Excel en PDF : colonnes coupées ou renvoyées sur une autre page
Par l'équipe FreePDF ·
Vous convertissez un tableau Excel et le PDF affiche les colonnes A à H en page 1, puis les colonnes I à M réapparaissent seules en page 5, bien après les lignes auxquelles elles appartiennent. Rien n'est cassé. Le convertisseur a imprimé la feuille exactement comme la mise en page du classeur le lui demandait, et une feuille Excel neuve est réglée en portrait, à 100 %, sans zone d'impression. Une feuille large n'y tient pas.
Pourquoi la correction se fait dans Excel
Notre outil Excel en PDF rend votre fichier avec LibreOffice, qui se comporte comme une imprimante : il lit la mise en page enregistrée dans le classeur. Orientation, format de papier, marges, mise à l'échelle, zone d'impression et sauts de page manuels viennent tous du fichier. Modifiez-les là, et le PDF suit.
Une nuance. Les choix faits uniquement dans la fenêtre Imprimer d'Excel, comme Imprimer la sélection ou Ignorer la zone d'impression, ne sont pas enregistrés dans le classeur. Le convertisseur ne les voit donc jamais.
L'ordre étrange des pages s'explique aussi. Quand une feuille est à la fois trop large et trop longue, les pages se suivent d'abord vers le bas, puis vers la droite. Vous obtenez toutes les lignes des colonnes A à H avant la première page des colonnes I et suivantes, d'où l'impression que ces colonnes ont disparu jusqu'à la fin.
Faire tenir la feuille avant la conversion
- Ouvrez Affichage → Aperçu des sauts de page. Les traits bleus montrent exactement où chaque page s'arrête.
- Allez dans Mise en page → Orientation et choisissez Paysage. Cela suffit déjà pour beaucoup de feuilles.
- Dans le groupe Mise à l'échelle du même onglet, réglez Largeur sur 1 page et laissez Hauteur sur Automatique. Excel réduit la feuille juste assez pour faire tenir toutes les colonnes, et les lignes s'étalent sur autant de pages que nécessaire.
- Sélectionnez la plage que vous voulez vraiment partager, puis Mise en page → Zone d'impression → Définir.
- Enregistrez le classeur et importez-le.
Ne réglez pas à la fois Largeur et Hauteur sur 1 page pour une longue feuille. Vous obtiendriez une seule page au texte trop petit pour être lu.
Encore trop large à une taille lisible ?
- Masquez les colonnes dont votre lecteur n'a pas besoin, identifiants internes ou colonnes de calcul intermédiaire. Les colonnes masquées n'apparaissent pas dans le PDF.
- Passez les marges en Étroites, et renvoyez à la ligne le texte des en-têtes longs pour pouvoir affiner ces colonnes.
- Un format plus grand sous Mise en page → Taille donne de la place, mais ne choisissez A3 que si le destinataire peut réellement l'imprimer. La plupart des bureaux n'ont que du A4, ou du Letter au Québec.
- Pour un tableau qui s'étend sur plusieurs pages, utilisez Mise en page → Imprimer les titres et indiquez les lignes à répéter en haut. La ligne d'en-tête apparaît alors sur chaque page.
Des pages en trop que vous n'avez pas demandées
Toutes les feuilles visibles du classeur sont converties, chacune à partir d'une nouvelle page. Un onglet Notes oublié ou un vieux brouillon se retrouvera à la fin. Supprimez-le ou masquez-le : les feuilles masquées sont ignorées.
Des pages vides ou presque signalent en général quelque chose de posé loin de votre tableau : une valeur égarée en colonne AB, ou une cellule mise en forme des centaines de lignes plus bas. Appuyez sur Ctrl+Fin pour voir où Excel pense que la feuille se termine. Effacez ce que vous y trouvez, ou définissez simplement une zone d'impression.
Les polices peuvent décaler légèrement les choses
LibreOffice n'embarque pas les polices de Microsoft. Pour Calibri et Cambria, il utilise des équivalents aux dimensions identiques, donc les largeurs correspondent. Une police moins courante peut être remplacée par une autre un peu plus large, et sur une feuille qui tenait tout juste dans Excel, cela suffit à envoyer la dernière colonne seule sur sa page. Gardez un peu de marge, ou restez sur les polices Office standard pour les feuilles que vous partagerez en PDF.
Questions fréquentes
Peut-on convertir une seule feuille d'un classeur ?
Nous n'avons pas de sélecteur de feuille, cela se passe donc dans Excel. Masquez les autres feuilles, ou faites un clic droit sur l'onglet, choisissez Déplacer ou copier, cochez Créer une copie et envoyez-la dans un nouveau classeur. Enregistrez-le, puis convertissez-le.
Le destinataire a besoin des chiffres, pas d'une impression. Que faire ?
Envoyez-lui directement le .xlsx si vous le pouvez. S'il n'a que le PDF, PDF en Excel remet chaque tableau sur sa propre feuille, ce qui vaut mieux que tout ressaisir.