Excel in PDF: Spalten abgeschnitten oder auf eigenen Seiten

Sie wandeln eine Tabelle um, und im PDF stehen auf Seite 1 die Spalten A bis H, während die Spalten I bis M erst auf Seite 5 allein auftauchen, weit weg von den Zeilen, zu denen sie gehören. Kaputt ist nichts. Der Umwandler hat das Blatt genau so gedruckt, wie es die Seiteneinrichtung der Arbeitsmappe vorgibt, und ein frisches Excel-Blatt steht auf Hochformat, 100 % Skalierung und ohne Druckbereich. Breite Tabellen passen da nicht hinein.

Warum die Lösung in Excel liegt

Unser Werkzeug „Excel in PDF“ rendert Ihre Datei mit LibreOffice, und das verhält sich wie ein Drucker: Es liest die Seiteneinrichtung, die in der Arbeitsmappe gespeichert ist. Ausrichtung, Papierformat, Seitenränder, Skalierung, Druckbereich und manuelle Seitenumbrüche kommen alle aus der Datei selbst. Ändern Sie sie dort, folgt das PDF.

Ein Haken: Was Sie nur im Druckdialog von Excel einstellen, etwa „Auswahl drucken“ oder „Druckbereich ignorieren“, wird nicht in der Arbeitsmappe gespeichert. Der Umwandler bekommt es also nie zu sehen.

Auch die seltsame Seitenreihenfolge hat einen Grund. Ist ein Blatt zu breit und zu lang, laufen die Seiten erst nach unten, dann nach rechts. Sie bekommen also alle Zeilen der Spalten A bis H, bevor die erste Seite ab Spalte I kommt. Deshalb scheinen die überzähligen Spalten bis zum Schluss verschwunden.

Vor dem Umwandeln passend machen

1. Öffnen Sie Ansicht → Umbruchvorschau. Die blauen Linien zeigen genau, wo jede Seite endet.
2. Wählen Sie unter Seitenlayout → Ausrichtung das Querformat. Das allein rettet schon viele Tabellen.
3. Setzen Sie auf derselben Registerkarte in der Gruppe „An Format anpassen“ die Breite auf 1 Seite und lassen Sie die Höhe auf Automatisch. Excel verkleinert das Blatt dann gerade so weit, dass alle Spalten passen, und die Zeilen verteilen sich auf so viele Seiten wie nötig.
4. Markieren Sie den Bereich, den Sie wirklich weitergeben wollen, und wählen Sie Seitenlayout → Druckbereich → Druckbereich festlegen.
5. Speichern Sie die Arbeitsmappe und laden Sie sie hoch.

Stellen Sie bei einem langen Blatt nicht Breite und Höhe auf 1 Seite. Dann bekommen Sie eine einzige Seite mit Schrift, die niemand mehr lesen kann.

Bei lesbarer Schriftgröße immer noch zu breit?

• Blenden Sie Spalten aus, die Ihre Leser nicht brauchen, etwa interne Kennnummern oder Hilfsspalten. Ausgeblendete Spalten fehlen im PDF.
• Stellen Sie die Seitenränder auf „Schmal“ und lassen Sie lange Spaltenköpfe umbrechen, damit diese Spalten schmaler werden können.
• Ein größeres Papierformat unter Seitenlayout → Format schafft mehr Platz. Nehmen Sie A3 aber nur, wenn der Empfänger es auch drucken kann. In vielen Bürodruckern liegt nur A4.
• Bei Tabellen über mehrere Seiten wählen Sie Seitenlayout → Drucktitel und tragen die Kopfzeile bei „Wiederholungszeilen oben“ ein. Dann steht sie auf jeder Seite.

Seiten, die Sie nicht bestellt haben

Jedes sichtbare Blatt der Arbeitsmappe wird umgewandelt, und jedes beginnt auf einer neuen Seite. Ein vergessenes Blatt „Notizen“ oder ein alter Entwurf taucht dann am Ende auf. Löschen Sie es oder blenden Sie es aus, ausgeblendete Blätter werden übersprungen.

Leere oder fast leere Seiten bedeuten meist, dass weit außerhalb Ihrer Tabelle noch etwas steht: ein verirrter Wert in Spalte AB oder eine Zelle, die jemand Hunderte Zeilen weiter unten formatiert hat. Drücken Sie Strg+Ende, um zu sehen, wo Excel das Blattende vermutet. Räumen Sie auf, was Sie dort finden, oder legen Sie einfach einen Druckbereich fest.

Schriften können ein wenig verschieben

LibreOffice bringt die Microsoft-Schriften nicht mit. Für Calibri und Cambria nutzt es metrisch kompatible Gegenstücke, die Breiten stimmen also. Eine weniger verbreitete Schrift wird unter Umständen durch eine etwas breitere ersetzt, und bei einem Blatt, das in Excel gerade eben passt, schiebt das die letzte Spalte auf eine eigene Seite. Lassen Sie etwas Spielraum, oder bleiben Sie bei Tabellen, die als PDF rausgehen, bei den Office-Standardschriften.

Häufige Fragen

Kann ich nur ein Blatt aus der Arbeitsmappe umwandeln?

Eine Blattauswahl gibt es bei uns nicht, das erledigen Sie in Excel. Blenden Sie die anderen Blätter aus, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Blattregister, wählen „Verschieben oder kopieren“, setzen das Häkchen bei „Kopie erstellen“ und nehmen als Ziel eine neue Arbeitsmappe. Die speichern Sie und wandeln sie um.

Der Empfänger braucht die Zahlen, keinen Ausdruck. Was dann?

Schicken Sie nach Möglichkeit gleich die .xlsx. Liegt nur das PDF vor, holt „PDF in Excel“ jede Tabelle in ein eigenes Blatt zurück, was allemal besser ist als Abtippen.