Cv als PDF of als Word-bestand versturen?

Kort antwoord: stuur je cv als PDF, tenzij de vacature of de recruiter om een Word-bestand vraagt. Dan stuur je Word, zonder discussie. Het langere antwoord gaat over wat elk formaat beschermt, en over wat een sollicitatiesysteem nodig heeft om je cv überhaupt te kunnen lezen. Dat geldt trouwens net zo goed voor je motivatiebrief.

Wat een PDF je oplevert

Een PDF neemt zijn lettertypen en opmaak mee. Of de selecteur je cv nu opent op een laptop, in het voorbeeldvenster van een mail-app op de telefoon of in een browsertabblad: overal verschijnt de pagina die jij hebt ontworpen. Een Word-bestand wordt op elke computer opnieuw opgemaakt. Heeft de lezer jouw lettertype niet, dan kiest Word een ander met andere tekenbreedtes, en dan kunnen de laatste twee regels van je keurige cv van één pagina ineens op een tweede belanden.

Er is nog een klein voordeel. Een .docx kan ongemerkt bijgehouden wijzigingen en opmerkingen bevatten die je vergat weg te halen. Je wilt niet dat een recruiter de markeringen aanzet en jouw notitie aan jezelf over het salaris tegenkomt.

Wanneer Word de juiste keuze is

• De vacature of het sollicitatieformulier vraagt om .doc of .docx. Volg de instructie, meer regel is er niet.
• Een recruitmentbureau wil Word. Bureaus zetten cv's van kandidaten vaak over in hun eigen sjabloon voordat ze die naar een opdrachtgever sturen, en dat gaat een stuk makkelijker vanuit een bewerkbaar bestand.

Accepteert het uploadformulier allebei en staat er verder niets bij, dan zit je goed met een PDF waarin de tekst echt selecteerbaar is. Stuur dan ook niet uit voorzorg allebei mee: twee bijlagen met hetzelfde cv komen besluiteloos over. Bied Word aan als ze erom vragen.

Kan de software je cv wel lezen?

Veel werkgevers laten sollicitaties door een applicant tracking system (ATS) lopen dat de tekst uit je bestand haalt en in velden verdeelt. Zo'n systeem leest de tekst zelf, niet het beeld van de pagina, en dat is belangrijker dan het formaat:

• De tekst moet echte tekst zijn. Probeer in je PDF een regel te selecteren. Licht de hele pagina op als een foto, dan is het een afbeelding, bijvoorbeeld een scan of een export uit een ontwerpprogramma, en voor software is die pagina leeg.
• Zet belangrijke gegevens niet in een afbeelding. Een logo mag, maar je naam, e-mailadres en telefoonnummer moeten getypte tekst zijn, niet onderdeel van een banner of alleen naast icoontjes.
• Wees zuinig met kolommen. Een opmaak met twee kolommen wordt soms dwars over de pagina gelezen, waardoor je vaardigheden uit de zijbalk tussen je werkervaring door komen te staan. Eén kolom is het veiligst.
• Gebruik gewone kopjes zoals Werkervaring, Opleiding en Vaardigheden, geen originele vondsten.

Wil je ruwweg zien wat de software binnenkrijgt, haal je PDF dan door PDF naar tekst en lees het resultaat van boven naar beneden. Is het een rommeltje of leeg, dan heeft een ATS er ook moeite mee.

Houd één bewerkbare basisversie

Schrijf en onderhoud je cv in Word of Google Docs, bewaar dat bestand als basisversie en maak voor elke sollicitatie een nieuwe PDF. Onze tool Word naar PDF gebruikt voor gangbare Office-lettertypen als Calibri, Arial en Times New Roman vervangers met precies dezelfde tekenbreedtes, dus je regels breken op dezelfde plek af. Een minder gebruikelijk lettertype kan worden vervangen door iets wat erop lijkt maar niet gelijk is. Open de PDF voordat je hem verstuurt en controleer het aantal pagina's en de laatste regel van elk onderdeel. Is er iets verschoven, exporteer dan vanuit Word zelf (Bestand → Opslaan als → PDF) of kies een standaardlettertype.

Origineel kwijt en alleen de PDF nog over? Met PDF naar Word krijg je een bewerkbaar bestand terug. Reken erop dat je daarna wat witruimte moet rechtzetten. Een gescande PDF levert op deze manier geen bewerkbare tekst op; haal bij een scan de tekst eruit met PDF naar tekst en de optie OCR uitvoeren aangevinkt, en plak die in een nieuw document.

Geef het bestand een naam voor wie het downloadt

Een recruiter met veertig bijlagen die allemaal cv.pdf heten, is blij met Sanne-de-Vries-cv.pdf. Pas je je cv per functie aan, zet de functie erbij: Sanne-de-Vries-cv-data-analist.pdf. Laat versienummers en het woord „definitief” weg, en ook accenten in de bestandsnaam, want sommige uploadsystemen maken daar brokken van. Heet je Chloë, noem het bestand dan gewoon Chloe.

Veelgestelde vragen

Stuur ik cv en motivatiebrief als één PDF of als twee bestanden?

Doe wat het formulier vraagt. Zijn er twee uploadvelden, gebruik ze allebei. Is er maar één, voeg de motivatiebrief en het cv dan samen tot één PDF, met de brief voorop. Mail je zelf, dan zijn twee duidelijk benoemde bijlagen prima.

Is een cv uit Canva of een ander ontwerpprogramma goed genoeg?

Dat kan, als de export echte tekst bevat. Test het door in de PDF een regel te selecteren. Ontwerpsjablonen leunen bovendien zwaar op kolommen, icoontjes en tekst in vormen, precies waar een ATS over struikelt. Voor online sollicitaties is een eenvoudiger opmaak dus de veiligere gok.