簡報轉 PDF 會少什麼？動畫、影片、備忘稿

簡報轉成 PDF 之後打開一看，第 7 張怪怪的：原本一條條飛進來的重點全部擠在畫面上，產品影片變成一個不會動的方框，備忘稿也不見了。轉檔其實沒有出錯。PDF 就是一疊固定的頁面，簡報裡凡是要靠時間、靠點擊、靠簡報者檢視畫面才看得到的東西，在 PDF 裡都沒有地方放。

會保留下來的內容

每一張沒被隱藏的投影片會依序變成一頁，呈現的是所有動畫都跑完之後的樣子。文字、圖案、圖片、圖表、表格和背景都會保留，文字也還是真的文字，在 PDF 裡可以搜尋、可以複製。

會消失的內容

• 動畫。一張要按四下才依序出現四個重點的投影片，轉出來就是一頁，四個重點同時出現。設了結束動畫、本來會退場的物件，通常也還留在頁面上，和後來出現的內容疊在一起。
• 轉場。淡出、推入這類轉場效果全部沒有，PDF 閱讀器只會直接翻到下一頁。
• 影片和音訊。嵌入的媒體不能播放，最多在原本播放器的位置留下一格靜止畫面或一個空框。
• 備忘稿。不會帶進 PDF，你只會拿到投影片本身。
• 隱藏投影片。會直接跳過。30 張的簡報裡藏了兩張備用投影片，轉出來就只有 28 頁。

後面這兩點我們用自己的轉換工具實際測過：一份每張都寫了備忘稿、其中一張設成隱藏的測試簡報，轉出來沒有任何備忘稿，那張隱藏投影片也不在裡面。如果備用投影片也要放進講義，轉檔前記得先取消隱藏。

字型問題最容易被忽略

我們的 PowerPoint 轉 PDF 是用 LibreOffice 轉的，它只能用伺服器上有的字型來顯示文字。常見的 Office 字型都有字寬一致的替代字型，例如 Calibri 會用 Carlito 顯示、Arial 用 Liberation Sans 顯示，每個字的寬度一樣，換行也會落在原來的位置。公司自訂的品牌字型就不同了，伺服器上沒有，只能換別的字型頂替；替代字型如果比較寬，原本剛好一行放得下的標題就會折成兩行。

中文簡報也要注意。微軟正黑體、新細明體、標楷體是 Windows 內建的字型，伺服器上並沒有，轉出來會改用其他中文字型，字距和粗細看起來會有點不一樣。

所以打開 PDF 先檢查標題。有標題折行的話，可以刪幾個字、字級調小一點，或轉檔前把那一個標題換成圖片。手邊如果有裝了原字型的電腦和 PowerPoint，直接在那台電腦上匯出，PDF 裡嵌入的就會是原本的字型。

幾個真的派得上用場的補救方法

把動畫拆成好幾頁

如果重點是一步一步出現的順序，例如一張要邊講邊展開的流程圖，就把這張投影片依步驟複製幾份，在前面的複本裡刪掉後面才出現的部分。整份簡報都這樣做太累，挑兩三張靠順序說故事的就夠了。

影片改放連結

把影片上傳到觀眾看得到的地方，在投影片上放一張影片第一格的截圖，旁邊附上短網址或 QR Code。看 PDF 的人點一下或掃一下，就能用瀏覽器打開影片。

用 PowerPoint 輸出備忘稿版面

備忘稿本身就是重點的時候，像是課程講義，或是要交給別人上台講的簡報，就用 PowerPoint 內建的功能來輸出。在列印或另存 PDF 的選項裡，把版面配置從「全頁投影片」改成「備忘稿」，每一頁上半部是投影片，下半部是對應的備忘稿。我們的轉換工具沒有這個選項，這一步只能在你自己的電腦上做。

反過來轉也可以

別人傳來一份投影片的 PDF，你想用投影片放映模式一頁頁按著講，可以把它轉回 PowerPoint，但別期待動畫會回來。每一頁會變成一張圖片放在獨立的投影片上，看起來跟原本一樣，只是裡面沒有能編輯的文字方塊。

常見問題

投影片裡的超連結，轉成 PDF 還點得了嗎？

一般來說可以。文字和圖案上的超連結通常會變成 PDF 裡可以點的連結，這也是影片放連結比嵌入好用的原因之一。轉完最好實際點一下測試，特別是加在圖片上的連結。

為什麼有一頁的文字疊在一起？

幾乎都是結束動畫造成的。放映時，第一個文字方塊先消失，第二個才出現；到了 PDF 裡，兩個都畫在最後的位置上，當然就疊成一團。把其中一個移開，或拆成兩張投影片，再轉一次就好。