PDF grande demais para o e-mail: comprimir ou dividir?

O PDF tem 38 MB, o e-mail recusa o anexo e sobram dois caminhos: deixar o arquivo menor ou mandar em partes. Cada um resolve um problema diferente, e escolher o errado costuma terminar numa digitalização borrada ou num destinatário caçando a página 112 em cinco e-mails.

Primeiro, descubra o que pesa

Abra o arquivo e tente selecionar uma frase. Depois compare o número de páginas com o tamanho do arquivo.

• Nada é selecionado, ou são vários megabytes por página: são digitalizações ou fotos. É o melhor cenário para comprimir.
• O texto seleciona normalmente e há poucos gráficos: texto e desenhos vetoriais já são guardados de forma compacta. Se um arquivo assim passa do limite, ou ele é muito longo, ou carrega algumas imagens enormes escondidas em algum lugar.

O que a compressão faz e o que não faz

O nosso Comprimir PDF tem uma configuração só, sem níveis para escolher. Ele regrava as imagens incorporadas a uns 150 dpi, o que fica perfeitamente legível na tela, e limpa dados duplicados. Uma digitalização de celular salva a 300 ou 600 dpi costuma encolher bastante. Se essa passada não gerar um arquivo menor, a ferramenta recorre a uma limpeza mais leve, sem perda.

Isso também mostra quando ela não vai dar conta:

• O arquivo é quase todo texto, então não há nada grande para reduzir.
• A digitalização já foi feita em baixa resolução, ou já passou por compressão antes. Comprimir de novo quase não rende.
• Ele é simplesmente longo. Um arquivo digitalizado de 300 páginas continua enorme mesmo com todas as imagens a 150 dpi.
• Você não pode perder detalhe. Planta de imóvel e letra miúda de contrato são os casos clássicos.

Quando dividir faz mais sentido

Dividir não mexe na qualidade. O Dividir PDF copia as páginas como estão, então cada parte fica idêntica ao original. Você digita intervalos de páginas, como 1-40,41-80,81-120, e cada intervalo vira um arquivo. Quer uma página só? Escreva 7-7.

Dois detalhes pegam muita gente. Quando você pede mais de um intervalo, o download vem num ZIP com part_1.pdf, part_2.pdf e assim por diante. Descompacte e anexe as partes; anexar o ZIP não economiza nada. Além disso, cada parte leva a sua própria cópia das fontes que usa, então a soma das partes pode dar um pouco mais que o original.

Planeje as partes por megabytes, não por número de páginas, porque páginas digitalizadas variam muito de peso. E deixe uma folga abaixo do limite: anexos são codificados no envio e crescem cerca de um terço no caminho, e alguns servidores de e-mail contam esse tamanho maior. Gmail e Outlook.com ficam na faixa de 20 a 25 MB, mas o e-mail da empresa ou da faculdade muitas vezes tem limite próprio.

Pense em quem vai abrir

Um arquivo só é quase sempre mais fácil de receber. Salva de uma vez, imprime na ordem certa e não corre o risco de a parte 3 cair no spam. Portais de envio de documentos, como os de reembolso do plano de saúde, processos seletivos ou pedidos de visto, costumam aceitar um único arquivo por campo, o que já descarta a divisão.

Se for mandar em partes, dê nomes que deixem a ordem óbvia, como contrato-parte-1-de-3.pdf, e corte em pontos naturais: capítulos, o relatório separado dos anexos, uma nota fiscal por arquivo. Quem só precisa das páginas assinadas vai agradecer se você mandar apenas essas.

Uma ordem rápida para decidir

1. Pergunte se a pessoa precisa do documento inteiro. Se não precisa, separe as páginas que importam e mande esse arquivo único.
2. Comprima uma vez, a partir do original.
3. Abra o resultado no zoom normal. Se está legível e com folga abaixo do limite, acabou.
4. Ainda grande demais? Divida a cópia comprimida em duas ou três partes, em pontos que façam sentido.
5. Se precisar de mais partes que isso, o e-mail é o canal errado. Suba o arquivo para um serviço de nuvem e mande o link.

Perguntas comuns

Posso escolher uma compressão mais forte?

Não, a configuração é fixa. Se o resultado ainda não ficou pequeno o bastante, volte à origem: digitalize de novo numa resolução menor, ou reduza as fotos no documento original antes de exportar o PDF de novo.

Comprimo antes ou depois de dividir?

Antes. Você roda uma passada só, e todas as partes que saírem depois já herdam as imagens menores.