Excel para PDF cortando colunas? Ajuste a configuração da página

Você converte a planilha e o PDF mostra as colunas A a H na página 1, enquanto as colunas I a M aparecem sozinhas na página 5, bem longe das linhas a que pertencem. Não há nada quebrado. O conversor imprimiu a planilha exatamente como a configuração de página da pasta de trabalho mandou, e uma planilha nova no Excel vem em retrato, escala de 100% e sem área de impressão. Planilha larga não cabe nisso.

Por que o conserto é feito no Excel

O nosso Excel para PDF processa o arquivo com o LibreOffice, que se comporta como uma impressora: ele lê a configuração de página salva dentro da pasta de trabalho. Orientação, tamanho do papel, margens, escala, área de impressão e quebras de página manuais, tudo vem do próprio arquivo. Mude lá e o PDF acompanha.

Um detalhe. O que você escolhe só na janela de impressão do Excel, como Imprimir Seleção ou Ignorar Área de Impressão, não fica salvo na pasta de trabalho, então o conversor nunca fica sabendo.

A ordem estranha das páginas também tem explicação. Quando a planilha é larga e comprida ao mesmo tempo, as páginas seguem primeiro para baixo e depois para o lado. Você recebe todas as linhas das colunas A a H antes da primeira página da coluna I em diante, e por isso as colunas que sobraram parecem sumir até o final.

Faça caber antes de converter

1. Abra Exibir → Visualização da Quebra de Página. As linhas azuis mostram exatamente onde cada página termina.
2. Vá em Layout da Página → Orientação e escolha Paisagem. Só isso já resolve muita planilha.
3. No grupo Dimensionar para Ajustar, na mesma guia, coloque Largura em 1 página e deixe Altura em Automático. O Excel reduz a planilha só o necessário para caber todas as colunas, e as linhas ocupam quantas páginas precisarem.
4. Selecione o intervalo que você quer mesmo compartilhar e escolha Layout da Página → Área de Impressão → Definir Área de Impressão.
5. Salve a pasta de trabalho e envie.

Não coloque Largura e Altura em 1 página numa planilha comprida. Você vai ganhar uma única página com letras pequenas demais para ler.

Ainda larga demais num tamanho legível?

• Oculte as colunas de que o leitor não precisa, como códigos internos ou colunas auxiliares de cálculo. Colunas ocultas ficam fora do PDF.
• Troque as Margens para Estreita e use Quebrar Texto Automaticamente nos cabeçalhos compridos, para essas colunas poderem ficar mais finas.
• Um papel maior, em Layout da Página → Tamanho, dá mais espaço, mas só escolha Ofício ou A3 se quem recebe consegue imprimir nesse tamanho. No Brasil quase todo mundo tem A4 na impressora.
• Para tabelas que ocupam várias páginas, use Layout da Página → Imprimir Títulos e defina as Linhas a repetir na parte superior. O cabeçalho passa a aparecer em todas as páginas.

Páginas a mais que você não pediu

Toda planilha visível da pasta de trabalho é convertida, e cada uma começa numa página nova. Aquela aba de Rascunho esquecida ou uma versão antiga vai aparecer no final. Exclua ou oculte; planilhas ocultas são puladas.

Páginas em branco ou quase vazias geralmente indicam que tem alguma coisa muito longe da sua tabela: um valor perdido na coluna AB ou uma célula que alguém formatou centenas de linhas abaixo. Aperte Ctrl+End para ver onde o Excel acha que a planilha termina. Limpe o que encontrar por lá, ou simplesmente defina uma área de impressão.

As fontes podem mexer um pouco

O LibreOffice não traz as fontes da Microsoft. Para Calibri e Cambria ele usa substitutas de métrica compatível, com as mesmas larguras. Uma fonte menos comum pode ser trocada por outra um pouco mais larga, e numa planilha que cabia no limite no Excel isso basta para jogar a última coluna numa página só dela. Deixe uma folga, ou fique nas fontes padrão do Office nas planilhas que você vai mandar em PDF.

Perguntas comuns

Dá para converter só uma planilha da pasta de trabalho?

Do nosso lado não há como escolher a planilha, então isso se resolve no Excel. Oculte as outras, ou clique com o botão direito na aba, escolha Mover ou Copiar, marque Criar uma cópia e mande para um novo livro. Salve esse arquivo e converta.

Quem recebe precisa dos números, não de uma impressão. E agora?

Mande o próprio .xlsx, se puder. Se a pessoa só tem o PDF, o PDF para Excel devolve cada tabela para uma aba própria, o que já poupa redigitar tudo.