메일 첨부 용량 초과, PDF를 압축할까 나눌까

PDF가 38MB라서 메일에 첨부가 안 됩니다. 길은 두 가지입니다. 파일을 작게 만들거나, 여러 개로 나눠 보내거나. 둘은 해결하는 문제가 다릅니다. 잘못 고르면 흐릿한 스캔본을 보내거나, 받는 사람이 112페이지를 찾으려고 메일 다섯 통을 뒤지게 됩니다.

먼저 무엇이 파일을 무겁게 하는지 보세요

파일을 열고 문장 하나를 드래그해 보세요. 그다음 파일 용량과 페이지 수를 나란히 놓고 봅니다.

• 글자가 선택되지 않거나, 페이지당 몇 MB씩 된다면: 스캔본이나 사진입니다. 압축이 가장 잘 먹히는 경우입니다.
• 글자가 잘 선택되고 도표도 몇 개 없다면: 텍스트와 벡터 그래픽은 원래 작게 저장됩니다. 이런 파일이 한도를 넘는다면 아주 길거나, 어딘가에 지나치게 큰 이미지가 몇 장 숨어 있는 겁니다.

압축으로 되는 것과 안 되는 것

저희 PDF 용량 줄이기는 설정이 하나뿐입니다. 고를 수 있는 단계가 없습니다. 파일 안의 이미지를 대략 150 dpi로 다시 저장하고, 중복된 데이터를 정리합니다. 150 dpi면 화면에서 읽기에는 충분합니다. 300 dpi나 600 dpi로 저장된 휴대폰 스캔본은 대개 크게 줄어듭니다. 이 방식으로 파일이 작아지지 않으면 화질 손실 없는 가벼운 정리로 대신합니다.

그래서 압축만으로 모자라는 경우도 분명합니다.

• 대부분이 텍스트라서 줄일 만한 큰 이미지가 없을 때.
• 처음부터 낮은 해상도로 스캔했거나 이미 한 번 압축한 파일일 때. 다시 돌려도 거의 줄지 않습니다.
• 그냥 길 때. 300페이지짜리 스캔 문서는 모든 이미지가 150 dpi여도 여전히 클 수 있습니다.
• 세부가 뭉개지면 안 될 때. 도면이나 계약서의 깨알 같은 약관이 대표적입니다.

나누는 게 나은 경우

분할은 화질에 전혀 손대지 않습니다. PDF 분할은 페이지를 있는 그대로 복사하므로 나눈 파일도 원본과 똑같이 보입니다. 1-40,41-80,81-120처럼 페이지 범위를 입력하면 범위마다 파일이 하나씩 만들어집니다. 한 페이지만 필요하면 7-7처럼 적으면 됩니다.

자주 걸리는 부분이 두 가지 있습니다. 범위를 두 개 이상 지정하면 part_1.pdf, part_2.pdf 등이 든 zip 파일로 내려받게 됩니다. 압축을 풀고 PDF를 각각 첨부하세요. zip을 그대로 붙이면 줄어드는 게 없습니다. 그리고 나눈 파일마다 쓰는 글꼴을 따로 담고 있어서, 조각을 모두 더하면 원본보다 조금 커질 수 있습니다.

조각 크기는 페이지 수가 아니라 MB로 가늠하세요. 스캔 페이지는 페이지마다 용량 차이가 큽니다. 한도보다 여유도 남기세요. 첨부 파일은 보낼 때 인코딩되면서 3분의 1 정도 커지고, 이 커진 크기로 한도를 따지는 메일 서버도 있습니다. Gmail과 Outlook.com은 20~25MB 선이지만, 회사나 학교 메일은 자체 한도를 두는 경우가 많습니다. 네이버 메일처럼 한도를 넘는 파일을 대용량 첨부로 올려 다운로드 링크로 보내 주는 서비스도 있는데, 이 링크는 보관 기간이 지나면 사라지니 받는 사람이 제때 내려받아야 합니다.

받는 사람 입장에서 생각하기

받는 쪽에서는 파일 하나가 거의 항상 편합니다. 한 번에 저장되고, 순서대로 인쇄되고, 세 번째 조각만 스팸함에 들어갈 걱정도 없습니다. 보험금 청구, 입사 지원, 비자 서류 같은 온라인 제출 창구는 대개 문서 하나만 받기 때문에 나눠 내는 방법이 아예 안 되기도 합니다.

나눠 보내야 한다면 전세계약서_1of3.pdf처럼 순서가 한눈에 보이게 이름을 붙이고, 장이 바뀌는 곳, 본문과 부록 사이, 청구서 한 건씩처럼 자연스러운 지점에서 끊으세요. 서명 페이지만 확인하면 되는 사람에게는 그 페이지만 보내 주면 더 반깁니다.

이 순서로 해 보세요

1. 상대에게 정말 전체가 필요한지부터 따져 보세요. 아니라면 필요한 페이지만 떼어 낸 파일 하나를 보내면 됩니다.
2. 원본에서 시작해 한 번만 압축하세요.
3. 결과를 보통 배율로 열어 보세요. 읽을 만하고 한도보다 넉넉히 작다면 끝입니다.
4. 여전히 크다면 압축한 사본을 적당한 지점에서 두세 조각으로 나누세요.
5. 그보다 많이 나눠야 한다면 메일이 맞는 통로가 아니라는 신호입니다. 클라우드 드라이브에 올리고 링크를 보내세요.

자주 묻는 질문

더 세게 압축하는 옵션은 없나요?

없습니다. 설정이 하나로 고정되어 있습니다. 결과가 여전히 크다면 원본으로 돌아가세요. 더 낮은 해상도로 다시 스캔하거나, 원래 문서의 사진 크기를 줄인 다음 PDF로 다시 내보내면 됩니다.

압축과 분할 중 무엇을 먼저 하나요?

압축이 먼저입니다. 압축은 한 번만 돌리면 되고, 그 뒤에 나눈 조각들은 모두 작아진 이미지를 그대로 물려받습니다.