đã ký, và với rất nhiều loại giấy tờ, chừng đó là đủ.
Khi ảnh chữ ký là đủ dùng
- Biểu mẫu nội bộ như đề nghị thanh toán hay đơn xin nghỉ phép.
- Thỏa thuận thường ngày mà bên kia chỉ cần nhận lại bản có chữ ký, chẳng hạn báo giá của một freelancer hay phiếu đăng ký câu lạc bộ.
- Biên bản giao nhận hàng, giấy đồng ý cho con đi dã ngoại cùng lớp.
Khi nào bạn cần chữ ký số
Cổng dịch vụ công, hồ sơ thuế và hải quan, đấu thầu qua mạng, các ngành chịu quản lý chặt như y tế hay ngân hàng thường yêu cầu chữ ký số, đôi khi chỉ định cả nhà cung cấp hoặc cấp độ. Yêu cầu kiểu này thường được ghi rõ ràng. Nếu không thấy ghi, hãy hỏi bên nhận xem họ chấp nhận loại nào, và với giấy tờ có giá trị pháp lý, hãy kiểm tra quy định áp dụng cho trường hợp của bạn. Chúng tôi không thể thay bạn quyết định tài liệu cần loại chữ ký nào.
Dùng cả hai trên cùng một tệp
Thứ tự rất quan trọng. Nếu bạn muốn có ảnh chữ ký trên trang và còn phải ký số nữa, hãy đóng ảnh trước. Các công cụ của chúng tôi ghi lại toàn bộ tệp PDF, nên đưa một tệp đã ký số qua Ký PDF hay Đặt mật khẩu PDF sẽ làm hỏng chữ ký số có sẵn. Còn mật khẩu là chuyện khác hẳn: nó quyết định ai được mở tệp, chứ không chứng minh ai đã ký.
Câu hỏi thường gặp
Ký tay trên giấy rồi scan lại thì là chữ ký điện tử hay chữ ký số?
Chữ ký điện tử. Khi đã thành một tấm ảnh nằm trong PDF, nó không khác gì chữ ký vẽ bằng chuột hay ảnh tải lên. Việc nét ký ban đầu là mực thật không thêm được bằng chứng mật mã nào.
Muốn có chữ ký số thì làm thế nào?
Bạn cần một chứng thư ký số và phần mềm biết dùng nó, như Acrobat hoặc phần mềm đi kèm của nhà cung cấp. Ở Việt Nam, bạn đăng ký với một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép; họ cấp chứng thư kèm USB token hoặc dịch vụ ký từ xa. Chứng thư tự ký vẫn chạy được về mặt kỹ thuật, nhưng phần mềm của người nhận sẽ không hiển thị nó là đáng tin cậy.