PDF bisa dibuka tapi tidak bisa dicetak atau disalin? Ini sebabnya

PDF-nya terbuka normal. Tidak ada permintaan kata sandi, semua halaman bisa dibaca. Lalu Anda menekan Print dan pilihannya abu-abu, atau mencoba menyalin satu paragraf dan tidak ada yang masuk ke clipboard. Gejala seperti ini hampir selalu mengarah ke satu hal: file tersebut punya kata sandi izin, dan aplikasi pembaca Anda mematuhinya.

Satu PDF bisa punya dua jenis kata sandi

Orang biasa menyebut “PDF berpassword” seolah-olah hanya ada satu macam. Sebenarnya ada dua, dan fungsinya berlainan.

• Kata sandi pembuka (dalam spesifikasi PDF disebut user password). Tanpa kata sandi ini, file tidak akan tampil sama sekali. Kalau file Anda punya, Anda pasti sudah melihat kotak isiannya.
• Kata sandi izin (owner password atau permissions password). Kata sandi ini tidak menghalangi siapa pun membuka file. Fungsinya memasang tanda tentang apa saja yang boleh dilakukan pembaca: mencetak, menyalin teks, mengedit, mengisi formulir, memberi komentar, atau menyusun ulang halaman.

Sebuah file bisa punya salah satunya, keduanya, atau tidak sama sekali. Kalau file terbuka tanpa menanyakan apa pun, berarti tidak ada kata sandi pembuka (atau isinya kosong), dan pembatasan itu datang dari sisi izin.

Kenapa di aplikasi lain bisa, di tempat Anda tidak

Tanda izin tidak mengunci file seperti kata sandi pembuka. Begitu file terbuka, isinya sudah bisa dibaca, dan tanda-tanda itu lebih mirip instruksi yang diharapkan dipatuhi aplikasi pembaca. Acrobat dan sebagian besar pembaca PDF populer mematuhinya. Ada juga yang mengabaikannya sama sekali, dan itulah sebabnya rekan kerja Anda bisa mencetak file yang di komputer Anda menolak dicetak.

Jadi, sebelum mencoba macam-macam, lihat dulu apa yang diizinkan file itu. Di Acrobat atau Acrobat Reader, buka File, lalu Properties, lalu tab Security. Anda akan melihat daftar seperti “Printing: Not Allowed” atau “Content Copying: Not Allowed”, dan penyebabnya pun terkonfirmasi.

Kalau itu file Anda sendiri

Mungkin file itu hasil ekspor aplikasi akuntansi yang pembatasannya aktif secara bawaan, atau template lama yang dulu dikunci seorang rekan dan kini tidak ada yang ingat kata sandinya. Untuk file milik Anda, atau yang memang boleh Anda ubah, Anda bisa membuat salinan yang bersih.

1. Unggah PDF-nya ke Buka Kunci PDF.
2. Kosongkan kolom kata sandi kalau file terbuka tanpa diminta sandi. Alat kami mencoba kata sandi yang Anda masukkan atau sandi kosong, dan file yang hanya punya pembatasan izin bisa dibuka dengan sandi kosong.
3. Unduh hasilnya. File disimpan tanpa enkripsi apa pun, sehingga tanda izinnya ikut hilang.

Kalau file itu juga punya kata sandi pembuka, Anda tetap harus mengetikkannya. Alat ini tidak bisa menebak atau memulihkan kata sandi, dan memang tidak mencobanya.

Kalau itu file milik orang lain

Pembatasan pada kontrak, laporan berbayar, atau modul kuliah biasanya dipasang dengan sengaja, dan melepasnya bukan keputusan Anda. Minta saja ke pengirimnya versi yang bisa dicetak atau disalin. Kebanyakan orang tinggal mengekspor ulang, dan sering kali mereka sendiri tidak sadar pembatasan itu aktif karena setelan bawaan.

Memasang kata sandi di PDF Anda

Lindungi PDF mengerjakan kebalikannya, tapi hanya separuh. Alat ini memasang kata sandi pembuka dan mengenkripsi file dengan AES-256. Ia tidak menambahkan larangan mencetak atau menyalin, jadi siapa pun yang tahu kata sandinya bebas melakukan apa saja setelah file terbuka. Kalau Anda ingin orang bisa membaca tapi tidak bisa mencetak, gunakan editor desktop seperti Acrobat Pro, dan ingat bahwa sebagian aplikasi pembaca tidak akan mematuhinya.

Pertanyaan umum

Buka Kunci PDF bilang kata sandinya salah, padahal saya kosongkan. Kenapa?

Artinya file itu memang punya kata sandi pembuka, meskipun aplikasi pembaca atau keychain di komputer Anda mengisinya otomatis tanpa Anda sadari. Cari kata sandi yang dulu dipakai, lalu masukkan.

Apakah tampilan PDF berubah setelah dibuka kuncinya?

Isi halamannya tetap sama. Yang bisa hilang adalah hal-hal yang berada di luar halaman: salinan tanpa kunci disusun ulang halaman demi halaman, sehingga daftar bookmark di panel samping tidak ikut terbawa. Kalau Anda mengandalkannya, simpan file asli di samping salinan yang sudah dibuka.