PDF troppo grande per l'email: comprimerlo o dividerlo?

Il PDF pesa 38 MB e il server di posta lo rifiuta. Le strade sono due: rendere il file più piccolo o spedirlo a pezzi. Risolvono problemi diversi, e scegliere quella sbagliata di solito finisce con una scansione sgranata o con un destinatario che cerca pagina 112 fra cinque email.

Prima capisci cosa lo appesantisce

Apri il file e prova a evidenziare una frase. Poi confronta il numero di pagine con il peso.

• Non si seleziona niente, o pesa diversi megabyte a pagina: sono scansioni o foto. È il caso ideale per la compressione.
• Il testo si seleziona e ci sono pochi grafici: testo e grafica vettoriale sono già memorizzati in modo compatto, quindi se un file così supera il limite è molto lungo oppure nasconde da qualche parte un paio di immagini sovradimensionate.

Cosa può fare la compressione, e cosa no

Comprimi PDF ha una sola impostazione, non ci sono livelli fra cui scegliere. Salva di nuovo le immagini incorporate a circa 150 dpi, che a schermo si leggono benissimo, ed elimina i dati duplicati. Una scansione fatta col telefono a 300 o 600 dpi di solito cala parecchio. Se quel passaggio non produce un file più piccolo, lo strumento ripiega su una pulizia più leggera e senza perdita.

Da qui capisci anche quando non basterà:

• Il file è quasi tutto testo, quindi non c'è niente di grosso da ridurre.
• La scansione era già a bassa risoluzione, o è già stata compressa una volta. Ripassarla non guadagna quasi nulla.
• È semplicemente lungo. Un archivio scansionato di 300 pagine può restare enorme anche con tutte le immagini a 150 dpi.
• Non puoi permetterti di perdere dettaglio. Planimetrie e clausole in corpo minuscolo sono i casi tipici.

Quando conviene dividere

La divisione non tocca la qualità. Dividi PDF copia le pagine così come sono, e ogni parte è identica all'originale. Scrivi degli intervalli di pagine come 1-40,41-80,81-120 e ognuno diventa un file a sé. Ti serve una pagina singola? Scrivila come 7-7.

Due dettagli colgono di sorpresa. Se chiedi più di un intervallo scarichi uno zip con dentro part_1.pdf, part_2.pdf e così via: estrai i file e allega le parti, perché allegare lo zip non fa risparmiare nulla. E ogni parte porta con sé la propria copia dei caratteri che usa, quindi la somma dei pezzi può superare di poco l'originale.

Dimensiona le parti in megabyte, non in pagine, perché le pagine scansionate variano molto. E tieniti un po' sotto il limite: gli allegati vengono codificati per l'invio e crescono di circa un terzo, e alcuni server contano la cifra più alta. Gmail e Outlook.com stanno intorno ai 20-25 MB, ma i sistemi aziendali, quelli delle scuole e le caselle PEC hanno spesso limiti propri.

Pensa a chi lo apre

Un file unico è quasi sempre più comodo da ricevere. Si salva in un colpo, si stampa nell'ordine giusto e non c'è il rischio che la parte 3 finisca nello spam. I portali per le pratiche assicurative, le candidature o le richieste di visto di solito accettano comunque un solo documento, e lì dividere non è un'opzione.

Se mandi più parti, dai nomi che rendano ovvio l'ordine, come contratto-parte-1-di-3.pdf, e taglia nei punti naturali: i capitoli, la relazione separata dagli allegati, una fattura per file. Un revisore che deve vedere solo le pagine firmate ti ringrazierà se gli mandi solo quelle.

L'ordine in cui procedere

1. Chiediti se al destinatario serve tutto. Se no, estrai le pagine che contano e manda quel file soltanto.
2. Comprimi una volta, partendo dall'originale.
3. Apri il risultato allo zoom normale. Se si legge bene ed è comodamente sotto il limite, hai finito.
4. Ancora troppo grande? Dividi la copia compressa in due o tre parti, nei punti giusti.
5. Se servono più parti di così, l'email è il canale sbagliato. Carica il file su un servizio cloud e manda un link.

Domande frequenti

Posso scegliere una compressione più forte?

No, l'impostazione è una sola. Se il risultato non è ancora abbastanza piccolo, torna alla fonte: riscansiona a una risoluzione più bassa, o riduci le foto nel documento originale prima di esportarlo di nuovo in PDF.

Meglio comprimere prima o dopo aver diviso?

Prima. Fai un solo passaggio, e ogni parte che separi dopo eredita le immagini già ridotte.