履歴書・職務経歴書は PDF と Word のどちらで送る？
FreePDFチーム ·
先に結論を言うと、履歴書や職務経歴書は、指定がなければ PDF で送るのが無難です。募集要項や採用担当者、転職エージェントが Word や Excel を指定しているなら、迷わずそれに従ってください。手書きの履歴書を求める会社も一部にはありますが、そのときも指示が最優先です。ここから先は、それぞれの形式が何を守ってくれるのか、そして応募書類を読み取るシステムが何を必要としているのか、という少し長めの話です。
PDF で送ると何が守られるか
PDF はフォントとレイアウトを一緒に持ち運びます。採用担当者がノートパソコンで開いても、スマホのメールのプレビューで見ても、ブラウザのタブで開いても、あなたが整えたとおりのページが表示されます。Word のファイルは、開くパソコンごとにレイアウトし直されます。相手の環境にあなたの使ったフォントがなければ字幅の違う別のフォントに置き換わり、A4 一枚にきっちり収めた職務経歴書の最後の二行が二枚目にこぼれることもあります。
小さな利点もあります。.docx には、消し忘れた変更履歴やコメントが残っていることがあります。採用担当者が「変更内容の表示」を押したら、希望年収についての自分用メモが出てきた、という事態は誰も望まないはずです。
Word や Excel で出すべきとき
- 募集要項や応募フォームが .docx や .xlsx を指定している。指示に従う、それだけです。
- 転職エージェントが Word を求めている。エージェントは応募者の書類を自社のフォーマットに整え直してから企業に送ることが多く、編集できるファイルのほうがずっと扱いやすいのです。
アップロード欄がどちらも受け付けていて、特に何も書かれていなければ、文字が選択できる本物のテキストの PDF にしておけば安心です。
システムは中身を読めるか
応募を採用管理システムで受け付け、ファイルから文字を抜き出して項目ごとに振り分けている企業は少なくありません。システムが読むのはページの見た目ではなく文字そのもので、形式以上にここが効いてきます。
- 文字は本物であること。PDF の一行を選択してみてください。ページ全体が写真のように反転するなら、それは画像です。スキャンやデザインツールからの書き出しによくあり、システムから見ると白紙と同じです。
- 大事な情報を画像に入れない。証明写真やロゴは問題ありませんが、氏名、メールアドレス、電話番号は、見出しの画像に組み込んだりアイコンの横にだけ書いたりせず、文字として入力しておきます。
- 段組みは控えめに。二段組みはページを横一直線に読まれることがあり、スキルの欄と職歴が一行ずつ混ざってしまいます。一段組みがいちばん安全です。
- 見出しは素直に。「職務要約」「職務経歴」「資格」「活かせる経験・知識・スキル」のような定番の言葉を使います。
システムに何が渡るかをざっくり確かめるなら、PDF を PDF テキスト変換にかけて、結果を上から順に読んでみてください。ぐちゃぐちゃだったり空だったりすれば、読み取るシステムも苦労します。
編集できる原本を一つ持っておく
書類は Word や Google ドキュメントで作って更新し、そのファイルを原本として手元に置き、応募のたびに新しく PDF を作るのがおすすめです。当サイトの Word PDF 変換は、Calibri、Arial、Times New Roman のような定番の欧文フォントには字幅がまったく同じ代替フォントを使うので、改行が保たれます。ただし、日本語の書類でよく使われる MS 明朝や游明朝はサーバーになく、Noto の書体に置き換わるので、行の高さや改ページが変わることがあります。送る前に PDF を開き、ページ数と各項目の最後の行を確認してください。ずれていたら、Word 自身の「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPS の作成」で書き出すのが確実です。
原本をなくして PDF しか残っていないなら、PDF Word 変換で編集できるファイルに戻せます。行間などは多少整え直すつもりでいてください。スキャンした PDF はこの方法では編集できる文字にならないので、PDF テキスト変換を OCR 付きで使う手もあるのですが、当サイトの OCR は英語専用で、日本語のスキャンは読み取れません。日本語の紙の履歴書しか残っていないなら、打ち直すほうが早いことが多いでしょう。
ファイル名は、ダウンロードする人のために
「履歴書.pdf」という添付ファイルが 40 件並んでいる採用担当者には、「Yamada_Taro_Rirekisho.pdf」「Yamada_Taro_Shokumukeirekisho.pdf」のように、名前と書類の種類がわかるファイル名がありがたいものです。漢字のファイル名でも多くの場合は問題ありませんが、アップロードするシステムによっては文字化けすることがあるので、ローマ字にしておくと安心です。「最終版」「v3」のような版の印は外しておきましょう。
よくある質問
PDF と Word の両方を添付したほうが親切ですか？
たいていは不要です。同じ書類が二つ届くと、読む側がどちらを開くか選ぶことになります。指定された形式で、指定がなければ PDF で送り、Word が必要なら言ってもらえれば送ります、と一言添えれば十分です。
Canva などのデザインツールで作った書類でも大丈夫ですか？
書き出しで本物の文字が残っていれば大丈夫なこともあります。PDF の一行を選択して確かめてください。ただ、デザイン系のテンプレートは段組み、アイコン、図形の中の文字を多用しがちで、まさに読み取るシステムがつまずく要素です。オンライン応募では、シンプルなレイアウトのほうが安全です。