PowerPoint ke PDF: ke mana animasi, video, dan catatan pembicara?

Materi presentasi sudah diekspor ke PDF, lalu saat dibuka, slide 7 terlihat aneh. Poin-poin yang tadinya muncul satu per satu kini tampil sekaligus, video produk berubah jadi kotak diam, dan catatan pembicara hilang entah ke mana. Tidak ada yang rusak. PDF adalah tumpukan halaman yang tetap, jadi apa pun di presentasi yang bergantung pada waktu, klik, atau layar kedua tidak punya tempat di sana.

Yang ikut terbawa

Setiap slide yang terlihat menjadi satu halaman, sesuai urutannya, dalam keadaan seperti saat semua animasinya sudah selesai. Teks, bentuk, gambar, grafik, tabel, dan latar belakang ikut semua. Teksnya pun tetap teks sungguhan, jadi masih bisa dicari dan disalin di PDF.

Yang tertinggal

• Animasi bertahap. Slide yang memunculkan empat poin dalam empat klik menjadi satu halaman dengan keempat poin sekaligus. Objek yang semestinya menghilang sebelum slide berakhir biasanya tetap tampak, bertumpuk dengan objek penggantinya.
• Transisi. Efek fade, push, atau morph lenyap. Pembaca PDF hanya berpindah ke halaman berikutnya.
• Video dan audio. Media yang disematkan tidak bisa diputar. Paling-paling Anda mendapat satu bingkai diam atau kotak pengganti di tempat pemutarnya.
• Catatan pembicara. Tidak disertakan. Anda hanya mendapat slide-nya.
• Slide tersembunyi. Dilewati, sehingga presentasi 30 slide dengan dua slide cadangan yang disembunyikan menghasilkan PDF 28 halaman.

Dua poin terakhir sudah kami uji langsung dengan konverter kami: file uji yang setiap slide-nya punya catatan dan satu slide-nya disembunyikan keluar tanpa catatan, dan slide tersembunyi itu tidak ada. Kalau slide cadangan itu perlu masuk ke handout, tampilkan dulu sebelum dikonversi.

Font, masalah yang sering tidak disadari

PowerPoint ke PDF di situs kami berjalan dengan LibreOffice, dan LibreOffice hanya bisa menggambar font yang ia punya. Font standar Office punya pengganti yang lebarnya identik: teks Calibri digambar dengan Carlito, Arial dengan Liberation Sans, dengan lebar huruf yang sama, sehingga pergantian barisnya tetap di tempat. Font khusus identitas perusahaan lain cerita. Kalau font itu tidak ada di server, dipakai font pengganti, dan kalau pengganti itu lebih lebar, judul yang pas satu baris bisa turun jadi dua.

Periksa judul-judul slide lebih dulu saat membuka PDF-nya. Kalau ada yang terlipat, persingkat judulnya, kecilkan ukuran hurufnya satu poin, atau ubah judul itu menjadi gambar sebelum dikonversi. Kalau Anda punya PowerPoint di komputer yang sudah terpasang font tersebut, ekspor dari sana akan menyematkan font aslinya ke PDF.

Cara menyiasatinya

Pecah animasi bertahap menjadi beberapa halaman

Kalau urutan kemunculan itu penting, misalnya diagram alur yang Anda jelaskan langkah demi langkah, gandakan slide-nya sebanyak jumlah langkah, lalu hapus bagian yang belum waktunya muncul dari salinan yang lebih awal. Untuk presentasi panjang ini melelahkan, jadi pakai hanya untuk dua atau tiga slide yang benar-benar bercerita lewat urutannya.

Tautkan videonya, jangan disematkan

Unggah videonya ke tempat yang bisa diakses audiens, lalu taruh tautan pendek atau kode QR di slide, di samping tangkapan layar bingkai pertamanya. Orang yang membaca PDF tinggal membuka videonya di browser.

Ekspor halaman catatan dari PowerPoint

Kalau justru catatannya yang penting, seperti handout kuliah atau materi yang akan dibawakan orang lain, gunakan ekspor bawaan PowerPoint. Di opsi cetak atau simpan sebagai PDF, ubah tata letak dari slide satu halaman penuh menjadi Halaman Catatan (Notes Pages). Setiap halaman akan menampilkan satu slide dengan catatannya di bawah. Konverter kami tidak punya opsi ini, jadi langkah ini harus dilakukan di komputer Anda.

Kalau ingin sebaliknya

Dapat kiriman PDF berisi slide dan ingin memutarnya dalam mode presentasi? Bisa dikonversi balik, tapi animasinya tidak akan kembali. Setiap halaman ditaruh di slide tersendiri sebagai gambar, jadi hasilnya tampak benar namun tidak ada kotak teks yang bisa diedit.

Pertanyaan umum

Apakah tautan di slide masih bisa diklik di PDF?

Biasanya bisa. Hyperlink pada teks dan bentuk umumnya terbawa ke PDF sebagai tautan yang bisa diklik, dan ini alasan lain kenapa tautan video lebih baik daripada video yang disematkan. Tetap coba satu tautan setelah konversi, terutama yang dipasang pada gambar.

Kenapa ada slide yang teksnya saling bertumpuk?

Hampir selalu karena animasi keluar (exit). Di layar, kotak teks pertama menghilang sebelum yang kedua muncul. Di PDF keduanya digambar di posisi akhirnya, jadi saling menimpa. Geser salah satunya atau pecah slide itu menjadi dua, lalu konversi lagi.