PowerPoint als PDF: Was bei der Umwandlung verloren geht

Sie exportieren eine Präsentation als PDF, öffnen sie, und Folie 7 sieht falsch aus. Die Aufzählungspunkte, die sonst einer nach dem anderen hereinflogen, stehen alle gleichzeitig da, das Produktvideo ist ein eingefrorenes Rechteck, und Ihre Notizen sind verschwunden. Kaputt ist nichts. Ein PDF ist ein Stapel fester Seiten, und alles in einer Präsentation, was von Zeit, Klicks oder einem zweiten Bildschirm abhängt, hat darin keinen Platz.

Was mitkommt

Jede sichtbare Folie wird zu einer Seite, in der richtigen Reihenfolge, und zeigt die Folie so, wie sie nach Abschluss aller Animationen aussieht. Text, Formen, Bilder, Diagramme, Tabellen und Hintergründe kommen mit, und der Text bleibt echter Text, Sie können ihn im PDF also durchsuchen und kopieren.

Was auf der Strecke bleibt

• Animationen. Eine Folie, die vier Punkte mit vier Klicks aufdeckt, wird zu einer Seite mit allen vier. Objekte, die vor dem Folienende wieder verschwinden, erscheinen meist trotzdem, übereinander mit dem, was sie ersetzt hat.
• Übergänge. Verblassen, Schieben und Morphen fallen weg. Ein PDF-Viewer blättert einfach zur nächsten Seite.
• Video und Audio. Eingebettete Medien spielen nicht ab. Bestenfalls bleibt ein Standbild oder ein Platzhalter, wo der Player war.
• Notizen. Sie sind nicht enthalten. Sie bekommen die Folien und nichts darunter.
• Ausgeblendete Folien. Sie werden übersprungen, aus 30 Folien mit zwei ausgeblendeten Reservefolien wird also ein PDF mit 28 Seiten.

Die letzten beiden Punkte haben wir mit unserem eigenen Umwandler geprüft: Eine Testpräsentation mit Notizen auf jeder Folie und einer ausgeblendeten Folie kam ohne Notizen und ohne die ausgeblendete Folie heraus. Brauchen Sie die Reservefolie im Handout, blenden Sie sie vor dem Umwandeln wieder ein.

Schriften: das leise Problem

Unser Werkzeug „PowerPoint in PDF“ läuft mit LibreOffice und kann nur Schriften zeichnen, die es hat. Die Office-Standardschriften sind durch metrisch kompatible Gegenstücke abgedeckt: Calibri wird als Carlito dargestellt, Arial als Liberation Sans, jeweils mit denselben Breiten, und die Zeilen brechen dort um, wo Sie es gewohnt sind. Bei einer eigenen Hausschrift sieht es anders aus. Ist sie nicht auf dem Server, kommt ein Ersatz zum Zug, und ist der breiter, bricht ein Titel, der gerade noch in eine Zeile passte, auf zwei um. Deutsche Überschriften mit langen Zusammensetzungen wie „Qualitätssicherungsmaßnahmen“ trifft das besonders schnell.

Sehen Sie sich im PDF zuerst die Überschriften an. Ist eine umgebrochen, kürzen Sie sie, verkleinern die Schrift um einen Punkt oder machen aus genau dieser Überschrift vor dem Umwandeln ein Bild. Und haben Sie PowerPoint auf einem Rechner, auf dem die Hausschrift installiert ist, bettet ein Export von dort die echte Schrift ins PDF ein.

Umwege, die wirklich helfen

Aufbauschritte als eigene Seiten

Kommt es auf das schrittweise Aufdecken an, etwa bei einem Schaubild, das Sie Stück für Stück erklären, duplizieren Sie die Folie für jeden Schritt und löschen in den früheren Kopien die späteren Teile. Bei einer großen Präsentation ist das mühsam, heben Sie es sich also für die zwei, drei Folien auf, bei denen die Reihenfolge die Geschichte erzählt.

Auf das Video verweisen, statt es einzubetten

Laden Sie den Clip dort hoch, wo Ihr Publikum ihn erreicht, und setzen Sie einen kurzen Link oder QR-Code auf die Folie, neben einen Screenshot des ersten Bilds. Wer das PDF liest, kann das Video dann im Browser öffnen.

Notizenseiten aus PowerPoint exportieren

Wenn es gerade um die Notizen geht, etwa bei einem Vorlesungsskript oder einem Vortrag, den jemand anderes hält, nutzen Sie den Export von PowerPoint selbst. Stellen Sie in den Druck- oder PDF-Optionen das Layout von ganzseitigen Folien auf „Notizenseiten“ um. Jede Seite zeigt dann eine Folie mit ihren Notizen darunter. Unser Umwandler hat diese Option nicht, dieser Schritt muss also auf Ihrem Rechner passieren.

Der umgekehrte Weg

Schickt Ihnen jemand Folien als PDF und Sie möchten sie im Präsentationsmodus durchklicken, lässt sich das zurückverwandeln. Die Animationen kommen dabei aber nicht wieder. Jede Seite landet als Bild auf einer eigenen Folie, Sie bekommen also eine Präsentation, die richtig aussieht, aber keine bearbeitbaren Textfelder hat.

Häufige Fragen

Bleiben Links aus meinen Folien im PDF anklickbar?

In der Regel ja. Hyperlinks auf Text und Formen werden normalerweise als anklickbare Links ins PDF übernommen, noch ein Grund, warum ein Videolink besser ist als ein eingebetteter Clip. Testen Sie nach dem Umwandeln einen davon, besonders Links auf Bildern.

Warum überlappt auf einer Folie der Text?

Das ist fast immer eine Ausgangsanimation. Am Bildschirm verschwindet das erste Textfeld, bevor das zweite erscheint. Im PDF werden beide an ihrer Endposition gezeichnet und stapeln sich. Verschieben Sie eines davon oder teilen Sie die Folie in zwei, und wandeln Sie neu um.