PowerPoint を PDF にすると消えるもの

プレゼン資料を PDF にして開いてみたら、7 枚目の様子がおかしい。クリックのたびに一つずつ出てきたはずの箇条書きが最初から全部並んでいて、製品紹介の動画はただの四角い枠になり、ノートはどこにもない。壊れたわけではありません。PDF は動かないページの束なので、時間やクリック、発表者用の画面に頼っている要素は、置き場所がないのです。

PDF に残るもの

表示されているスライドが一枚ずつ一ページになり、順番どおりに並びます。各ページは、アニメーションがすべて終わったあとの状態で描かれます。文字、図形、画像、グラフ、表、背景はすべて残り、文字は本物のテキストのままなので、PDF でも検索やコピーができます。

残らないもの

• アニメーション。四回のクリックで四つの項目を順に見せるスライドは、四つとも表示された一ページになります。スライドの途中で消える「終了」アニメーションを付けた要素も、たいてい表示されたまま残り、入れ替わりで出てきた要素と重なります。
• 画面切り替え。フェードやプッシュ、変形といった効果は消え、PDF ビューアーは次のページをめくるだけです。
• 動画と音声。埋め込んだメディアは再生されません。よくて最初の一コマか、プレーヤーがあった場所の代わりの画像が残る程度です。
• ノート。含まれません。スライドだけが出てきて、下に書いた原稿は付いてきません。
• 非表示スライド。飛ばされます。30 枚のうち 2 枚を予備として非表示にしていれば、PDF は 28 ページです。

最後の二つは、当サイトの変換で実際に確かめました。全スライドにノートを書き、一枚を非表示にしたテスト用の資料は、ノートなし、非表示スライドなしで出てきました。予備のスライドも配布資料に入れたいなら、変換する前に非表示を解除してください。

見落としやすいのはフォント

当サイトの PowerPoint PDF 変換は LibreOffice で動いていて、手元にあるフォントでしか文字を描けません。Office の定番の欧文フォントには字幅が同じ代替フォントがあり、Calibri は Carlito、Arial は Liberation Sans で同じ幅に描かれるので、改行はそのままの位置に落ちます。

日本語のスライドでは事情が違います。メイリオ、游ゴシック、BIZ UD ゴシックといった、日本語の資料でよく使われるフォントはサーバーになく、Noto Sans CJK に置き換わります。会社指定のブランドフォントも同様です。置き換わったフォントのほうが字幅や行の高さが大きいと、ぎりぎり一行に収まっていたタイトルが二行に折り返したり、本文が枠からはみ出したりします。

PDF を開いたら、まず見出しを確認してください。折り返していたら、文言を短くするか、文字を 1 ポイント下げるか、その見出しだけ画像にしてから変換します。そのフォントが入ったパソコンに PowerPoint があるなら、そちらから書き出せば本物のフォントが PDF に埋め込まれます。

実際に役立つ回避策

順に見せたい場面は、ページを分ける

図を一段ずつ説明していくように、見せる順番に意味があるなら、段階の数だけスライドを複製し、前のほうのコピーから後で出す要素を消します。枚数の多い資料で全部やるのは大変なので、順番そのものが話の筋になっている二、三枚だけに絞りましょう。

動画は埋め込まず、リンクで案内する

動画は相手がアクセスできる場所にアップロードし、スライドには最初の一コマのスクリーンショットと、短いリンクか QR コードを載せます。PDF を読む人は、そこからブラウザで動画を開けます。

ノートが必要なら PowerPoint から書き出す

講義の配布資料や、別の人が代わりに発表する資料のように、ノートこそが中身という場合は、PowerPoint 自身の書き出しを使います。印刷や PDF 保存の設定で、レイアウトを「フル ページ サイズのスライド」から「ノート」に変えると、各ページにスライドとその下のノートが並びます。当サイトの変換にこの設定はないので、これは手元のパソコンでやる作業です。

逆方向の変換について

スライドの PDF を受け取って、スライドショーでめくりたいという場合、PowerPoint に戻すことはできますが、アニメーションは戻ってきません。各ページが画像として一枚ずつスライドに貼られるので、見た目は正しいものの、編集できるテキストボックスのない資料になります。

よくある質問

スライドに付けたリンクは、PDF でもクリックできますか？

たいていはできます。文字や図形に設定したハイパーリンクは、通常クリックできるリンクとして PDF に引き継がれます。動画を埋め込むよりリンクにしたほうがいい理由の一つもここにあります。変換後に一つ試してみてください。画像に付けたリンクは特に確認が必要です。

あるスライドだけ文字が重なって表示されるのはなぜですか？

ほぼ間違いなく「終了」アニメーションのせいです。スライドショーでは、一つ目のテキストボックスが消えてから二つ目が現れます。PDF では両方が最終的な位置に描かれるので、重なってしまいます。どちらかを動かすか、スライドを二枚に分けてから変換し直してください。