Cách chuyển ODT sang PDF (và cả ODS, ODP)

OpenOffice và LibreOffice mặc định lưu ra .odt, .ods và .odp. Những tệp đó mở hoàn hảo với ai dùng cùng phần mềm, và là canh bạc ở mọi nơi khác: Word sẽ cố gắng tử tế với một tệp .odt rồi tiện tay xê dịch khoảng cách dòng, còn ứng dụng thư trên điện thoại thì cũng dễ chỉ hiện ra một tệp đính kèm mà nó không xem trước nổi. Chuyển sang PDF là chấm dứt cuộc mặc cả đó.

Việc chuyển đổi chạy trên chính LibreOffice

OpenDocument là định dạng gốc của LibreOffice, nên chương trình đọc tệp của bạn cũng chính là chương trình đã có thể viết ra nó. Kiểu dáng, khung văn bản, ngắt trang thủ công và những góc rắc rối của ODF sang được đúng như tác giả đã đặt, thay vì bị một bộ phân tích của bên thứ ba diễn giải lại từ bản đặc tả.

Tải lên một tệp, nhận về một PDF. Bản gốc của bạn không bao giờ bị sửa.

Phông chữ mới là thứ quyết định bố cục có trụ được không

Việc kết xuất diễn ra trên máy chủ chứ không phải trên máy tính của bạn, và khác biệt đó nằm sau gần như mọi lời phản ánh «sao PDF của tôi trông hơi lệch?» mà bất kỳ công cụ chuyển tài liệu văn phòng sang PDF nào cũng từng nhận. Nếu tài liệu đòi một kiểu chữ mà cỗ máy đang làm việc không có, một phông thay thế sẽ nhảy vào. Phông thay thế có bề rộng chữ khác, bề rộng khác thì các dòng ngắt lại, và dòng ngắt lại thì đẩy chỗ sang trang đi nơi khác. Chỉ một phông thiếu cũng đủ hất tiêu đề của bạn sang những trang sai.

Bên chúng tôi mang theo một bộ rộng: các phông thay thế trùng khít bề rộng cho những kiểu chữ mà tài liệu văn phòng hay gọi tên, cộng thêm độ phủ khoảng 150 hệ chữ viết, gồm cả tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Ả Rập, tiếng Thái và các chữ viết Ấn Độ. Tài liệu thông thường đi qua không suy suyển. Nếu tài liệu của bạn dàn bằng một phông chuyên dụng hoặc phải mua, hãy nhúng phông đó vào tệp ODF trước khi chuyển đổi — LibreOffice tôn trọng phông nhúng, và câu hỏi này biến mất.

Mỗi định dạng có một điểm riêng phải để ý

• .odt — loại dễ chịu nhất. Một tài liệu đã chia trang thành một PDF đã chia trang, trang đối trang.
• .ods — loại làm người ta bất ngờ. PDF có trang cố định còn bảng tính thì không, nên việc chuyển đổi phải quay về dựa vào thiết lập in đã lưu trong tệp: vùng in, thứ tự trang, tỉ lệ. Một bảng rộng chưa từng được thiết lập để in sẽ bị cắt đôi ở giữa, các cột bên phải rơi sang những trang riêng.
• .odp — mỗi trang một trang chiếu. Ghi chú của người trình bày ở lại phía sau; PDF chứa các trang chiếu đúng như khán giả nhìn thấy.

Với bảng tính, hai phút trong LibreOffice trước khi tải lên đáng giá hơn bất kỳ tuỳ chọn nào một công cụ chuyển đổi có thể đưa ra: đặt vùng in vào đúng những ô bạn thực sự cần, rồi chỉnh tỉ lệ cho vừa một trang bề ngang. Mọi thứ còn lại tự theo sau.

Câu hỏi thường gặp

Bảng tính của tôi ra rải rác hơn chục trang. Đã có gì sai?

Không có gì sai cả, chỉ là tệp chưa bao giờ nói nó muốn ngắt ở đâu. Không có vùng in và không có quy tắc tỉ lệ thì trang tính được chia theo đúng bề ngang tự nhiên của nó, mà với bảng nhiều hơn khoảng tám cột thì điều đó nghĩa là các cột dạt sang những trang riêng. Hãy mở tệp .ods, vào Định dạng rồi Vùng in để khoanh dữ liệu của bạn, chỉnh trang tính cho vừa một trang bề ngang, lưu lại và chuyển đổi lần nữa.

Tôi chuyển .docx, .xlsx và .pptx theo cách này được không?

Được, qua công cụ tương ứng với từng loại. Chúng chạy trên cùng một động cơ LibreOffice, nên mọi điều ở trên về phông chữ và cách chia trang bảng tính đều đúng y như vậy. Các định dạng được tách ra thành những công cụ riêng chỉ để mỗi trang nhận đúng loại tệp, thay vì dí cho bạn một danh sách chín phần mở rộng.