Excel ke PDF kolomnya terpotong? Atur dulu hal ini di Excel

Laporan bulanan diubah ke PDF, dan halaman 1 hanya menampilkan kolom A sampai H. Kolom I sampai M baru muncul sendirian di halaman 5, jauh dari baris-baris pasangannya. Tidak ada yang rusak. Konverter mencetak lembar kerja persis seperti yang diperintahkan pengaturan halaman di dalam workbook, dan lembar Excel yang baru dibuat disetel tegak (portrait), skala 100%, tanpa area cetak. Lembar yang lebar memang tidak muat dengan setelan itu.

Kenapa perbaikannya harus di Excel

Excel ke PDF di situs kami merender file dengan LibreOffice, yang berperilaku seperti printer: ia membaca pengaturan halaman yang tersimpan di dalam workbook. Orientasi, ukuran kertas, margin, skala, area cetak, dan pemisah halaman manual semuanya diambil dari file itu sendiri. Ubah di sana, dan PDF-nya akan mengikuti.

Satu hal yang perlu diingat. Pilihan yang hanya Anda atur di dialog Print Excel, seperti Print Selection atau Ignore Print Area, tidak ikut tersimpan di workbook, jadi konverter tidak pernah melihatnya.

Urutan halaman yang aneh juga ada penjelasannya. Kalau lembar kerja terlalu lebar sekaligus terlalu panjang, halaman dicetak ke bawah dulu, baru ke samping. Anda mendapat semua baris kolom A sampai H lebih dulu, baru halaman pertama kolom I dan seterusnya. Itulah kenapa kolom yang meluber seolah hilang sampai bagian akhir.

Buat muat sebelum dikonversi

Nama menu di bawah mengikuti Excel berbahasa Inggris. Kalau Excel Anda berbahasa Indonesia, letak tombolnya sama, hanya namanya yang berbeda.

1. Buka View → Page Break Preview. Garis biru menunjukkan persis di mana setiap halaman berakhir.
2. Masuk ke Page Layout → Orientation dan pilih Landscape. Langkah ini saja sudah membereskan banyak lembar kerja.
3. Di grup Scale to Fit pada tab yang sama, isi Width dengan 1 page dan biarkan Height di Automatic. Excel mengecilkan lembar secukupnya agar semua kolom muat, sementara baris mengalir ke halaman sebanyak yang dibutuhkan.
4. Blok rentang yang memang ingin Anda bagikan, lalu pilih Page Layout → Print Area → Set Print Area.
5. Simpan workbook, lalu unggah.

Jangan isi Width dan Height sama-sama 1 page untuk lembar yang panjang. Hasilnya satu halaman dengan tulisan yang terlalu kecil untuk dibaca.

Masih terlalu lebar di ukuran yang terbaca?

• Sembunyikan kolom yang tidak dibutuhkan pembaca, seperti ID internal atau kolom bantu perhitungan. Kolom tersembunyi tidak ikut masuk ke PDF.
• Ganti Margins ke Narrow, dan aktifkan wrap text pada sel judul yang panjang supaya kolomnya bisa lebih ramping.
• Kertas yang lebih besar lewat Page Layout → Size memberi ruang lebih, tapi pilih A3 atau Legal hanya kalau penerima benar-benar bisa mencetaknya. Kantor yang terbiasa dengan F4 belum tentu punya printer A3.
• Untuk tabel yang memanjang beberapa halaman, pakai Page Layout → Print Titles lalu isi Rows to repeat at top. Baris judul akan muncul di setiap halaman.

Halaman tambahan yang tidak Anda minta

Setiap sheet yang terlihat di workbook ikut dikonversi, dan masing-masing dimulai di halaman baru. Sheet catatan yang terlupa atau draf lama akan muncul di bagian akhir. Hapus atau sembunyikan, karena sheet tersembunyi dilewati.

Halaman kosong atau hampir kosong biasanya berarti ada sesuatu jauh di luar tabel Anda: satu nilai nyasar di kolom AB, atau sel yang pernah diberi format ratusan baris di bawah. Tekan Ctrl+End untuk melihat di mana Excel menganggap lembar itu berakhir. Bersihkan apa pun yang ada di sana, atau cukup tetapkan area cetak.

Font bisa sedikit menggeser semuanya

LibreOffice tidak membawa font Microsoft. Untuk Calibri dan Cambria ia memakai pengganti yang lebar hurufnya sama. Font yang kurang umum bisa diganti dengan yang sedikit lebih lebar, dan pada lembar yang di Excel sudah pas-pasan, itu cukup untuk mendorong kolom terakhir ke halaman tersendiri. Beri sedikit ruang cadangan, atau pakai font standar Office untuk lembar yang akan dibagikan sebagai PDF.

Pertanyaan umum

Bisakah hanya satu sheet yang dikonversi?

Di sisi kami tidak ada pilihan sheet, jadi lakukan di Excel. Sembunyikan sheet lain, atau klik kanan tab sheet, pilih Move or Copy, centang Create a copy, dan kirim ke workbook baru. Simpan workbook itu, lalu konversi.

Penerima butuh angkanya, bukan hasil cetak. Bagaimana?

Kirim saja file .xlsx-nya kalau memungkinkan. Kalau yang ada tinggal PDF, PDF ke Excel menarik setiap tabel kembali ke sheet tersendiri, dan itu jauh lebih baik daripada mengetik ulang.