Excel naar PDF knipt kolommen af? Begin bij de pagina-instelling
Door het team van FreePDF ·
Je zet een werkblad om en de PDF toont op pagina 1 de kolommen A tot en met H, terwijl I tot en met M pas op pagina 5 opduiken, ver weg van de rijen waar ze bij horen. Er is niets stuk. De converter heeft het blad afgedrukt precies zoals de pagina-instelling in de werkmap voorschreef, en een nieuw Excel-blad staat standaard op staand, 100% schaal en geen afdrukbereik. Daar past een breed blad niet in.
Waarom je het in Excel moet oplossen
Onze tool Excel naar PDF verwerkt je bestand met LibreOffice, en dat gedraagt zich als een printer: het leest de pagina-instelling die in de werkmap is opgeslagen. Afdrukstand, papierformaat, marges, schaal, het afdrukbereik en eventuele handmatige pagina-einden komen allemaal uit het bestand zelf. Pas je ze daar aan, dan volgt de PDF.
Eén addertje. Keuzes die je alleen in het afdrukvenster van Excel maakt, zoals Selectie afdrukken of Afdrukbereik negeren, worden niet in de werkmap bewaard. De converter krijgt ze dus nooit te zien.
Ook de vreemde paginavolgorde heeft een verklaring. Is een blad zowel te breed als te lang, dan lopen de pagina's eerst naar beneden en pas daarna naar rechts. Je krijgt alle rijen van kolom A tot en met H voordat de eerste pagina met kolom I verschijnt, en daarom lijken die kolommen tot het einde verdwenen.
Zorg dat het past voordat je omzet
- Open Beeld → Pagina-einde-voorbeeld. De blauwe lijnen laten precies zien waar elke pagina ophoudt.
- Ga naar Pagina-indeling → Afdrukstand en kies Liggend. Dat alleen lost al veel op.
- Zet in de groep Aanpassen aan op hetzelfde tabblad de Breedte op 1 pagina en laat de Hoogte op Automatisch staan. Excel verkleint het blad net genoeg om alle kolommen te laten passen, en de rijen lopen door over zoveel pagina's als nodig.
- Selecteer het bereik dat je echt wilt delen en kies Pagina-indeling → Afdrukbereik → Afdrukbereik bepalen.
- Sla de werkmap op en upload hem.
Zet bij een lang blad niet zowel de breedte als de hoogte op 1 pagina. Dan krijg je één pagina met tekst die te klein is om te lezen.
Op een leesbare grootte nog steeds te breed?
- Verberg kolommen die je lezer niet nodig heeft, zoals interne nummers of hulpkolommen. Verborgen kolommen komen niet in de PDF.
- Zet de marges op Smal, en laat tekst in lange kopcellen teruglopen zodat die kolommen smaller kunnen.
- Een groter papierformaat via Pagina-indeling → Formaat geeft meer ruimte, maar kies A3 alleen als de ontvanger dat ook echt kan afdrukken.
- Loopt een tabel over meerdere pagina's, stel dan via Pagina-indeling → Titels afdrukken in welke rijen bovenaan herhaald moeten worden. De koprij staat dan op elke pagina.
Pagina's waar je niet om vroeg
Elk zichtbaar werkblad in de werkmap wordt omgezet, en elk begint op een nieuwe pagina. Een vergeten tabblad met aantekeningen of een oude conceptversie duikt dan achteraan op. Verwijder of verberg het; verborgen bladen worden overgeslagen.
Lege of bijna lege pagina's betekenen meestal dat er iets ver buiten je tabel staat: een verdwaalde waarde in kolom AB, of een cel die iemand honderden rijen lager heeft opgemaakt. Druk op Ctrl+End om te zien waar Excel denkt dat het blad eindigt. Wis wat je daar vindt, of stel gewoon een afdrukbereik in.
Lettertypen kunnen net iets verschuiven
LibreOffice heeft de lettertypen van Microsoft niet aan boord. Voor Calibri en Cambria gebruikt het vervangers met dezelfde tekenbreedtes, dus daar klopt alles. Een minder gangbaar lettertype kan worden vervangen door een dat iets breder is, en op een blad dat in Excel maar net past, is dat genoeg om de laatste kolom naar een eigen pagina te duwen. Houd wat speling aan, of gebruik de standaard Office-lettertypen voor bladen die je als PDF deelt.
Veelgestelde vragen
Kan ik maar één werkblad uit een werkmap omzetten?
Wij hebben geen keuzelijst voor bladen, dus dat regel je in Excel. Verberg de andere bladen, of klik met rechts op het tabblad, kies Verplaatsen of kopiëren, vink Kopie maken aan en zet het in een nieuwe map. Sla die op en zet hem om.
De ontvanger wil met de cijfers rekenen, niet afdrukken
Stuur dan liever de .xlsx zelf. Heeft de ander alleen de PDF, dan haalt PDF naar Excel elke tabel terug naar een eigen werkblad, en dat is altijd beter dan overtypen.