PDF demasiado grande para el correo: ¿comprimir o dividir?

El PDF pesa 38 MB y el correo lo rechaza por superar el tamaño máximo de adjunto. Tienes dos salidas: hacer el archivo más pequeño o mandarlo en partes. Resuelven problemas distintos, y si eliges mal acabas con un escaneo borroso o con alguien rebuscando la página 112 entre cinco correos.

Primero, averigua qué lo hace tan pesado

Abre el archivo e intenta seleccionar una frase. Después compara el número de páginas con el tamaño del archivo.

• No se selecciona nada, o sale a varios megas por página: son escaneos o fotos. Es el caso en el que comprimir funciona mejor.
• El texto se selecciona bien y apenas hay un par de gráficos: el texto y los gráficos vectoriales ya se guardan de forma compacta, así que si un archivo así supera el límite, o es muy largo o esconde dentro unas cuantas imágenes enormes.

Lo que la compresión puede hacer y lo que no

Nuestra herramienta Comprimir PDF tiene un único ajuste; no hay niveles entre los que elegir. Vuelve a guardar las imágenes incrustadas a unos 150 ppp, que en pantalla se leen perfectamente, y elimina datos duplicados. Un escaneo del móvil guardado a 300 o 600 ppp suele reducirse mucho. Si esa pasada no consigue un archivo más pequeño, la herramienta recurre a una limpieza más ligera y sin pérdidas.

Eso también te dice cuándo no va a bastar:

• El archivo es casi todo texto, así que no hay nada grande que reducir.
• El escaneo se hizo desde el principio a baja resolución, o ya se comprimió una vez. Volver a pasarlo apenas gana nada.
• Simplemente es largo. Un archivo escaneado de 300 páginas puede seguir siendo enorme aunque todas las imágenes estén a 150 ppp.
• No puedes permitirte perder detalle. Los planos y la letra pequeña de un contrato son los casos típicos.

Cuándo tiene más sentido dividirlo

Dividir no toca la calidad en absoluto. Dividir PDF copia las páginas tal cual, así que cada parte se ve exactamente igual que el original. Escribes rangos de páginas como 1-40,41-80,81-120 y cada rango se convierte en un archivo. ¿Quieres una sola página? Escríbela como 7-7.

Hay dos detalles en los que tropieza mucha gente. Cuando pides más de un rango, la descarga es un zip con part_1.pdf, part_2.pdf, etcétera. Descomprímelo y adjunta las partes, porque adjuntar el zip no te ahorra nada. Además, cada parte lleva su propia copia de las fuentes que usa, así que entre todas pueden sumar algo más que el original.

Calcula las partes por megas, no por número de páginas, porque las páginas escaneadas varían mucho de peso. Y deja margen por debajo del límite: al enviarlos, los adjuntos se codifican y crecen más o menos un tercio, y algunos servidores de correo cuentan ese tamaño mayor. Gmail y Outlook.com rondan los 20 a 25 MB, pero los correos del trabajo o de la universidad suelen tener sus propios topes.

Piensa en quien lo va a abrir

Un solo archivo casi siempre es más cómodo de recibir: se guarda de una vez, se imprime en el orden correcto y no hay riesgo de que la parte 3 acabe en la carpeta de spam. Además, los portales donde se suben un parte al seguro, una candidatura de empleo o una solicitud de visa o visado suelen admitir un único documento, así que dividir ni siquiera es una opción.

Si mandas partes, ponles nombres que dejen claro el orden, como contrato-parte-1-de-3.pdf, y corta por puntos naturales: capítulos, el informe principal por un lado y los anexos por otro, una factura por archivo. Si alguien solo necesita revisar las páginas firmadas, te agradecerá que le mandes únicamente esas.

El orden para decidir

1. Pregúntate si necesitan el documento entero. Si no, separa las páginas que importan y envía solo ese archivo.
2. Comprime una vez, partiendo del original.
3. Abre el resultado con el zoom normal. Si se lee bien y queda con holgura por debajo del límite, ya está.
4. ¿Sigue siendo demasiado grande? Divide la copia comprimida en dos o tres partes por puntos lógicos.
5. Si te hacen falta más partes, el correo no es el canal adecuado. Súbelo a una nube y envía el enlace.

Preguntas frecuentes

¿Puedo elegir una compresión más fuerte?

No, hay un único ajuste fijo. Si el resultado sigue sin ser lo bastante pequeño, vuelve al origen: escanea de nuevo a menor resolución, o reduce las fotos en el documento original antes de exportarlo otra vez a PDF.

¿Comprimo antes o después de dividir?

Antes. Así solo haces una pasada, y todas las partes que separes después heredan las imágenes ya reducidas.