Gửi CV bằng PDF hay Word thì tốt hơn?
Bởi đội ngũ FreePDF ·
Trả lời ngắn: gửi CV dạng PDF, trừ khi tin tuyển dụng hoặc người tuyển dụng yêu cầu tệp Word. Khi đó cứ gửi Word, không cần băn khoăn. Câu trả lời dài hơn nằm ở chỗ mỗi định dạng giữ được gì cho bạn, và phần mềm lọc hồ sơ cần gì để đọc được CV ngay từ đầu.
PDF giữ cho CV đúng như bạn thiết kế
PDF mang theo phông chữ và bố cục của nó. Người tuyển dụng mở trên laptop, xem trước trong ứng dụng email trên điện thoại hay mở trong một thẻ trình duyệt đều thấy đúng trang bạn đã dàn. Tệp Word thì được dàn lại trên mỗi máy mở nó. Nếu máy người đọc không có phông bạn dùng, Word thay bằng phông khác với độ rộng chữ khác, và bản CV một trang gọn gàng có thể đẩy hai dòng cuối sang trang thứ hai.
Còn một lợi ích nhỏ nữa. Tệp .docx có thể lặng lẽ giữ lại các thay đổi đã theo dõi (Track Changes) và bình luận mà bạn quên xóa. Chẳng ai muốn nhà tuyển dụng bật chế độ hiện đánh dấu rồi đọc được dòng tự nhắc về mức lương mong muốn.
Khi nào nên gửi Word
- Tin tuyển dụng hoặc biểu mẫu ứng tuyển ghi rõ .doc hay .docx. Làm theo hướng dẫn, quy tắc chỉ có vậy.
- Công ty headhunt yêu cầu Word. Họ thường chuyển CV của ứng viên sang mẫu riêng của họ trước khi gửi cho khách hàng, và làm việc đó từ tệp chỉnh sửa được dễ hơn nhiều.
Nếu ô tải lên nhận cả hai định dạng và không nói gì thêm, một tệp PDF có chữ thật, chọn được là lựa chọn an toàn.
Phần mềm có đọc được CV của bạn không?
Nhiều doanh nghiệp đưa hồ sơ qua hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS). Hệ thống này rút chữ ra khỏi tệp rồi xếp vào từng trường thông tin. Nó đọc chữ, không đọc hình ảnh của trang, và điều này quan trọng hơn chuyện chọn định dạng nào:
- Chữ phải là chữ thật. Thử bôi đen một dòng trong PDF. Nếu cả trang sáng lên như một tấm ảnh thì đó là ảnh, có thể là bản scan hoặc tệp xuất từ công cụ thiết kế, và với phần mềm thì trang đó trống trơn.
- Đừng để thông tin chính nằm trong ảnh. Ảnh chân dung hay logo không sao, nhưng họ tên, email và số điện thoại phải là chữ gõ, không nằm trong một dải banner hay chỉ đứng cạnh các biểu tượng.
- Hạn chế chia cột. Bố cục hai cột có thể bị đọc thẳng ngang trang, khiến cột kỹ năng xen lẫn vào phần kinh nghiệm làm việc. Một cột là an toàn nhất.
- Dùng tên mục đơn giản như Kinh nghiệm làm việc, Học vấn, Kỹ năng thay vì những tiêu đề sáng tạo.
Muốn xem sơ bộ phần mềm thấy gì, hãy chạy CV qua công cụ PDF sang văn bản rồi đọc kết quả từ trên xuống. Nếu chữ lộn xộn hoặc trống, hệ thống lọc hồ sơ cũng sẽ vất vả.
Giữ một bản gốc chỉnh sửa được
Hãy viết và cập nhật CV trong Word hoặc Google Docs, giữ tệp đó làm bản gốc, và mỗi lần ứng tuyển thì xuất một bản PDF mới. Công cụ Word sang PDF của chúng tôi có phông thay thế cho Calibri, Arial và Times New Roman với độ rộng chữ khớp hoàn toàn, nên dòng chữ ngắt đúng chỗ. Một phông ít phổ biến hơn có thể bị thay bằng phông gần giống nhưng không y hệt. Hãy mở PDF trước khi gửi, kiểm tra số trang và dòng cuối của mỗi mục. Nếu có gì bị xê dịch, hãy xuất thẳng từ Word (File → Save As → PDF) hoặc chuyển sang một phông thông dụng.
Mất tệp gốc, chỉ còn bản PDF? Công cụ PDF sang Word trả lại cho bạn một tệp chỉnh sửa được, dù sau đó có thể phải chỉnh lại khoảng cách đôi chỗ. Cách này không cho chữ sửa được từ một bản PDF scan. Với bản scan, hãy dùng PDF sang văn bản với tùy chọn “Chạy OCR”, rồi dán chữ vào một tài liệu mới. Lưu ý OCR của chúng tôi chỉ đọc tiếng Anh: CV tiếng Anh ra kết quả dùng được, còn CV tiếng Việt sẽ mất gần hết dấu, gõ lại còn nhanh hơn.
Đặt tên tệp cho người tải về
Một người tuyển dụng nhận bốn mươi tệp tên CV.pdf sẽ thấy dễ chịu hơn nhiều với Nguyen-Thi-Lan-CV.pdf. Nếu bạn chỉnh CV theo từng vị trí, thêm tên vị trí vào: Nguyen-Thi-Lan-CV-Chuyen-vien-phan-tich-du-lieu.pdf. Bỏ số phiên bản và chữ “final”, và viết tên tệp không dấu, vì một số hệ thống tải lên làm hỏng chữ có dấu trong tên tệp.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đính kèm cả bản PDF lẫn bản Word?
Thường là không. Hai tệp đính kèm cùng một nội dung trông thiếu dứt khoát và bắt người đọc phải chọn. Gửi đúng định dạng được yêu cầu, hoặc PDF nếu không ai nói gì, và nhắn thêm rằng bạn có bản Word nếu họ cần.
CV làm trên Canva hay trang tạo CV trực tuyến có ổn không?
Có thể ổn, miễn bản xuất ra giữ chữ thật. Kiểm tra bằng cách bôi đen một dòng trong PDF. Các mẫu thiết kế cũng rất chuộng chia cột, biểu tượng và chữ nằm trong hình khối, đúng những thứ phần mềm lọc hồ sơ hay đọc sai, nên với hồ sơ nộp trực tuyến, một bố cục đơn giản sẽ chắc ăn hơn.