PDF terlalu besar untuk email: dikompres atau dipisah?

PDF-nya 38 MB, server email menolak, dan Anda punya dua jalan keluar: memperkecil file-nya, atau mengirimnya terpisah-pisah. Keduanya menyelesaikan masalah yang berbeda. Salah pilih biasanya berakhir dengan scan yang buram, atau penerima yang harus membongkar lima email untuk mencari halaman 112.

Cari tahu dulu apa yang membuatnya berat

Buka file-nya dan coba blok satu kalimat. Lalu bandingkan jumlah halaman dengan ukuran file.

• Tidak ada yang bisa diblok, atau beberapa MB per halaman: isinya scan atau foto. Ini kasus terbaik untuk kompresi.
• Teks bisa diblok dan grafiknya cuma sedikit: teks dan grafik vektor sudah tersimpan dengan hemat. Kalau file seperti ini melewati batas, berarti dokumennya sangat panjang atau ada beberapa gambar berukuran besar yang terselip di dalamnya.

Apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan kompresi

Kompres PDF di situs kami hanya punya satu setelan, tanpa tingkatan yang bisa dipilih. Alat ini menyimpan ulang gambar di dalam PDF pada kira-kira 150 dpi, yang masih sangat nyaman dibaca di layar, dan membuang data yang dobel. Scan dari HP yang disimpan di 300 atau 600 dpi biasanya menyusut banyak. Kalau proses itu tidak menghasilkan file yang lebih kecil, alat ini beralih ke pembersihan lossless yang lebih ringan.

Dari situ juga ketahuan kapan kompresi tidak akan cukup:

• Isinya kebanyakan teks, jadi tidak ada gambar besar yang bisa diturunkan resolusinya.
• Scan-nya memang dibuat di resolusi rendah, atau sudah pernah dikompres sekali. Mengompres lagi nyaris tidak menghemat apa pun.
• Dokumennya memang panjang. Arsip scan 300 halaman tetap bisa berukuran besar walau semua gambarnya sudah 150 dpi.
• Detailnya tidak boleh hilang, misalnya gambar denah atau huruf kecil di kontrak.

Kapan memisah lebih masuk akal

Memisah sama sekali tidak menyentuh kualitas. Pisah PDF menyalin halaman apa adanya, jadi setiap bagian terlihat persis seperti aslinya. Anda mengetik rentang halaman seperti 1-40,41-80,81-120, dan setiap rentang menjadi file sendiri. Butuh satu halaman saja? Tulis 7-7.

Ada dua hal yang sering bikin bingung. Kalau Anda meminta lebih dari satu rentang, unduhannya berupa ZIP berisi part_1.pdf, part_2.pdf, dan seterusnya. Ekstrak dulu ZIP-nya lalu lampirkan bagian-bagiannya, karena melampirkan ZIP tidak menghemat apa-apa. Selain itu, setiap bagian membawa salinan font yang dipakainya sendiri, jadi total ukurannya bisa sedikit lebih besar daripada file asli.

Tentukan ukuran tiap bagian berdasarkan megabyte, bukan jumlah halaman, karena halaman scan bisa sangat bervariasi. Sisakan juga ruang di bawah batas. Lampiran dikodekan ulang saat dikirim dan membesar sekitar sepertiga, dan sebagian server email menghitung angka yang sudah membesar itu. Gmail dan Outlook.com berada di kisaran 20 sampai 25 MB, tapi email kantor dan kampus sering punya batas sendiri.

Pikirkan orang yang akan membukanya

Satu file hampir selalu lebih mudah diterima. Sekali simpan, urutan cetaknya benar, dan tidak ada risiko bagian ketiga nyangkut di folder spam. Portal unggahan untuk klaim asuransi, lamaran kerja, pendaftaran beasiswa, atau pengajuan visa biasanya juga hanya menerima satu dokumen per kolom, jadi memisah tidak bisa dipakai di sana. Kompresi lebih berguna untuk kasus seperti itu.

Kalau memang harus dikirim terpisah, beri nama yang urutannya jelas, seperti kontrak-bagian-1-dari-3.pdf, dan potong di titik yang wajar: per bab, laporan utama terpisah dari lampiran, atau satu faktur per file. Pemeriksa yang hanya butuh halaman bertanda tangan akan senang kalau Anda mengirim halaman itu saja.

Urutan memutuskan yang praktis

1. Tanyakan apakah mereka butuh seluruhnya. Kalau tidak, pisahkan halaman yang penting saja dan kirim sebagai satu file.
2. Kompres sekali, mulai dari file asli.
3. Buka hasilnya di zoom normal. Kalau masih jelas dibaca dan ukurannya aman di bawah batas, selesai.
4. Masih terlalu besar? Pisah salinan yang sudah dikompres menjadi dua atau tiga bagian di titik potong yang masuk akal.
5. Kalau butuh lebih banyak bagian dari itu, email bukan saluran yang tepat. Unggah ke Google Drive atau layanan penyimpanan awan lain, lalu kirim tautannya.

Pertanyaan umum

Bisakah saya memilih kompresi yang lebih kuat?

Tidak, setelannya satu dan tetap. Kalau hasilnya masih kurang kecil, kembali ke sumbernya: scan ulang dengan resolusi lebih rendah, atau perkecil foto di dokumen aslinya sebelum diekspor lagi ke PDF.

Lebih baik kompres dulu atau pisah dulu?

Kompres dulu. Anda cukup menjalankannya sekali, dan setiap bagian yang dipisah setelahnya otomatis mewarisi gambar yang sudah diperkecil.