Excel sang PDF bị mất cột, tràn sang trang khác: cách sửa
Bởi đội ngũ FreePDF ·
Bạn chuyển bảng chấm công tháng sang PDF, trang 1 chỉ có cột họ tên và mười mấy ngày đầu, còn các ngày cuối tháng cùng cột tổng công lại nằm riêng ở trang 5, cách xa những dòng mà chúng thuộc về. Không có gì hỏng cả. Công cụ đã in bảng tính đúng như phần thiết lập trang trong tệp chỉ định, mà một trang tính Excel mới tạo luôn để khổ dọc, tỷ lệ 100% và không có vùng in. Bảng rộng thì không vừa kiểu đó.
Vì sao phải sửa ngay trong Excel
Công cụ Excel sang PDF của chúng tôi kết xuất tệp bằng LibreOffice, và nó hoạt động như một máy in: đọc thiết lập trang được lưu trong sổ tính. Hướng giấy, khổ giấy, lề, tỷ lệ, vùng in và các dấu ngắt trang bạn tự đặt đều lấy từ chính tệp. Đổi chúng trong tệp thì PDF sẽ đổi theo.
Có một điểm cần biết. Những lựa chọn bạn chỉ đặt trong hộp thoại In của Excel, như Print Selection hay Ignore Print Area, không được lưu vào sổ tính, nên công cụ không bao giờ thấy chúng.
Thứ tự trang lạ lùng kia cũng có lý do. Khi một trang tính vừa quá rộng vừa quá dài, trang được chia theo chiều dọc trước rồi mới sang ngang. Bạn nhận đủ mọi dòng của nhóm cột đầu, sau đó mới đến trang đầu tiên của nhóm cột tiếp theo, nên các cột bị tràn tưởng như biến mất cho đến cuối tệp.
Cho bảng vừa trang trước khi chuyển
Các bước dưới đây ghi tên menu tiếng Anh; nếu Office của bạn dùng giao diện tiếng Việt, vị trí các nút vẫn như vậy.
- Mở View → Page Break Preview. Các đường kẻ xanh cho thấy chính xác mỗi trang sẽ kết thúc ở đâu.
- Vào Page Layout → Orientation, chọn Landscape (khổ ngang). Chỉ bước này thôi đã đủ cho khá nhiều bảng.
- Trong nhóm Scale to Fit trên cùng thẻ đó, đặt Width là 1 page và để Height ở Automatic. Excel thu nhỏ bảng vừa đủ để mọi cột nằm gọn trên một trang, còn các dòng chảy sang bao nhiêu trang tùy cần.
- Chọn vùng bạn thật sự muốn chia sẻ, rồi vào Page Layout → Print Area → Set Print Area.
- Lưu sổ tính rồi tải lên.
Đừng đặt cả Width lẫn Height là 1 page cho một bảng dài. Kết quả sẽ là một trang duy nhất với chữ nhỏ đến mức không đọc nổi.
Vẫn quá rộng khi giữ cỡ chữ đọc được?
- Ẩn những cột người đọc không cần, như mã nội bộ hay các cột tính trung gian. Cột bị ẩn sẽ không có trong PDF.
- Chuyển Margins sang Narrow, và cho chữ tự xuống dòng (Wrap Text) ở các ô tiêu đề dài để thu hẹp những cột đó.
- Khổ giấy lớn hơn trong Page Layout → Size cho bạn thêm chỗ, nhưng chỉ chọn A3 khi người nhận thật sự in được khổ đó.
- Với bảng kéo dài nhiều trang, vào Page Layout → Print Titles và đặt Rows to repeat at top. Dòng tiêu đề khi đó sẽ lặp lại ở đầu mỗi trang.
Những trang thừa bạn không hề muốn
Mọi trang tính đang hiện trong sổ tính đều được chuyển, và mỗi trang tính bắt đầu ở một trang mới. Một sheet ghi chú bị bỏ quên hay bản nháp cũ sẽ xuất hiện ở cuối PDF. Hãy xóa hoặc ẩn nó, vì trang tính bị ẩn sẽ được bỏ qua.
Trang trắng hoặc gần như trống thường có nghĩa là có gì đó nằm xa ngoài bảng: một giá trị lạc ở cột AB, hay một ô ai đó định dạng cách hàng trăm dòng bên dưới. Nhấn Ctrl+End để xem Excel nghĩ trang tính kết thúc ở đâu. Xóa thứ bạn tìm thấy ở đó, hoặc đơn giản là đặt vùng in.
Phông chữ cũng có thể làm lệch một chút
LibreOffice không đi kèm phông của Microsoft. Với Calibri, Cambria, Arial và Times New Roman, máy chủ có phông thay thế cùng số đo nên độ rộng khớp nhau. Một phông ít phổ biến hơn có thể bị thay bằng phông rộng hơn một chút, và với bảng vừa khít trong Excel, chừng đó đủ để đẩy cột cuối sang một trang riêng. Hãy chừa ra chút khoảng trống, hoặc dùng các phông Office thông dụng cho những bảng bạn sẽ gửi dưới dạng PDF.
Câu hỏi thường gặp
Tôi chỉ chuyển một sheet trong sổ tính được không?
Công cụ của chúng tôi không có ô chọn sheet, nên việc này làm trong Excel. Ẩn các sheet còn lại, hoặc nhấp chuột phải vào tên sheet, chọn Move or Copy, đánh dấu Create a copy và chọn sổ tính mới (new book). Lưu tệp đó rồi chuyển.
Người nhận cần số liệu chứ không cần bản in thì sao?
Nếu được, hãy gửi luôn tệp .xlsx. Còn nếu họ chỉ có bản PDF, công cụ PDF sang Excel sẽ đưa mỗi bảng về một trang tính riêng, đỡ hơn nhiều so với ngồi gõ lại.