PowerPoint sang PDF: hiệu ứng, video và ghi chú đi đâu mất?
Bởi đội ngũ FreePDF ·
Bạn xuất bài thuyết trình bảo vệ đồ án sang PDF để gửi hội đồng, mở ra xem thì slide 7 trông rất lạ. Mấy gạch đầu dòng vốn hiện lần lượt từng cái giờ nằm sẵn cả trên trang, đoạn video giới thiệu chỉ còn là một khung hình đứng yên, còn phần ghi chú của người thuyết trình biến mất. Không có gì bị lỗi cả. PDF là một chồng trang cố định, nên mọi thứ trong bài trình chiếu phụ thuộc vào thời gian, cú nhấp chuột hay màn hình thứ hai đều không có chỗ để tồn tại.
Những gì được giữ lại
Mỗi slide đang hiển thị trở thành một trang, đúng thứ tự, trông như slide đó sau khi mọi hiệu ứng đã chạy xong. Chữ, hình khối, ảnh, biểu đồ, bảng và hình nền đều sang được. Chữ vẫn là chữ thật, nên trong PDF bạn tìm kiếm và sao chép bình thường.
Những gì không sang được
- Hiệu ứng xuất hiện (animation). Một slide hiện bốn ý qua bốn lần bấm sẽ thành một trang có sẵn cả bốn ý. Đối tượng có hiệu ứng biến mất trước khi hết slide thường vẫn được vẽ ra, chồng lên thứ thay thế nó.
- Hiệu ứng chuyển slide. Mờ dần, đẩy trang hay Morph đều mất. Trình đọc PDF chỉ đơn giản lật sang trang kế tiếp.
- Video và âm thanh. Nội dung nhúng không phát được. Cùng lắm bạn có một khung hình tĩnh hoặc một ô giữ chỗ ở vị trí trình phát.
- Ghi chú của người thuyết trình. Không được đưa vào. Bạn chỉ nhận được slide, không có gì bên dưới.
- Slide ẩn. Bị bỏ qua, nên một bài 30 slide có hai slide dự phòng đang ẩn sẽ cho ra PDF 28 trang.
Hai điểm cuối chúng tôi đã tự kiểm tra với công cụ của mình: một bài thử có ghi chú ở mọi slide và một slide đặt ẩn cho ra PDF không có ghi chú nào, và slide ẩn cũng không có mặt. Nếu cần slide dự phòng trong bản phát cho người nghe, hãy bỏ ẩn nó trước khi chuyển.
Phông chữ: lỗi âm thầm nhất
Công cụ PowerPoint sang PDF của chúng tôi chạy bằng LibreOffice, và nó chỉ vẽ được những phông mà máy chủ có. Các phông Office thông dụng đã có bản thay thế cùng số đo, nên chữ Calibri được vẽ bằng Carlito, Arial bằng Liberation Sans với cùng độ rộng, và dòng chữ ngắt đúng chỗ bạn để. Tiếng Việt có dấu cũng hiển thị đầy đủ. Chuyện khác đi khi bạn dùng phông riêng của thương hiệu, hay những phông Việt hóa tải về như bộ UTM hoặc SVN. Máy chủ không có chúng, nên một phông khác được dùng thay, và nếu phông đó rộng hơn, một tiêu đề vừa khít một dòng có thể bị xuống thành hai.
Khi mở PDF, hãy xem các tiêu đề trước tiên. Nếu có tiêu đề bị xuống dòng, bạn có thể rút ngắn nó, giảm cỡ chữ một bậc, hoặc biến riêng tiêu đề đó thành ảnh trước khi chuyển. Còn nếu bạn có PowerPoint trên một máy đã cài đúng phông, xuất PDF từ máy đó sẽ nhúng phông thật vào tệp.
Vài cách xử lý thật sự hữu ích
Tách từng bước hiệu ứng thành trang riêng
Nếu việc hiện dần từng phần có ý nghĩa, chẳng hạn một sơ đồ bạn giải thích từng bước, hãy nhân bản slide đó theo số bước rồi xóa các phần xuất hiện sau khỏi những bản trước. Làm cho cả bài dài thì khá mất công, nên chỉ nên dành cho hai ba slide mà thứ tự xuất hiện chính là nội dung.
Dẫn link tới video thay vì nhúng
Tải video lên một nơi người xem truy cập được, rồi đặt một đường link ngắn hoặc mã QR lên slide, cạnh ảnh chụp khung hình đầu tiên. Người đọc PDF khi đó có thể mở video bằng trình duyệt.
Xuất trang ghi chú ngay trong PowerPoint
Khi ghi chú mới là thứ quan trọng, như tập bài giảng phát cho sinh viên hay bài nói mà người khác sẽ trình bày thay bạn, hãy dùng tính năng xuất của chính PowerPoint. Trong tùy chọn in hoặc lưu dưới dạng PDF, đổi bố cục từ slide toàn trang sang Notes Pages. Mỗi trang khi đó có một slide và phần ghi chú bên dưới. Công cụ của chúng tôi không có tùy chọn này, nên bước này phải làm trên máy của bạn.
Chiều ngược lại
Nếu ai đó gửi bạn PDF của một bài trình chiếu và bạn muốn bấm qua từng trang ở chế độ trình chiếu, chuyển ngược lại là được, nhưng đừng mong hiệu ứng quay về. Mỗi trang được đặt lên một slide riêng dưới dạng ảnh, nên bạn có một bài trông đúng như bản gốc nhưng không có ô chữ nào sửa được.
Câu hỏi thường gặp
Link trong slide có còn bấm được trong PDF không?
Thường là có. Link gắn trên chữ và hình khối thường được giữ thành link bấm được trong PDF, đó cũng là lý do dẫn link video tốt hơn nhúng video. Sau khi chuyển, hãy thử bấm một link, nhất là những link gắn vào ảnh.
Sao một slide của tôi lại có chữ đè lên nhau?
Gần như chắc chắn là do hiệu ứng biến mất. Trên màn hình, ô chữ thứ nhất biến đi rồi ô thứ hai mới hiện ra. Trong PDF, cả hai được vẽ ở vị trí cuối cùng nên chồng lên nhau. Dời một ô sang chỗ khác, hoặc tách slide làm hai, rồi chuyển lại.