Excel 轉 PDF 欄位被切掉、跑到別頁？這樣調整
由 FreePDF 團隊撰寫 ·
報表在 Excel 裡看起來很整齊，轉成 PDF 之後，第 1 頁只有 A 到 H 欄，I 到 M 欄一直到第 5 頁才冒出來，而且自己佔一頁，跟前面那幾列完全對不起來。這其實不是轉檔壞掉。轉換器是照著活頁簿裡存好的版面設定在「列印」，而新開的 Excel 工作表預設就是直向、100% 縮放、沒有設定列印範圍。表格一寬，一頁當然塞不下。
要改的地方在 Excel 裡
我們的 Excel 轉 PDF 是用 LibreOffice 來轉檔，它的行為跟印表機很像：方向、紙張大小、邊界、縮放比例、列印範圍，還有你手動插入的分頁線，全部都從檔案本身讀取。在 Excel 裡改好、存檔，PDF 就會跟著變。
要留意的是，只在 Excel 列印視窗裡臨時選的東西，例如「列印選取範圍」或「忽略列印範圍」，並不會存進活頁簿，轉檔時自然讀不到。
至於頁面順序為什麼這麼怪：表格又寬又長的時候，預設是先往下、再往右。A 到 H 欄的每一列會先全部印完，才輪到 I 欄以後的部分，所以右邊那幾欄看起來像是不見了，其實都排在最後面。
轉檔前先把版面調好
- 打開「檢視 → 分頁預覽」。藍色的線就是每一頁的邊界，哪幾欄會被切到下一頁，一看就知道。
- 到「版面配置 → 方向」選「橫向」。很多表格光是這一步就解決了。
- 在同一個索引標籤的「配合調整大小」裡，把「寬度」設成 1 頁，「高度」維持「自動」。Excel 會縮到剛好放得下所有欄，列數多就往後面的頁面接下去。
- 選取真正要給別人看的儲存格範圍，再點「版面配置 → 列印範圍 → 設定列印範圍」。
- 存檔，然後上傳。
長表格別把寬度和高度都設成 1 頁。整張表會被壓進同一頁，字小到根本看不清楚。
縮到看得清楚，還是太寬？
- 把對方用不到的欄隱藏起來，像是內部編號或中間計算用的欄位。隱藏的欄不會出現在 PDF 裡。
- 「邊界」改成「窄」。表頭文字特別長的欄，設定自動換行，欄寬就能收窄不少。
- 「版面配置 → 大小」換成 A3 會寬敞很多，前提是對方真的有能印 A3 的印表機，不然還是乖乖用 A4。
- 表格跨好幾頁的話，打開「版面配置 → 列印標題」，在「標題列」（要重複的標題列）選好表頭那一列，每一頁最上面就都會有表頭。
多出來的頁面是哪來的
活頁簿裡每一張沒隱藏的工作表都會被轉進去，而且各自從新的一頁開始。忘了刪的「備註」工作表、以前留下的草稿，都會跟在 PDF 最後面。刪掉或隱藏就好，隱藏的工作表會被略過。
如果出現空白頁，或只有一兩格內容的頁面，通常是表格外很遠的地方還有東西：AB 欄裡不小心打過的數字，或是有人對幾百列以下的儲存格設過格式。按 Ctrl+End，看 Excel 認定的最後一格在哪裡，把那裡清掉。懶得找的話，直接設定列印範圍也行。
字型也可能讓版面偏一點
LibreOffice 沒有微軟的字型。Calibri、Cambria 這類常用字型有字寬相容的替代字型，寬度大致對得上；比較冷門的字型可能被換成稍寬一點的，在 Excel 裡剛好塞滿一頁的表，最後一欄就會被擠到下一頁。中文字型也是一樣，新細明體、微軟正黑體、標楷體在伺服器上都沒有，會改用已安裝的其他中文字型，字寬不一定完全相同。要轉成 PDF 給人的表，欄寬別抓得太剛好，留點空間比較保險。
常見問題
活頁簿裡只想轉其中一張工作表，可以嗎？
我們這邊沒有挑選工作表的選項，要先在 Excel 裡處理。可以把其他工作表隱藏；或是在工作表標籤上按右鍵，選「移動或複製」，勾選「建立複本」，活頁簿選「(新活頁簿)」，把新檔案存起來再轉。
對方要的是數字，不是列印稿，怎麼辦？
能直接寄 .xlsx 就寄原檔。如果對方手上只有 PDF，可以用 PDF 轉 Excel 把每個表格還原到各自的工作表，總比一格一格重新輸入快。