Come aggiungere una filigrana a un PDF (e cosa protegge davvero)

Un timbro BOZZA o RISERVATO su ogni pagina fa una cosa che una mail di accompagnamento non può fare: resta sul documento dopo che il documento è stato inoltrato, stampato o incollato nelle slide di qualcun altro. Aggiungerlo a un PDF è un solo passaggio, e il testo sotto rimane esattamente come era.

Come viene il timbro

Carichi il PDF, scrivi le parole che vuoi, lo riscarichi. Il testo viene tracciato in diagonale attraverso il centro di ogni pagina, in grigio e in grassetto, con un'opacità intorno al 20%: abbastanza pieno da vedersi a colpo d'occhio, abbastanza tenue perché il paragrafo che attraversa resti leggibile. Si appoggia sopra a quello che c'è già, quindi niente dell'originale viene spostato, rimpicciolito o cancellato.

Tienilo corto

La dimensione dei caratteri si ricava da quanti caratteri scrivi, quindi scegliere la lunghezza del testo è in realtà scegliere come verrà la pagina:

• Una o due parole — BOZZA, RISERVATO, CAMPIONE — si allungano quasi da angolo a angolo. È la lunghezza su cui lo strumento è tarato.
• Una frase breve come il nome della tua azienda, quello di un cliente o NON DISTRIBUIRE si legge ancora al volo.
• Un'intera frase viene rimpicciolita per stare sulla diagonale e finisce piccola quanto basta per passare inosservata, il che annulla il senso del timbro.

Se il messaggio richiede una frase, quella va nella mail: nel timbro lascia l'espressione più corta che regga il significato. La scrittura non è un limite: cinese, giapponese, coreano e vietnamita si timbrano correttamente, e i caratteri a larghezza piena vengono misurati come verranno davvero disegnati, così una breve espressione in cinese riempie la diagonale senza uscire dalla pagina. Se scrivi qualcosa che nessun carattere sul server sa disegnare — un'emoji, per dire — te lo dice, invece di restituirti un PDF pieno di quadratini vuoti.

La filigrana contrassegna un documento, non lo chiude a chiave

Queste due cose vengono confuse abbastanza spesso da valere una distinzione netta. Il timbro è normale contenuto di pagina, posato sopra. Non impedisce a nessuno di aprire il file, né di selezionare e copiare il testo che sta sotto. Chi è determinato può anche rimuoverlo: è un unico oggetto per pagina, e qualsiasi editor PDF serio lo cancella.

Quello che la filigrana fa bene è dire a un lettore onesto che cosa ha in mano e trasformare un inoltro distratto in una decisione. Se ti serve qualcosa di più solido, scegli in base a ciò che ti preoccupa davvero:

• Che il file venga aperto: metti una password di apertura, così il PDF non si legge senza.
• Che un contenuto preciso venga letto: oscuralo. La redazione toglie il testo sottostante invece di coprirlo, cosa che una filigrana non fa mai.

Domande frequenti

Posso timbrare il mio logo invece del testo?

Con questo strumento no: timbra una riga di testo e nient'altro. Nella maggior parte dei documenti il nome dell'azienda scritto per esteso funziona quanto il logo, perché una filigrana serve a essere letta, non ammirata. Se ti serve proprio un'immagine su ogni pagina, quella è una sovrapposizione di immagine, ed è un altro lavoro.

La filigrana si vede quando il PDF viene stampato?

Sì. È fusa nella pagina stessa, non allegata come annotazione o commento, quindi si stampa come appare a schermo e non c'è impostazione del lettore che la nasconda. Vale lo stesso se più avanti le pagine diventano immagini: a quel punto il timbro è parte della pagina e viene con lei.