PowerPoint en PDF : animations, vidéos et notes, ce qui disparaît

Vous exportez votre présentation en PDF, vous l'ouvrez, et la diapositive 7 ne ressemble plus à rien. Les puces qui apparaissaient une à une sont toutes là d'un coup, la vidéo de démonstration n'est plus qu'un rectangle figé et vos notes d'orateur ont disparu. Rien n'a planté. Un PDF est une pile de pages fixes : tout ce qui, dans une présentation, dépend du temps, d'un clic ou d'un second écran n'a simplement nulle part où aller.

Ce qui passe sans problème

Chaque diapositive visible devient une page, dans l'ordre, telle qu'elle apparaît une fois toutes ses animations terminées. Textes, formes, images, graphiques, tableaux et arrière-plans sont conservés, et le texte reste du vrai texte : vous pouvez le rechercher et le copier dans le PDF.

Ce qui reste en route

• Les animations. Une diapositive qui dévoile quatre puces en quatre clics donne une seule page où les quatre sont affichées. Les objets censés disparaître avant la fin de la diapositive restent généralement visibles, superposés à ce qui les remplaçait.
• Les transitions. Fondus, poussées et morphoses s'évanouissent. Le lecteur PDF passe simplement à la page suivante.
• La vidéo et le son. Les médias intégrés ne se lisent pas. Au mieux, vous obtenez une image fixe ou un emplacement vide à la place du lecteur.
• Les notes de l'orateur. Elles ne sont pas incluses. Vous récupérez les diapositives, rien de ce qui se trouvait dessous.
• Les diapositives masquées. Elles sont ignorées : une présentation de 30 diapositives dont deux masquées en réserve donne un PDF de 28 pages.

Nous avons vérifié ces deux derniers points sur notre propre convertisseur. Une présentation de test avec des notes sur chaque diapositive et une diapositive masquée est ressortie sans aucune note et sans la diapositive masquée. Si cette diapositive de réserve doit figurer dans le support distribué, affichez-la de nouveau avant de convertir.

Les polices, le piège discret

Notre outil PowerPoint en PDF fonctionne avec LibreOffice, qui ne peut dessiner que les polices dont il dispose. Les polices Office courantes ont des équivalents aux dimensions identiques : un texte en Calibri s'affiche en Carlito, l'Arial en Liberation Sans, avec les mêmes largeurs, et les retours à la ligne tombent là où vous les aviez laissés. Une police de marque, c'est autre chose. Si elle n'est pas installée sur le serveur, une police de remplacement prend le relais, et si celle-ci est plus large, un titre qui tenait tout juste sur une ligne peut passer sur deux.

À l'ouverture du PDF, regardez d'abord les titres. Si l'un d'eux a débordé, raccourcissez-le, baissez la taille d'un point ou transformez ce titre précis en image avant la conversion. Et si vous avez PowerPoint sur un poste où la police de la charte graphique est installée, l'export depuis ce poste intègre la vraie police au PDF.

Des parades qui servent vraiment

Une page par étape d'animation

Si l'apparition progressive compte, par exemple pour un schéma que vous commentez pas à pas, dupliquez la diapositive autant de fois qu'il y a d'étapes et supprimez des premières copies les éléments qui arrivent plus tard. C'est fastidieux sur une grosse présentation : réservez-le aux deux ou trois diapositives où l'ordre raconte quelque chose.

Un lien vers la vidéo plutôt qu'une vidéo intégrée

Mettez la vidéo en ligne à un endroit accessible à votre public et placez sur la diapositive un lien court ou un QR code, à côté d'une capture de la première image. La personne qui lit le PDF pourra ouvrir la vidéo dans son navigateur.

Exporter les notes depuis PowerPoint

Quand les notes sont l'essentiel, pour un support de cours ou une intervention que quelqu'un d'autre présentera, passez par l'export de PowerPoint lui-même. Dans les options d'impression ou d'enregistrement en PDF, remplacez la mise en page « diapositives pleine page » par celle qui place chaque diapositive au-dessus de ses notes (Pages de notes, ou Pages de commentaires selon la version). Notre convertisseur n'a pas cette option, cette étape se fait donc sur votre ordinateur.

Dans l'autre sens

Si l'on vous envoie des diapositives en PDF et que vous voulez les faire défiler en mode diaporama, la conversion inverse est possible, mais n'espérez pas retrouver les animations. Chaque page est placée sur sa propre diapositive sous forme d'image : la présentation a le bon aspect, sans aucune zone de texte modifiable.

Questions fréquentes

Les liens de mes diapositives restent-ils cliquables dans le PDF ?

En général, oui. Les liens posés sur du texte ou des formes sont habituellement repris dans le PDF comme liens cliquables, ce qui plaide encore pour le lien vidéo plutôt que la vidéo intégrée. Testez-en un après la conversion, surtout s'il est attaché à une image.

Pourquoi des textes se chevauchent-ils sur une de mes diapositives ?

C'est presque toujours une animation de sortie. À l'écran, la première zone de texte disparaît avant que la seconde n'arrive. Dans le PDF, les deux sont dessinées à leur position finale et s'empilent. Déplacez-en une, ou coupez la diapositive en deux, puis convertissez de nouveau.