PDF 太大寄不出去？該壓縮還是分割
由 FreePDF 團隊撰寫 ·
PDF 有 38 MB，信箱跳出「附件太大」寄不出去。這時候只有兩條路：把檔案變小，或拆成幾份寄。這兩招解決的不是同一個問題，選錯了，對方不是收到一份糊掉的掃描檔，就是得在五封信裡翻來翻去找第 112 頁。
先搞清楚檔案是被什麼撐大的
打開檔案，試著選取一句話，再對照一下頁數和檔案大小。
- 什麼都選不起來，或每頁都有好幾 MB：這是掃描檔或照片，也是壓縮最能發揮的情況。
- 文字選得起來，圖表也不多：文字和向量圖形本來就存得很精簡。這種檔案如果還是超過上限，不是頁數特別多，就是裡面夾了幾張過大的圖片。
壓縮做得到什麼、做不到什麼
我們的 PDF 壓縮只有一種設定，沒有強度可以選。它會把內嵌的圖片重新存成大約 150 dpi，在螢幕上閱讀完全夠用，同時清掉重複的資料。手機掃描時用了 300 或 600 dpi 的檔案，通常能縮小很多。如果這一步沒讓檔案變小，工具會改用比較輕度的無損整理。
反過來說，碰到下面這些情況，光靠壓縮大多不夠：
- 檔案以文字為主，沒有大圖可以縮。
- 掃描時解析度就不高，或已經壓縮過一次，再壓也省不了多少。
- 頁數實在太多。一份 300 頁的掃描檔案，就算每張圖都是 150 dpi，還是很大。
- 細節不能掉。工程平面圖、合約裡的小字條款，都屬於這一類。
什麼時候拆開寄比較好
分割完全不影響品質。PDF 分割是把頁面原樣複製出來，每一份看起來都和原檔一模一樣。在「頁碼範圍」填 1-40,41-80,81-120 這樣的範圍，每個範圍就會變成一個獨立的檔案。只要某一頁的話，寫成 7-7。
有兩個細節很容易踩到。填了不只一個範圍時，下載下來的是一個壓縮檔，裡面是 part_1.pdf、part_2.pdf 等檔案。記得先解壓縮，再把 PDF 一個個加成附件，直接寄壓縮檔並不會比較小。另外，每一份都會帶著自己用到的字型，所以幾份加起來可能比原檔稍大一點。
拆的時候要看 MB，不要看頁數，因為掃描頁的大小落差很大。也要在上限以下留點空間：附件寄出時會經過編碼，容量大約多出三分之一，有些郵件伺服器是用編碼後的大小來算。Gmail 和 Outlook.com 的上限大約在 20 到 25 MB，公司和學校的信箱則常有自己的規定。
替收件人想一想
對方收一個檔案幾乎永遠比較省事：一次存好，列印順序不會亂，也不會有第 3 份被丟進垃圾郵件的風險。保險理賠、求職、簽證這類線上送件系統，通常也只收單一檔案，這時候分割就不用考慮了。
真的要分開寄，檔名要讓人一看就知道順序，例如「租賃合約-1之3.pdf」，而且要在自然的地方切開：依章節、本文和附件分開，或一張發票一個檔案。如果對方只需要簽過名的那幾頁，就只寄那幾頁，省得他自己去翻。
照這個順序來
- 先問對方是不是真的需要整份。不需要的話，把用得到的頁面拆出來，寄這一個檔案就好。
- 從原始檔案開始，壓縮一次。
- 用正常的顯示比例打開結果看看。看得清楚、又明顯低於上限，就可以寄了。
- 還是太大，就把壓縮後的版本在合適的地方分成兩三份。
- 如果得拆成更多份，代表電子郵件已經不是合適的管道。上傳到雲端硬碟，寄連結過去就好。
常見問題
可以選更強的壓縮程度嗎？
不行，只有一種固定設定。壓完還是不夠小，就得回到源頭：用較低的解析度重新掃描，或先在原始文件裡把照片縮小，再重新匯出成 PDF。
要先壓縮還是先分割？
先壓縮。這樣只需要壓一次，之後分出來的每一份都會沿用已經縮小的圖片。