PowerPoint naar PDF: wat er gebeurt met animaties, notities en video

Je exporteert je presentatie naar PDF, bladert erdoorheen en bij dia 7 klopt er iets niet. De opsommingstekens die er een voor een in vlogen, staan er ineens allemaal tegelijk, de productvideo is een stilstaand vlak en je sprekersnotities zijn nergens te vinden. Er is niets kapot. Een PDF is een stapel vaste pagina's, en alles in een presentatie wat afhangt van tijd, klikken of een tweede scherm heeft daar geen plek.

Wat de overstap overleeft

Elke zichtbare dia wordt één pagina, in dezelfde volgorde, en toont de dia zoals hij eruitziet als alle animaties klaar zijn. Tekst, vormen, afbeeldingen, grafieken, tabellen en achtergronden komen mee, en de tekst blijft echte tekst: je kunt er in de PDF op zoeken en hem kopiëren.

Wat onderweg sneuvelt

• Animaties. Een dia die in vier klikken vier punten laat verschijnen, wordt één pagina met alle vier zichtbaar. Objecten die voor het einde van de dia weer verdwijnen, staan er meestal toch, bovenop wat hun plaats innam.
• Overgangen. Vervagen, duwen en morphen zijn weg. Een PDF-lezer slaat gewoon de pagina om.
• Video en geluid. Ingesloten media spelen niet af. In het beste geval zie je een stilstaand beeld of een tijdelijke aanduiding waar de speler zat.
• Sprekersnotities. Die gaan niet mee. Je krijgt de dia's en verder niets.
• Verborgen dia's. Die worden overgeslagen, dus een presentatie van 30 dia's met twee verborgen reservedia's levert een PDF van 28 pagina's op.

Die laatste twee hebben we met onze eigen converter nagelopen: een testpresentatie met notities bij elke dia en één verborgen dia kwam eruit zonder notities en zonder die verborgen dia. Wil je die reservedia in de hand-out, maak hem dan zichtbaar voordat je omzet.

Lettertypen: het probleem dat je pas later ziet

Onze tool PowerPoint naar PDF draait op LibreOffice, en dat kan alleen lettertypen tekenen die het heeft. Voor de standaard Office-lettertypen zijn er vervangers met exact dezelfde tekenbreedtes: Calibri wordt Carlito, Arial wordt Liberation Sans, en je regels breken op dezelfde plek af. Met een eigen huisstijllettertype ligt dat anders. Staat het niet op de server, dan komt er een vervanger voor in de plaats, en als die breder uitvalt, loopt een titel die net op één regel paste door naar een tweede.

Kijk bij het openen van de PDF dus eerst naar de koppen. Is er een doorgelopen, maak hem dan korter, zet de lettergrootte een punt lager, of maak van die ene kop een afbeelding voordat je omzet. Heb je PowerPoint op een computer waar het huisstijllettertype wel op staat, exporteer dan daar: dan zit het echte lettertype in de PDF.

Oplossingen die wel werken

Laat elke stap een eigen pagina worden

Draait je verhaal om die opbouw, bijvoorbeeld een schema dat je stap voor stap uitlegt, dupliceer de dia dan één keer per stap en haal uit de vroege kopieën weg wat pas later komt. Voor een hele presentatie is dat monnikenwerk, dus bewaar het voor de twee of drie dia's waar de volgorde ertoe doet.

Link naar de video in plaats van hem in te sluiten

Zet de video ergens online waar je publiek erbij kan en plaats een korte link of QR-code op de dia, naast een schermafbeelding van het eerste beeld. Wie de PDF leest, opent de video dan gewoon in de browser.

Exporteer notitiepagina's vanuit PowerPoint zelf

Gaat het juist om de notities, zoals bij een hand-out voor een college of een presentatie die iemand anders gaat geven, gebruik dan de export van PowerPoint. Kies bij afdrukken of opslaan als PDF in plaats van dia's op volledige pagina de indeling Notitiepagina's. Elke pagina toont dan een dia met de notities eronder. Onze converter heeft die optie niet, dus dit moet op je eigen computer.

En de andere kant op

Krijg je een PDF met dia's en wil je die in presentatiemodus doorklikken, dan kun je hem terugzetten, maar reken er niet op dat de animaties terugkomen. Elke pagina komt als afbeelding op een eigen dia, dus je hebt een presentatie die er goed uitziet maar zonder bewerkbare tekstvakken.

Veelgestelde vragen

Werken de links uit mijn dia's nog in de PDF?

Meestal wel. Hyperlinks op tekst en vormen komen doorgaans als klikbare links in de PDF terecht, nog een reden om een videolink te verkiezen boven een ingesloten clip. Test er na het omzetten eentje, vooral links die aan een afbeelding hangen.

Waarom staat er op één dia tekst over elkaar heen?

Dat is bijna altijd een afsluitanimatie. Op het scherm verdwijnt het eerste tekstvak voordat het tweede verschijnt. In de PDF staan ze allebei op hun eindpositie en dus op elkaar. Verschuif er een, of splits de dia in tweeën, en zet opnieuw om.