Lebenslauf als PDF oder Word verschicken?

Kurz gesagt: Schicken Sie ein PDF, es sei denn, die Stellenanzeige oder die Personalberatung verlangt ausdrücklich eine Word-Datei. Dann schicken Sie Word, ohne Diskussion. Die längere Antwort dreht sich darum, was jedes Format schützt und was ein Bewerbermanagementsystem braucht, um Ihren Lebenslauf überhaupt lesen zu können.

Was ein PDF Ihnen bringt

Ein PDF trägt Schriften und Layout mit sich. Wer es auf dem Laptop, in der E-Mail-Vorschau auf dem Handy oder im Browser öffnet, sieht die Seite, die Sie gestaltet haben. Eine Word-Datei wird dagegen auf jedem Rechner neu gesetzt. Fehlt dort Ihre Schrift, setzt Word eine andere mit anderen Buchstabenbreiten ein, und Ihr sauberer einseitiger Lebenslauf schiebt seine letzten zwei Zeilen auf eine zweite Seite.

Dazu kommt ein kleinerer Vorteil. Eine .docx kann unbemerkt nachverfolgte Änderungen und Kommentare enthalten, die Sie vergessen haben zu entfernen. Niemand möchte, dass jemand in der Personalabteilung die Überarbeitungen einblendet und Ihre Notiz an sich selbst zum Wunschgehalt findet.

Wann Word die richtige Wahl ist

• Die Stellenanzeige oder das Bewerbungsformular verlangt .doc oder .docx. Halten Sie sich daran, mehr Regel braucht es nicht.
• Eine Personalvermittlung bittet um Word. Agenturen übertragen Lebensläufe oft in ihre eigene Vorlage, bevor sie sie an den Kunden weitergeben, und das geht aus einer bearbeitbaren Datei viel leichter.

Nimmt das Upload-Formular beides an und sagt nichts dazu, ist ein PDF mit echtem, markierbarem Text eine sichere Wahl.

Kann Software ihn überhaupt lesen?

Viele Arbeitgeber lassen Bewerbungen durch ein Bewerbermanagementsystem laufen, das den Text aus Ihrer Datei zieht und in Felder sortiert. Es liest den Text selbst, nicht das Bild der Seite, und das zählt mehr als das Format:

• Der Text muss echt sein. Versuchen Sie, in Ihrem PDF eine Zeile zu markieren. Wird die ganze Seite wie ein Foto markiert, ist sie ein Bild, etwa ein Scan oder ein Export aus einem Designprogramm, und für Software ist die Seite leer.
• Wichtige Angaben gehören nicht ins Bild. Ein Bewerbungsfoto ist in Ordnung, aber Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sollten getippter Text sein, nicht Teil einer Grafik und nicht nur neben Symbolen stehen.
• Sparsam mit Spalten. Zweispaltige Layouts werden unter Umständen quer über die Seite gelesen, und dann landet Ihre Seitenleiste mit Kenntnissen mitten im beruflichen Werdegang. Eine einzige Spalte ist am sichersten.
• Schlichte Abschnittsüberschriften wie Berufserfahrung, Ausbildung und Kenntnisse funktionieren besser als originelle.

Für eine grobe Vorschau dessen, was Software sieht, schicken Sie Ihr PDF durch „PDF in Text“ und lesen das Ergebnis von oben nach unten. Ist es durcheinander oder leer, tut sich auch ein Parser schwer.

Eine bearbeitbare Masterdatei behalten

Schreiben und pflegen Sie den Lebenslauf in Word oder Google Docs, behalten Sie diese Datei als Vorlage und erzeugen Sie für jede Bewerbung ein frisches PDF. Unser Werkzeug „Word in PDF“ ersetzt verbreitete Office-Schriften wie Calibri, Arial und Times New Roman durch Gegenstücke mit exakt denselben Buchstabenbreiten, die Zeilenumbrüche bleiben also stehen. Eine weniger verbreitete Schrift wird womöglich durch eine ähnliche, aber nicht identische ersetzt. Öffnen Sie das PDF vor dem Absenden und prüfen Sie die Seitenzahl und die letzte Zeile jedes Abschnitts. Hat sich etwas verschoben, exportieren Sie direkt aus Word (Datei → Speichern unter → PDF) oder wechseln auf eine Standardschrift.

Das Original ist weg, und Sie haben nur noch das PDF? „PDF in Word“ bringt Ihnen eine bearbeitbare Datei zurück. Rechnen Sie damit, danach einige Abstände nachzuziehen. Aus einem gescannten PDF bekommen Sie auf diesem Weg keinen bearbeitbaren Text. Holen Sie die Wörter bei einem Scan mit „PDF in Text“ und eingeschalteter OCR heraus und fügen Sie sie in ein neues Dokument ein. Umlaute sollten Sie danach gegenlesen, weil unsere Texterkennung nur für Englisch eingerichtet ist.

Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse in einer Datei

Im deutschsprachigen Raum ist es üblich, die Bewerbungsunterlagen als ein einziges PDF zu schicken: vorn das Anschreiben, dann der Lebenslauf, dahinter die Zeugnisse. Das erspart der Personalabteilung das Zusammensuchen mehrerer Anhänge und passt zu Portalen, die nur ein Dokument annehmen. Wandeln Sie Anschreiben und Lebenslauf einzeln in PDF um, scannen Sie die Zeugnisse und fügen Sie dann alles in der richtigen Reihenfolge zusammen. Behalten Sie dabei die Dateigröße im Blick, denn gescannte Zeugnisse sind meist der schwerste Teil.

Der Dateiname ist für die Person, die herunterlädt

Wer vierzig Anhänge namens lebenslauf.pdf vor sich hat, freut sich über Lena-Schroeder-Lebenslauf.pdf. Schicken Sie die ganze Mappe, passt Lena-Schroeder-Bewerbung-Controlling.pdf. Lassen Sie Versionsnummern und das Wort „final“ weg, und schreiben Sie Umlaute und ß im Dateinamen aus (ö als oe, ß als ss), weil manche Upload-Systeme sie verstümmeln.

Häufige Fragen

Soll ich den Lebenslauf als PDF und als Word-Datei anhängen?

Meist nicht. Zwei Anhänge desselben Dokuments wirken unentschlossen und zwingen den Leser zur Wahl. Schicken Sie das verlangte Format oder, wenn nichts gesagt wurde, ein PDF, und bieten Sie Word an, falls gewünscht.

Ist ein Lebenslauf aus Canva oder einem anderen Designprogramm in Ordnung?

Durchaus, wenn der Export echten Text enthält. Prüfen Sie das, indem Sie im PDF eine Zeile markieren. Designvorlagen setzen allerdings stark auf Spalten, Symbole und Text in Formen, also genau das, woran Parser scheitern. Für Online-Bewerbungen ist ein schlichteres Layout deshalb die sicherere Wahl.