Il PDF si apre ma non si può stampare né copiare: perché succede

Il file si apre senza storie, nessuna richiesta di password, tutte le pagine leggibili. Poi premi Stampa e il comando è grigio, oppure selezioni un paragrafo, fai Copia e negli appunti non arriva niente. Quando i due sintomi vanno insieme la spiegazione è quasi sempre una: il PDF ha una password dei permessi e il tuo lettore la sta rispettando.

Nello stesso file possono esserci due password

Si dice «PDF protetto» come se esistesse un solo tipo di protezione. I tipi sono due, e fanno lavori diversi.

• La password di apertura (nelle specifiche del formato si chiama user password). Senza, il file non si vede proprio: avresti trovato una finestra che te la chiedeva.
• La password dei permessi (owner password). Non impedisce a nessuno di aprire il documento. Stabilisce cosa può fare chi lo legge: stampare, copiare il testo, modificare, compilare i moduli, aggiungere commenti, riordinare le pagine.

Un file può averne una, tutte e due o nessuna. Se si è aperto senza chiederti niente, la password di apertura non c'è, o è vuota, e i blocchi arrivano dai permessi.

Perché con un programma funziona e con un altro no

I permessi non sono una serratura come la password di apertura. Una volta aperto il file il contenuto è leggibile, e i divieti funzionano più come istruzioni che il lettore dovrebbe seguire. Acrobat e i lettori più diffusi le seguono. Altri le ignorano del tutto, ed ecco perché un collega riesce a stampare un file che a te dice di no.

Se sei bloccato, guarda prima cosa dichiara il file. In Acrobat o Acrobat Reader apri le proprietà del documento dal menu File e passa alla scheda Sicurezza. Trovi l'elenco delle operazioni, e se accanto a stampa e copia del contenuto c'è scritto che non sono consentite, la causa è confermata.

Se il file è tuo

Magari l'hai esportato dal gestionale della contabilità con le restrizioni attive, o un collega anni fa ha bloccato un modello e nessuno ricorda più la password dei permessi. Per un file tuo, o che hai il diritto di modificare, puoi ricavarne una copia pulita.

1. Carica il PDF in Sblocca PDF.
2. Se il file si apre senza chiedere nulla, lascia vuoto il campo Password attuale. Lo strumento prova la password che inserisci oppure una vuota, e un file con le sole restrizioni sui permessi si apre proprio con quella vuota.
3. Scarica il risultato. Viene salvato senza alcuna crittografia, quindi i permessi spariscono insieme a lei.

Se il file ha anche una password di apertura, quella devi digitarla tu. Lo strumento non la indovina e non la recupera, e non ci prova nemmeno.

Se il file è di qualcun altro

Le restrizioni su un contratto, su un report a pagamento o sulle dispense di un corso di solito sono lì apposta, e toglierle non spetta a te. Chiedi a chi te l'ha mandato una versione con stampa o copia abilitate. Quasi tutti la riesportano senza problemi, e spesso scoprono che il blocco era un'impostazione predefinita mai notata.

Mettere una password ai tuoi PDF

Proteggi PDF fa il lavoro opposto, ma solo a metà. Imposta una password di apertura e crittografa il file con AES-256. Non aggiunge divieti di stampa o di copia: chi conosce la password, una volta aperto il documento, può farci quello che vuole. Se ti serve lasciarlo leggere ma impedirne la stampa, devi passare da un editor desktop come Acrobat Pro, sapendo che alcuni lettori non rispetteranno comunque il divieto.

Domande frequenti

Ho lasciato il campo vuoto e Sblocca PDF dice che la password è sbagliata. Come mai?

Vuol dire che il file una password di apertura ce l'ha, anche se non te ne sei accorto: magari il lettore l'aveva memorizzata o il portachiavi del sistema l'ha inserita da solo. Ritrova la password che avevi usato all'epoca e inseriscila.

Una volta sbloccato, il PDF cambia aspetto?

Le pagine restano identiche. Può sparire quello che sta fuori dalle pagine: la copia sbloccata viene ricostruita pagina per pagina, quindi i segnalibri della barra laterale non passano. Se ti servono, tieni l'originale accanto alla copia sbloccata.