Da PowerPoint a PDF: che fine fanno animazioni, note e video

Esporti la presentazione in PDF, la apri e la slide 7 non torna. I punti dell'elenco che comparivano uno alla volta sono tutti lì insieme, il video del prodotto è un rettangolo fermo e le note del relatore non ci sono più. Non si è rotto niente. Un PDF è una pila di pagine fisse, e tutto ciò che in una presentazione dipende dal tempo, dai clic o da un secondo schermo lì dentro non ha posto.

Cosa arriva nel PDF

Ogni diapositiva visibile diventa una pagina, nello stesso ordine, e mostra la slide com'è quando tutte le animazioni sono finite. Testi, forme, immagini, grafici, tabelle e sfondi passano, e il testo resta testo vero: nel PDF puoi cercarlo e copiarlo.

Cosa resta fuori

• Le animazioni. Una slide che svela quattro punti in quattro clic diventa una pagina con tutti e quattro in vista. Gli oggetti che escono di scena prima della fine della slide di solito compaiono lo stesso, sovrapposti a ciò che li sostituiva.
• Le transizioni. Dissolvenze, spinte ed effetti Morph spariscono. Il lettore PDF passa semplicemente alla pagina dopo.
• Video e audio. I contenuti multimediali incorporati non partono. Nel migliore dei casi resta un fotogramma fisso o un segnaposto dove c'era il lettore.
• Le note del relatore. Non vengono incluse: ottieni le slide e nient'altro sotto.
• Le diapositive nascoste. Vengono saltate, quindi una presentazione di 30 slide con due di riserva nascoste diventa un PDF di 28 pagine.

Gli ultimi due punti li abbiamo verificati sul nostro convertitore: una presentazione di prova con le note su ogni slide e una slide nascosta è uscita senza note e senza quella slide. Se la diapositiva di riserva ti serve nelle dispense, togli la spunta da Nascondi diapositiva prima di convertire.

I caratteri, il problema che non si nota subito

PowerPoint in PDF gira su LibreOffice, che può disegnare solo i caratteri che ha. Per i font standard di Office ci sono sostituti con le stesse metriche: il Calibri esce in Carlito, l'Arial in Liberation Sans, con le stesse larghezze, e le righe vanno a capo dove le avevi lasciate. Un carattere aziendale su misura è un'altra storia. Se sul server non c'è ne viene usato un altro, e se quello è più largo un titolo che stava a filo su una riga può finire su due.

Aperto il PDF, guarda per primi i titoli. Se uno è andato a capo puoi accorciarlo, scendere di un punto con la dimensione o trasformare solo quel titolo in immagine prima di convertire. E se hai PowerPoint su un computer dove il font aziendale è installato, esportando da lì il PDF conterrà il carattere vero.

Rimedi che servono davvero

Una pagina per ogni passaggio dell'animazione

Se la sequenza conta, per esempio in uno schema che spieghi un pezzo alla volta, duplica la slide una volta per ogni passaggio e togli dalle prime copie gli elementi che arrivano dopo. Su una presentazione lunga è un lavoro noioso, quindi tienilo per le due o tre slide in cui l'ordine è il racconto.

Un link al video al posto del video

Carica il filmato in un posto raggiungibile da chi leggerà e metti sulla slide un link breve o un codice QR, accanto a uno screenshot del primo fotogramma. Chi legge il PDF apre il video nel browser.

Le pagine note, da PowerPoint

Quando le note sono il punto, come nelle dispense di una lezione o in un intervento che presenterà qualcun altro, usa l'esportazione di PowerPoint. Nelle opzioni di stampa o di salvataggio in PDF cambia il layout da diapositive a pagina intera a Pagine note: ogni pagina mostra una slide con le sue note sotto. Il nostro convertitore non ha questa opzione, quindi questo passaggio va fatto sul tuo computer.

Il percorso inverso

Se ricevi un PDF di slide e vuoi sfogliarlo in modalità presentazione, puoi riconvertirlo, ma le animazioni non tornano. Ogni pagina viene messa su una diapositiva come immagine, quindi avrai una presentazione dall'aspetto giusto e senza caselle di testo modificabili.

Domande frequenti

I link delle slide restano cliccabili nel PDF?

Di solito sì. I collegamenti su testi e forme in genere arrivano nel PDF come link cliccabili, un motivo in più per preferire il link al video incorporato. Provane uno dopo la conversione, soprattutto se è agganciato a un'immagine.

Perché in una slide i testi si accavallano?

Quasi sempre c'è di mezzo un'animazione di uscita. Sullo schermo la prima casella di testo sparisce prima che arrivi la seconda; nel PDF vengono disegnate entrambe nella posizione finale e finiscono una sopra l'altra. Sposta una delle due, o dividi la slide in due, e converti di nuovo.