PDF zu groß für die E-Mail: komprimieren oder teilen?

Das PDF hat 38 MB, der Mailserver lehnt ab, und Ihnen bleiben zwei Wege: die Datei verkleinern oder sie in Teilen verschicken. Beides löst unterschiedliche Probleme. Wer den falschen Weg nimmt, landet entweder bei einem verwaschenen Scan oder bei einem Empfänger, der sich durch fünf E-Mails nach Seite 112 wühlt.

Erst herausfinden, was die Datei so schwer macht

Öffnen Sie die Datei und versuchen Sie, einen Satz zu markieren. Setzen Sie dann die Seitenzahl ins Verhältnis zur Dateigröße.

• Nichts lässt sich markieren, oder es sind mehrere Megabyte pro Seite: Sie haben Scans oder Fotos vor sich. Das ist der beste Fall für die Komprimierung.
• Der Text lässt sich markieren, und es gibt nur ein paar Diagramme: Text und Vektorgrafik sind ohnehin sparsam gespeichert. Liegt so eine Datei über dem Limit, ist sie entweder sehr lang oder trägt irgendwo ein paar übergroße Bilder mit sich herum.

Was die Komprimierung kann und was nicht

Unser Werkzeug „PDF komprimieren“ hat genau eine Einstellung, Stufen zur Auswahl gibt es nicht. Es speichert eingebettete Bilder mit rund 150 dpi neu, was am Bildschirm einwandfrei lesbar ist, und räumt doppelt vorhandene Daten ab. Ein Handyscan mit 300 oder 600 dpi schrumpft dabei meist deutlich. Wird die Datei durch diesen Durchgang nicht kleiner, weicht das Werkzeug auf eine schonendere, verlustfreie Bereinigung aus.

Daraus ergibt sich auch, wann es nicht reicht:

• Die Datei besteht überwiegend aus Text, es gibt also nichts Großes herunterzurechnen.
• Der Scan wurde von vornherein mit niedriger Auflösung erstellt oder ist schon einmal komprimiert worden. Ein zweiter Durchgang bringt dann fast nichts.
• Sie ist einfach lang. Ein gescanntes Archiv mit 300 Seiten kann auch mit 150 dpi pro Bild noch riesig sein.
• Sie können sich keinen Detailverlust leisten. Lagepläne und das Kleingedruckte eines Vertrags sind die typischen Kandidaten.

Wann Teilen die bessere Wahl ist

Beim Teilen bleibt die Qualität unangetastet. „PDF teilen“ kopiert die Seiten, wie sie sind, jeder Teil sieht also genau aus wie das Original. Sie tragen im Feld „Seitenbereiche“ etwa 1-40,41-80,81-120 ein, und jeder Bereich wird zu einer eigenen Datei. Sie wollen eine einzelne Seite? Schreiben Sie 7-7.

Zwei Details überraschen viele. Geben Sie mehr als einen Bereich an, kommt der Download als ZIP mit part_1.pdf, part_2.pdf und so weiter. Entpacken Sie es und hängen Sie die einzelnen Teile an, denn das ZIP selbst spart keinen Platz. Außerdem trägt jeder Teil seine eigene Kopie der verwendeten Schriften, zusammen können die Teile also etwas größer sein als das Original.

Bemessen Sie die Teile nach Megabyte, nicht nach Seitenzahl, denn gescannte Seiten sind sehr unterschiedlich schwer. Und lassen Sie Luft bis zum Limit. Anhänge werden für den Versand kodiert und wachsen dabei um etwa ein Drittel, und manche Mailserver zählen diese größere Zahl. Gmail und Outlook.com liegen bei etwa 20 bis 25 MB. Firmen, Behörden und Hochschulen setzen oft eigene Grenzen, und bei GMX, WEB.DE oder Ihrem Provider lohnt ein Blick in die Hilfeseiten Ihres Tarifs, statt zu raten.

Denken Sie an die Person, die es öffnet

Eine einzelne Datei ist fast immer angenehmer. Sie wird in einem Rutsch gespeichert, druckt in der richtigen Reihenfolge, und Teil 3 kann nicht im Spamordner verschwinden. Upload-Portale für Versicherungsfälle, Bewerbungen oder Visa-Anträge nehmen ohnehin meist nur ein Dokument an, dann fällt Teilen aus.

Verschicken Sie doch Teile, benennen Sie sie so, dass die Reihenfolge klar ist, etwa mietvertrag-teil-1-von-3.pdf, und trennen Sie an natürlichen Stellen: nach Kapiteln, Bericht und Anhang getrennt, eine Rechnung pro Datei. Wer nur die unterschriebenen Seiten prüfen muss, ist dankbar, wenn Sie genau diese schicken.

Eine schnelle Reihenfolge für die Entscheidung

1. Klären Sie, ob wirklich das ganze Dokument gebraucht wird. Wenn nicht, trennen Sie die relevanten Seiten heraus und schicken diese eine Datei.
2. Komprimieren Sie einmal, und zwar ausgehend vom Original.
3. Öffnen Sie das Ergebnis in normaler Zoomstufe. Ist es gut lesbar und bequem unter dem Limit, sind Sie fertig.
4. Immer noch zu groß? Teilen Sie die komprimierte Fassung an sinnvollen Stellen in zwei oder drei Teile.
5. Brauchen Sie mehr Teile, ist E-Mail vermutlich der falsche Weg. Legen Sie die Datei in einen Cloudspeicher und schicken Sie einen Link.

Häufige Fragen

Kann ich eine stärkere Komprimierung wählen?

Nein, die Einstellung ist fest. Ist das Ergebnis immer noch zu groß, setzen Sie an der Quelle an: mit geringerer Auflösung neu scannen oder die Fotos im Originaldokument verkleinern, bevor Sie erneut als PDF exportieren.

Erst komprimieren oder erst teilen?

Erst komprimieren. So brauchen Sie nur einen Durchgang, und jeder Teil, den Sie danach abtrennen, übernimmt die verkleinerten Bilder.