PowerPoint a PDF: qué se pierde al convertir tu presentación

Exportas la presentación a PDF, la abres y la diapositiva 7 no se parece a lo que tenías. Las viñetas que entraban de una en una están todas a la vez, el vídeo del producto es un rectángulo congelado y las notas del orador no aparecen por ningún lado. No se ha roto nada. Un PDF es una pila de páginas fijas, y todo lo que en una presentación depende del tiempo, de los clics o de una segunda pantalla no tiene dónde quedarse.

Lo que sí llega al PDF

Cada diapositiva visible se convierte en una página, en el mismo orden, tal como se ve cuando ya han terminado todas sus animaciones. Pasan el texto, las formas, las imágenes, los gráficos, las tablas y los fondos. Y el texto sigue siendo texto de verdad, así que en el PDF puedes buscarlo y copiarlo.

Lo que se queda por el camino

• Las animaciones de entrada. Una diapositiva que muestra cuatro viñetas en cuatro clics acaba siendo una sola página con las cuatro a la vista. Los objetos con animación de salida suelen aparecer igualmente, encima de lo que los sustituía.
• Las transiciones. Desvanecer, empujar o transformar desaparecen: el lector de PDF simplemente pasa a la página siguiente.
• El vídeo y el audio. Los archivos multimedia incrustados no se reproducen. Con suerte verás un fotograma fijo o un marcador donde estaba el reproductor.
• Las notas del orador. No se incluyen. Recibes las diapositivas y nada más.
• Las diapositivas ocultas. Se omiten, de modo que una presentación de 30 diapositivas con dos de reserva ocultas da un PDF de 28 páginas.

Estos dos últimos puntos los comprobamos con nuestro propio conversor: una presentación de prueba con notas en todas las diapositivas y una marcada como oculta salió sin notas y sin esa diapositiva. Si quieres que la de reserva aparezca en el material que vas a repartir, muéstrala antes de convertir.

Las fuentes, el problema que no se ve venir

Nuestra herramienta PowerPoint a PDF funciona con LibreOffice, y solo puede dibujar las fuentes que tiene instaladas. Las fuentes estándar de Office están cubiertas por equivalentes con las mismas medidas: el texto en Calibri se dibuja con Carlito y el de Arial con Liberation Sans, con los mismos anchos, así que las líneas se cortan donde las dejaste. Con la tipografía corporativa de tu empresa es otra historia. Si no está en el servidor, se usa una sustituta, y si esa sustituta es más ancha, un título que cabía justo en una línea puede partirse en dos.

Al abrir el PDF, revisa primero los títulos. Si alguno se ha partido, puedes acortarlo, bajarle un punto el tamaño o convertir solo ese título en imagen antes de exportar. Y si tienes PowerPoint en un equipo con la fuente corporativa instalada, exportar desde ahí incrustará la fuente real en el PDF.

Soluciones que funcionan

Convierte cada paso de la animación en una página

Si la aparición paso a paso importa, por ejemplo en un diagrama que vas explicando por partes, duplica la diapositiva una vez por paso y borra de las primeras copias los elementos que llegan después. En una presentación larga es pesado, así que resérvalo para las dos o tres diapositivas donde el orden cuenta la historia.

Enlaza el vídeo en lugar de incrustarlo

Sube el clip a un sitio al que tu público pueda acceder y pon en la diapositiva un enlace corto o un código QR, junto a una captura del primer fotograma. Quien lea el PDF podrá abrir el vídeo en el navegador.

Exporta las páginas de notas desde PowerPoint

Cuando lo importante son las notas, como en los apuntes de una clase o una charla que va a dar otra persona, usa la exportación del propio PowerPoint. En las opciones de impresión o de guardar como PDF, cambia el diseño de «Diapositivas de página completa» a «Páginas de notas». Cada página mostrará una diapositiva con sus notas debajo. Nuestro conversor no tiene esa opción, así que este paso tienes que hacerlo en tu equipo.

Y al revés

Si te mandan un PDF con diapositivas y quieres pasarlas en modo presentación, puedes convertirlo de vuelta, pero las animaciones no van a regresar. Cada página se coloca como imagen en su propia diapositiva, así que tendrás una presentación con buen aspecto y sin cuadros de texto editables.

Preguntas frecuentes

¿Los enlaces de mis diapositivas siguen funcionando en el PDF?

Normalmente sí. Los hipervínculos en texto y formas suelen pasar al PDF como enlaces en los que se puede hacer clic, otro motivo para preferir un enlace al vídeo antes que incrustarlo. Prueba alguno después de convertir, sobre todo los que van en imágenes.

¿Por qué en una diapositiva se me superpone el texto?

Casi siempre es una animación de salida. En pantalla, el primer cuadro de texto desaparece antes de que llegue el segundo. En el PDF los dos se dibujan en su posición final y quedan uno encima del otro. Mueve uno de ellos, o divide la diapositiva en dos, y vuelve a convertir.