PDF abre, mas não deixa imprimir nem copiar? Veja o motivo

O PDF abre normalmente. Não pede senha, todas as páginas aparecem. Aí você manda imprimir e a opção está cinza, ou tenta copiar um parágrafo e nada vai para a área de transferência. Essa combinação tem uma causa só: o arquivo tem uma senha de permissões, e o seu leitor de PDF está obedecendo a ela.

Um PDF pode ter duas senhas diferentes

Todo mundo fala em “PDF protegido por senha” como se houvesse um tipo só. São dois, e cada um faz uma coisa.

• A senha de abertura (na especificação do PDF, senha do usuário). Sem ela, o arquivo nem aparece na tela. Se fosse o caso, você teria visto o pedido de senha.
• A senha de permissões (a senha do proprietário). Essa não impede ninguém de abrir. Ela grava no arquivo o que o leitor pode ou não fazer: imprimir, copiar texto, editar, preencher formulários, comentar, reorganizar páginas.

Um arquivo pode ter uma, as duas ou nenhuma. Se abriu sem perguntar nada, ele não tem senha de abertura (ou tem uma vazia), e o bloqueio vem das permissões.

Por que num programa funciona e no outro não

As permissões não trancam o arquivo como a senha de abertura. Depois que o PDF abre, o conteúdo está legível, e as permissões funcionam mais como instruções que se espera que o leitor siga. O Acrobat e a maioria dos leitores conhecidos seguem. Alguns ignoram por completo, e é por isso que um colega às vezes consegue imprimir o arquivo que, no seu computador, se recusa.

Então, antes de tudo, veja o que o arquivo diz permitir. No Acrobat ou no Acrobat Reader, abra Arquivo → Propriedades e vá à aba Segurança. Ali aparece uma lista com itens como impressão e cópia de conteúdo marcados como não permitidos, o que confirma a causa.

Se o arquivo é seu

Talvez você tenha exportado o relatório do sistema da contabilidade com as restrições ligadas, ou alguém travou um modelo anos atrás e ninguém lembra a senha do proprietário. Num arquivo que é seu, ou que você tem direito de modificar, dá para gerar uma cópia limpa:

1. Envie o PDF para o Desbloquear PDF.
2. Deixe o campo Senha atual em branco se o arquivo abre sem pedir senha. A ferramenta tenta a senha que você informar ou uma senha vazia, e um arquivo que só tem restrições de permissão abre com a senha vazia.
3. Baixe o resultado. Ele é salvo sem nenhuma criptografia, então as restrições vão embora junto.

Se o arquivo também tiver senha de abertura, você vai precisar digitá-la. A ferramenta não adivinha nem recupera senhas, e nem tenta.

Se o arquivo é de outra pessoa

Em contrato, relatório pago ou apostila de curso, a restrição costuma estar ali de propósito, e tirá-la não é decisão sua. Peça a quem mandou uma versão com impressão ou cópia liberada. Quase sempre a pessoa simplesmente exporta de novo; muitas vezes o bloqueio era uma configuração padrão que ela nem tinha notado.

Colocando senha nos seus próprios PDFs

O Proteger PDF faz o caminho inverso, mas só metade dele. Ele define uma senha de abertura e criptografa o arquivo com AES-256. Não acrescenta restrições de impressão ou cópia, então quem souber a senha pode fazer o que quiser com o documento depois de abri-lo. Se a ideia é deixar ler e impedir a impressão, você vai precisar de um editor de desktop como o Acrobat Pro, lembrando que alguns leitores não respeitam essa regra.

Dúvidas comuns

Deixei a senha em branco e o Desbloquear PDF diz que está errada. Por quê?

Porque o arquivo tem, sim, senha de abertura, mesmo que o seu leitor tenha guardado essa senha ou o chaveiro do sistema a tenha preenchido sem você perceber. Procure a senha usada originalmente e digite no campo.

Desbloquear muda a aparência do PDF?

As páginas em si saem iguais. O que pode ficar para trás é o que mora fora delas: a cópia desbloqueada é reconstruída página por página, então os marcadores da barra lateral não vêm junto. Se você depende deles, guarde o original ao lado da cópia desbloqueada.