PDF gaat open, maar afdrukken of kopiëren lukt niet

De PDF gaat gewoon open. Geen wachtwoordvenster, elke pagina leesbaar. Maar Afdrukken staat grijs, of je selecteert een alinea en er komt niets op het klembord. Die combinatie wijst op één ding: het bestand heeft een machtigingswachtwoord, en je PDF-lezer houdt zich daaraan.

Er bestaan twee soorten PDF-wachtwoord

We zeggen „beveiligd met een wachtwoord” alsof er maar één soort is. Het zijn er twee, en ze doen iets heel anders.

• Het wachtwoord om te openen (in de PDF-specificatie het gebruikerswachtwoord). Zonder dit wachtwoord krijg je het bestand niet te zien. Dan had je dus een venster gekregen.
• Het machtigingswachtwoord (ook wel eigenaarswachtwoord). Dit houdt niemand tegen bij het openen. Het zet vlaggen die zeggen wat een lezer mag: afdrukken, tekst kopiëren, bewerken, formulieren invullen, opmerkingen plaatsen, pagina's verplaatsen.

Een bestand kan er één hebben, allebei of geen van beide. Ging het open zonder dat er iets werd gevraagd, dan is er geen wachtwoord om te openen (of een leeg), en komen de beperkingen van de machtigingen.

Waarom het in de ene app wel lukt en in de andere niet

Machtigingen zijn geen slot zoals een wachtwoord om te openen. Zodra het bestand open is, is de inhoud leesbaar; de vlaggen zijn eerder aanwijzingen waarvan verwacht wordt dat de lezer ze opvolgt. Acrobat en de meeste gangbare lezers doen dat. Sommige programma's negeren ze helemaal, en daarom kan een collega soms een bestand afdrukken dat bij jou weigert.

Zit je vast, kijk dan eerst wat het bestand zegt dat mag. In Acrobat of Acrobat Reader open je de documenteigenschappen via het menu Bestand en ga je naar het tabblad Beveiliging. Daar staat een overzicht in de trant van „Afdrukken: Niet toegestaan” en „Inhoud kopiëren: Niet toegestaan”, en dan weet je genoeg.

Is het je eigen bestand?

Misschien heb je het uit je boekhoudpakket geëxporteerd met beperkingen aan, of heeft een collega jaren geleden een sjabloon dichtgezet en weet niemand het machtigingswachtwoord nog. Voor een bestand dat van jou is, of dat je mag aanpassen, maak je zo een schone kopie:

1. Upload de PDF bij PDF ontgrendelen.
2. Laat het veld Huidig wachtwoord leeg als het bestand zonder vraag opengaat. De tool probeert het wachtwoord dat je invult, of een leeg wachtwoord, en een bestand met alleen beperkingen op de machtigingen gaat met een leeg wachtwoord open.
3. Download het resultaat. Het wordt zonder versleuteling opgeslagen, dus de machtigingsvlaggen verdwijnen mee.

Heeft het bestand ook een wachtwoord om te openen, dan moet je dat invullen. De tool kan het niet raden of achterhalen, en probeert dat ook niet.

Is het van iemand anders?

Beperkingen op een contract, een betaald rapport of een syllabus zitten er meestal met een reden op. Die weghalen is niet aan jou. Vraag de afzender om een versie waarin afdrukken of kopiëren wel mag. De meeste mensen exporteren het dan gewoon opnieuw; vaak bleek de beperking een standaardinstelling waar ze nooit bij hadden stilgestaan.

Zelf een wachtwoord op een PDF zetten

Onze tool PDF beveiligen doet het omgekeerde, al is het maar de helft ervan. Hij zet een wachtwoord om te openen en versleutelt het bestand met AES-256. Beperkingen op afdrukken of kopiëren voegt hij niet toe: wie het wachtwoord kent, kan na het openen alles met het document. Wil je dat mensen mogen lezen maar niet afdrukken, dan heb je een desktopprogramma als Acrobat Pro nodig, en ook dan houdt niet elke lezer zich eraan.

Veelgestelde vragen

PDF ontgrendelen zegt dat het wachtwoord fout is, maar ik liet het leeg

Dan heeft het bestand wel degelijk een wachtwoord om te openen. Je PDF-lezer of de sleutelhanger van je systeem heeft het misschien onthouden en ingevuld zonder dat je het merkte. Zoek het wachtwoord op dat je destijds hebt gebruikt en vul het in.

Ziet de PDF er na het ontgrendelen anders uit?

De pagina's zelf komen ongewijzigd over. Wat kan wegvallen, is wat buiten de pagina's leeft: de ontgrendelde kopie wordt pagina voor pagina opnieuw opgebouwd, dus de bladwijzers in de zijbalk gaan niet mee. Gebruik je die, bewaar dan het origineel naast de ontgrendelde kopie.