メールで送れない大きな PDF は圧縮か分割か
FreePDFチーム ·
PDF が 38 MB あって、メールに添付したら容量オーバーで弾かれた。取れる手は二つで、ファイルを小さくするか、分けて送るかです。この二つは解決する問題が違うので、選び方を間違えると、ぼやけて読めないスキャンを送るか、相手に「112 ページ目はどのメールですか」と探させることになります。
まず、何が重さの原因かを見る
ファイルを開いて、どこか一文を選択してみてください。それからファイルサイズとページ数を見比べます。
- 文字が選べない、または一ページあたり数 MB ある。中身はスキャンか写真です。圧縮がいちばん効くケースです。
- 文字は普通に選べて、グラフが数点ある程度。文字やベクターの図はもともと小さく保存されています。それでも上限を超えているなら、とにかくページ数が多いか、どこかに特大の画像が何枚か紛れています。
圧縮でできること、できないこと
当サイトの PDF 圧縮には設定が一つしかなく、強弱を選ぶ段階はありません。埋め込まれた画像をおよそ 150 dpi で保存し直し、重複したデータを片づけます。150 dpi は画面で読むには十分な解像度です。300 dpi や 600 dpi で取り込んだスキャンなら、たいていかなり小さくなります。この処理で小さくならなかったときは、画質に手を付けない軽い整理に切り替えます。
逆に言えば、圧縮では足りない場面もはっきりしています。
- 中身がほぼ文字で、縮めるほど大きな画像がない。
- もともと低い解像度でスキャンされているか、すでに一度圧縮されている。もう一度かけてもほとんど変わりません。
- 単純に長い。300 ページのスキャン資料は、すべての画像を 150 dpi にしてもまだ大きいままです。
- 細部を失えない。図面や、契約書の細かい注記がその代表です。
分割のほうが向いているとき
分割は画質にまったく触れません。PDF 分割はページをそのまま写すので、どのパートも元のファイルと同じ見た目です。「ページ範囲」に 1-40,41-80,81-120 のように入力すると、範囲ごとに別のファイルになります。一ページだけ欲しいなら 7-7 と書きます。
つまずきやすい点が二つあります。範囲を複数指定すると、part_1.pdf、part_2.pdf…の入った ZIP でダウンロードされます。解凍してから各パートを添付してください。PDF はもともと圧縮された形式なので、ZIP のまま添付しても容量はほとんど減りません。もう一つ、各パートは使っているフォントをそれぞれ抱えているので、合計すると元のファイルより少し大きくなることがあります。
パートの大きさはページ数ではなく MB で考えてください。スキャンのページは一枚ごとの重さがかなり違うからです。上限ぎりぎりも避けましょう。添付ファイルは送信のためにエンコードされる過程で約 3 分の 1 大きくなり、その膨らんだ数字で判定するメールサーバーもあります。Gmail や Outlook.com はおよそ 20〜25 MB ですが、会社や学校のメールは独自の上限を設けていることがよくあります。
受け取る側のことを考える
受け取る人にとっては、ほとんどの場合ファイルは一つのほうが楽です。一度で保存でき、印刷しても順番が狂わず、パート 3 だけ迷惑メールに入るような心配もありません。保険金の請求、採用応募、ビザ申請などのアップロード窓口は、そもそも一つの書類しか受け付けないことが多く、その場合は分割という選択肢自体がありません。
分けて送るなら、「契約書_1of3.pdf」のように順番がひと目でわかる名前を付け、章の切れ目や本文と別添資料の境目、請求書一件ごとといった自然な区切りで分けてください。署名したページだけ確認したい相手には、そのページだけを送ると喜ばれます。
迷ったときの順番
- 相手は本当に全部が必要か、を考えます。そうでなければ、必要なページだけを分割で抜き出して、その一つを送ります。
- 元のファイルから、圧縮を一回かけます。
- 結果を普通の倍率で開きます。読めて、上限にも余裕があれば完了です。
- まだ大きければ、圧縮したファイルを区切りのいいところで二つか三つに分けます。
- それ以上に分ける必要があるなら、メールで送るべきものではないというサインです。クラウドストレージに上げて、リンクを送りましょう。
よくある質問
もっと強く圧縮する設定はありますか？
ありません。設定は一つだけです。それでも小さくならないときは、元に戻って対処します。低めの解像度でスキャンし直すか、元の文書の写真を縮小してから PDF に書き出し直してください。
圧縮と分割は、どちらを先にやるべきですか？
圧縮が先です。処理は一回で済み、そのあと分けたパートはすべて小さくなった画像を引き継ぎます。