PDF te groot om te mailen: comprimeren of splitsen?

De PDF is 38 MB, de mailserver weigert hem en je hebt twee uitwegen: het bestand kleiner maken of het in stukken versturen. Ze lossen verschillende problemen op, en wie de verkeerde kiest, eindigt met een wazige scan of met een ontvanger die in vijf mails naar pagina 112 zit te zoeken.

Kijk eerst waar het gewicht zit

Open het bestand en probeer een zin te selecteren. Zet daarna het aantal pagina's naast de bestandsgrootte.

• Er valt niets te selecteren, of het is meerdere megabytes per pagina: dan heb je te maken met scans of foto's, en daar doet comprimeren het meest.
• De tekst is gewoon te selecteren en er staan maar een paar grafieken in: tekst en vectorafbeeldingen worden al compact opgeslagen. Is zo'n bestand toch te groot, dan is het heel lang of zitten er ergens een paar veel te zware afbeeldingen in.

Wat comprimeren wel en niet kan

Onze tool PDF comprimeren heeft één vaste stand, je kiest dus geen niveau. Hij slaat ingesloten afbeeldingen opnieuw op met ongeveer 150 dpi, wat op een scherm prima leest, en ruimt dubbele gegevens op. Een telefoonscan die op 300 of 600 dpi is opgeslagen, krimpt daardoor meestal flink. Levert die ronde geen kleiner bestand op, dan valt de tool terug op een lichtere, verliesvrije opschoning.

Daaruit volgt ook wanneer het niet genoeg zal zijn:

• Het bestand is vooral tekst, er valt dus weinig te verkleinen.
• De scan is al op lage resolutie gemaakt, of is al eens gecomprimeerd. Nog een keer levert bijna niets op.
• Het is gewoon lang. Een gescand archief van 300 pagina's blijft groot, ook met elke afbeelding op 150 dpi.
• Je kunt je geen detailverlies veroorloven. Bouwtekeningen en de kleine lettertjes van een contract zijn de bekende gevallen.

Wanneer splitsen de betere keus is

Splitsen komt niet aan de kwaliteit. PDF splitsen kopieert de pagina's zoals ze zijn, dus elk deel ziet er precies zo uit als het origineel. Je vult bij Paginabereiken iets in als 1-40,41-80,81-120 en elk bereik wordt een eigen bestand. Eén losse pagina? Schrijf die als 7-7.

Twee details waar mensen over vallen. Vraag je meer dan één bereik, dan download je een zip met part_1.pdf, part_2.pdf enzovoort. Pak die uit en voeg de delen als bijlage toe; de zip zelf meesturen scheelt niets. En elk deel bevat een eigen kopie van de lettertypen die het gebruikt, waardoor de delen samen iets groter kunnen uitvallen dan het origineel.

Verdeel op megabytes, niet op aantal pagina's, want gescande pagina's verschillen sterk in grootte. Blijf ook ruim onder de limiet. Bijlagen worden voor verzending gecodeerd en groeien daarbij met ongeveer een derde, en sommige mailservers tellen dat grotere getal. Gmail en Outlook.com zitten rond de 20 tot 25 MB, maar werkgevers, scholen en universiteiten hanteren vaak hun eigen grens.

Denk aan degene die het opent

Eén bestand ontvangt bijna altijd makkelijker. Het is in één keer opgeslagen, wordt in de goede volgorde afgedrukt en er is geen kans dat deel 3 in de spammap belandt. Uploadportalen voor een schadeclaim bij je verzekeraar, een sollicitatie of een visumaanvraag nemen meestal toch maar één document aan, en dan valt splitsen af.

Stuur je wel delen, geef ze dan namen waaruit de volgorde blijkt, zoals huurcontract-deel-1-van-3.pdf, en knip op logische plekken: hoofdstukken, het rapport los van de bijlagen, één factuur per bestand. Een beoordelaar die alleen de ondertekende pagina's nodig heeft, is blij als je alleen die stuurt.

Zo pak je het aan

1. Vraag je af of ze echt alles nodig hebben. Zo niet, haal de pagina's eruit die ertoe doen en stuur dat ene bestand.
2. Comprimeer één keer, vanaf je origineel.
3. Open het resultaat op normale zoom. Is het leesbaar en ruim onder de limiet, dan ben je klaar.
4. Nog te groot? Splits de gecomprimeerde kopie in twee of drie delen op logische breekpunten.
5. Heb je meer delen nodig, dan is mail het verkeerde kanaal. Zet het bestand in een clouddienst of stuur het met WeTransfer, en mail de link.

Veelgestelde vragen

Kan ik een sterkere compressie kiezen?

Nee, er is één vaste stand. Is het resultaat nog niet klein genoeg, ga dan terug naar de bron: scan opnieuw op een lagere resolutie, of verklein de foto's in het originele document voordat je het opnieuw naar PDF exporteert.

Eerst comprimeren of eerst splitsen?

Eerst comprimeren. Dan doe je maar één ronde, en elk deel dat je daarna afsplitst, erft de kleinere afbeeldingen.