CV sebaiknya dikirim dalam PDF atau Word?

Jawaban singkatnya: kirim CV dalam PDF, kecuali lowongan atau rekruternya meminta file Word. Kalau diminta Word, kirim Word, tidak perlu berdebat. Jawaban panjangnya menyangkut apa yang dijaga masing-masing format, dan apa yang dibutuhkan sistem rekrutmen supaya CV Anda bisa terbaca sama sekali.

Keunggulan PDF

PDF membawa font dan tata letaknya sendiri. HRD yang membukanya di laptop, di pratinjau email ponsel, atau di tab browser akan melihat halaman persis seperti yang Anda rancang. File Word disusun ulang di setiap komputer yang membukanya. Kalau pembacanya tidak punya font yang Anda pakai, Word menggantinya dengan font lain yang lebar hurufnya berbeda, dan CV satu halaman yang rapi bisa mendorong dua baris terakhirnya ke halaman kedua.

Ada keuntungan kecil lainnya. File .docx bisa diam-diam masih menyimpan tracked changes dan komentar yang lupa Anda bersihkan. Jangan sampai rekruter menekan “Show Markup” dan menemukan catatan pribadi Anda soal ekspektasi gaji.

Kapan Word justru pilihan yang benar

• Lowongan atau formulir lamaran meminta .doc atau .docx. Ikuti saja, aturannya sesederhana itu.
• Agensi rekrutmen atau headhunter meminta Word. Mereka sering memindahkan CV kandidat ke template mereka sendiri sebelum dikirim ke klien, dan itu jauh lebih mudah dari file yang bisa diedit.

Kalau formulir unggahan menerima keduanya dan tidak menyebut preferensi, PDF dengan teks asli yang bisa dipilih adalah pilihan aman.

Bisakah CV Anda dibaca mesin?

Banyak perusahaan menyaring lamaran dengan ATS (applicant tracking system) yang menarik teks dari file Anda lalu memilahnya ke kolom-kolom data. Yang dibaca adalah teksnya, bukan tampilan halamannya, dan ini lebih menentukan daripada formatnya:

• Teksnya harus teks sungguhan. Coba blok satu baris di PDF Anda. Kalau seluruh halaman tersorot seperti foto, berarti isinya gambar, entah hasil scan atau ekspor dari aplikasi desain, dan bagi mesin halaman itu kosong.
• Jangan taruh data penting di dalam gambar. Foto atau logo tidak masalah, tetapi nama, email, dan nomor HP harus berupa teks yang diketik, bukan bagian dari banner atau hanya ditulis di samping ikon.
• Batasi kolom. Tata letak dua kolom bisa terbaca lurus menyeberang halaman, sehingga daftar keahlian di sidebar bercampur dengan riwayat pekerjaan. Satu kolom paling aman.
• Pakai judul bagian yang lugas, seperti Pengalaman Kerja, Pendidikan, dan Keahlian, bukan judul yang terlalu kreatif.

Untuk gambaran kasar apa yang ditangkap mesin, jalankan PDF Anda lewat PDF ke Teks dan baca hasilnya dari atas ke bawah. Kalau urutannya kacau atau kosong, sistem penyaring pun akan kesulitan.

CV, KTP, ijazah: jadikan satu file

Banyak lowongan di Indonesia meminta lebih dari CV: surat lamaran, scan KTP, ijazah, transkrip nilai, kadang sertifikat. Kalau formulirnya hanya punya satu kolom unggahan, atau HRD meminta semuanya dikirim lewat email, satukan dalam satu PDF dengan Gabung PDF, dengan CV di halaman pertama. Foto KTP atau ijazah dari HP bisa diubah dulu dengan JPG ke PDF. Setelah digabung, cek ukurannya, karena scan dokumen cepat membuat file membesar dan banyak portal membatasi ukuran unggahan.

Simpan satu master yang bisa diedit

Tulis dan perbarui CV di Word atau Google Docs, simpan file itu sebagai master, lalu buat PDF baru setiap kali melamar. Word ke PDF di situs kami memakai pengganti untuk font Office yang umum seperti Calibri, Arial, dan Times New Roman dengan lebar huruf yang sama persis, jadi pergantian barisnya tidak bergeser. Font yang kurang umum bisa diganti dengan yang mirip tapi tidak identik. Buka PDF-nya sebelum dikirim, lalu cek jumlah halaman dan baris terakhir tiap bagian. Kalau ada yang bergeser, ekspor langsung dari Word (File → Save As → PDF) atau ganti ke font standar.

File aslinya hilang dan tinggal PDF-nya? PDF ke Word bisa mengembalikan versi yang bisa diedit, meski Anda mungkin perlu merapikan spasinya. PDF hasil scan tidak akan menghasilkan teks yang bisa diedit dengan cara ini. Untuk scan, ambil teksnya dengan PDF ke Teks sambil mencentang opsi OCR, lalu tempel ke dokumen baru.

Beri nama file yang jelas

Rekruter yang menerima empat puluh lampiran bernama cv.pdf akan berterima kasih pada CV-Dimas-Pratama.pdf. Kalau Anda menyesuaikan CV per posisi, tambahkan posisinya: CV-Dimas-Pratama-Data-Analyst.pdf. Hindari nomor versi, kata “final” atau “revisi”, dan simbol aneh di nama file, karena sebagian sistem unggahan mengacaukannya.

Pertanyaan umum

Perlukah melampirkan versi PDF dan Word sekaligus?

Biasanya tidak. Dua lampiran berisi dokumen yang sama terkesan ragu dan membuat pembaca harus memilih. Kirim format yang diminta, atau PDF kalau tidak disebutkan, lalu tawarkan versi Word bila mereka membutuhkannya.

Apakah CV buatan Canva aman dipakai?

Bisa, asalkan ekspornya mempertahankan teks asli. Cek dengan memblok satu baris di PDF-nya. Template desain juga sering mengandalkan kolom, ikon, dan teks di dalam bentuk, dan justru hal-hal itulah yang membuat ATS tersandung. Untuk lamaran online, tata letak yang lebih sederhana lebih aman.